Bezuinigen op je IT-kosten zonder kaasschaaf

Digitalisering is voor vrijwel alle bedrijven noodzaak, waarbij de motivatie per organisatie kan verschillen. Kostenbesparingen kunnen meespelen, nieuwe business-modellen of wet- en regelgeving. Een gunstig teken voor IT-beslissers is, dat volgens Gartner de jaarlijkse uitgaven aan technologie de komende jaren blijven stijgen.

Dit neemt niet weg, dat bij veel organisaties met het oog op de onzekere economische situatie het onderwerp bezuiniging op tafel ligt.

Wat er in de regel gehanteerd wordt wanneer kostenbesparingen aan de orde zijn, is de befaamde kaasschaaf. Hierbij worden geen keuzes gemaakt, maar moet domweg iedereen en alles een beetje inleveren. Dit principe wordt ook maar al te vaak toegepast wanneer het bij middelgrote bedrijven en grote bedrijven over IT gaat.

Goed bezuinigen is keuzes maken

Bezuinigen zonder keuzes te maken – al dan niet op basis van verouderde benchmarks - is echter een korte-termijnoplossing, vaak gericht op het tevreden houden van de aandeelhouders. En op het vermijden van vervelend huiswerk, terwijl dit laatste echt een noodzaak is om structureel je IT-landschap te kunnen rationaliseren.

Hoeveel organisaties weten écht wat ze in huis hebben op het gebied van technologie?

Hoeveel bedrijven denken na over hoe ze hun IT-omgeving nu zouden inrichten als ze vanuit een green field-situatie zouden opereren?

Te weinig, is het antwoord op beide vragen. Hierdoor lopen organisaties belangrijke inzichten mis, waarmee ze écht impactvolle beslissingen kunnen nemen aangaande hun IT-assets én -beleid. Beslissingen, die ze helpen hun IT-basiskosten terug te dringen.

Start door een goede inventaris te maken van alle technologie die je organisatie gebruikt. Kijk naar de infrastructuur, computers, applicaties, afdelingen en vestigingen.

Ruim vervolgens de boel op aan de hand van het overzicht dat je gecreëerd hebt. Maak hierbij keuzes; sommige kaas is misschien over datum en mag weg.

- De meeste middelgrote en grote organisatie hebben 200 applicaties in gebruik, waarvan er tenminste een kwart amper of niet gebruikt wordt. Er worden drie overlappende applicaties gebruikt waar één zou volstaan, of er zijn te veel licenties in omloop. Durf een onpopulaire beslissing te nemen en stop met dingen. Standaardiseer waar mogelijk; ook voor SaaS geldt een staffeltarief. Gezien de snelheid waarmee bedrijven zich ontwikkelen, is het raadzaam elk kwartaal aandacht te besteden aan je licentie- en gebruikersmanagement.

- Wanneer het de IT-infrastructuur betreft, geldt een wat langere termijn. Veel bedrijven werken al in een hybride omgeving, deels cloud, deels geleased en deels in het eigen datacenter, maar staat alles wel op de juiste plek – tegen de juiste prijs? Veel workloads zijn in het verleden gelift & geshift naar de cloud. Neem ook deze mee in de overwegingen, want er is geen garantie dat de goed beargumenteerde keuze van destijds nog steeds de beste resultaten oplevert. Het is daarom raadzaam om hier elk halfjaar naar te kijken.

- Hetzelfde geldt voor data en dataretentie. Data vormt nog steeds het nieuwe goud, en is daarnaast gebonden aan allerhande wet- en regelgeving. Vanuit het grondprincipe dat er drie soorten data zijn (at rest, in transit en in use), is het mogelijk te bepalen welk type opslagcapaciteit te gebruiken voor welke data en tegen welke kosten. Toegegeven, storage-tiering is al lange tijd aan de orde, maar een herijking in de huidige tijd is zeker geen overbodige luxe.

In een tijd dat veel onzeker is, wordt van IT-beslissers meer gevraagd dan te besparen op het huidige. Het gaat erom te bezuinigen met het oog op de digitale transformatie en zo te handelen, dat de relevantie van een organisatie geborgd wordt. Hiervoor volstaat een kaasschaaf niet, een vergrootglas, een stofkam en een Workmate mogelijk beter.