Help, een vraag uit het publiek!

 De beamer schijnt in je ogen, je hebt een droge keel en de afstand met het publiek is best groot. Je vindt het niet per se leuk om te presenteren, maar je werd ervoor gevraagd door je collega’s. Gelukkig gaat het lekker: je verhaal zit goed in elkaar, je weet de juiste woorden te vinden en de aanwezigen luisteren aandachtig. Dan gebeurt het: iemand steekt zijn hand op. Je hart slaat over. Wat als je de vraag niet kunt beantwoorden?

Veel professionals zijn bang om door het ijs te zakken als ze een onverwachte vraag krijgen. Dat is nergens voor nodig. Door de juiste technieken toe te passen kun je elke vraag het hoofd bieden. Ik bespreek er zes.

1. Baken je domein af

Je hoeft niet alles te weten. Wees je daarvan bewust als je onverwachte vragen uit het publiek krijgt. Je geloofwaardigheid als spreker hangt niet samen met alle kennis van de wereld, maar met de expertise binnen je eigen vakgebied.

Dat domein moet je domineren. Blijf op de hoogte van de actualiteiten, onderhoud je vakinhoudelijke kennis en lees jezelf in op het specifieke thema van je presentatie. Vragen die buiten je domein vallen, hoef je niet per se te beantwoorden. Integendeel: je wekt juist een menselijke indruk als je aangeeft dat je jezelf op andere terreinen geen expert voelt.

2. Bereid je voor op vragen

Niet alle vragen zijn onverwacht. In sommige gevallen kun je ervan uitgaan dat je presentatie vragen oproept. Dat is zelfs een goed teken: het toont aan dat je publiek betrokken is en goed naar je luistert. Probeer dus van tevoren in te schatten welke moeilijke vragen er kunnen komen.

Welke sentimenten leven er bij je doelgroep? Wat zijn de hete hangijzers in je verhaal? Wanneer verwacht je weerstand? Door daarop te anticiperen, sta je een stuk steviger in je schoenen zodra er zich lastige situaties voordoen.

3. Onderzoek de vraag

Vaak zijn we geneigd direct te reageren als we een vraag krijgen. Als je voor een zaal staat is dat niet altijd verstandig. Het is slimmer te onderzoeken waar de vraag precies vandaan komt en wat het achterliggende motief is: wil de vragensteller je expertise testen, probeert hij stiekem zijn mening te ventileren of heeft hij oprecht interesse in het onderwerp? Als je daar zicht op hebt, is het makkelijker een passend antwoord te geven.

Luister dus goed, check of je de vraag hebt begrepen en verzoek zo nodig om verduidelijking. Zo win je niet alleen tijd, maar laat je ook zien dat je de vragensteller serieus neemt. Soms neem je daarmee al een deel van de pijn weg. Bovendien laat je zien dat je openstaat voor feedback en bereid bent tot een constructieve dialoog. Dat is een strategische keuze waar je het publiek positief mee kunt stemmen. 

4. Geef strategisch antwoord

Er zijn meer strategieën die je kunt toepassen. In 2010 verscheen een artikel van de Harvard Business School met de titel ‘The Artful Dodger: Answering the Wrong Question the Right Way’. De studie gaat over sprekers die een vraag ontwijken door antwoord te geven op een andere vraag die erop lijkt. Luisteraars blijken dit vaak niet op te merken: ze zijn niet bezig met ontwijkende antwoorden, maar met een evaluatie van de spreker. Dit kan ertoe leiden dat vragenstellers positiever zijn over een overtuigend gegeven onjuist antwoord, dan over een minder gepolijst antwoord dat klopt.

Als je een vraag niet goed kunt beantwoorden, is de kans groot dat deze techniek werkt. Belangrijk is wel dat je dit niet te vaak doet: als je ermee door de mand valt ben je in één keer een groot deel van je geloofwaardigheid kwijt.

5. Betrek je publiek erbij

De druk die je voelt tijdens een presentatie leg je jezelf op, bijvoorbeeld door van jezelf te eisen dat je alle situaties in goede banen leidt. Dit betekent niet dat je al het werk hoeft te verrichten. Krijg je een onverwachte vraag waar je het antwoord niet op weet? Realiseer je dat het publiek ook meedenkt. Je kunt de zaal er dus bij betrekken. Informeer bijvoorbeeld of iemand anders er ideeën over heeft. Zorg er in dat geval wel voor dat je de regie bewaart: als jij verder wilt met de presentatie, is dat het juiste moment om de discussie te onderbreken.

6. Behoud altijd de regie

Regie is hoe dan ook cruciaal, ongeacht de manier waarop je omgaat met vragen. Geef aan het begin van je presentatie dus aan wanneer er wel en geen ruimte is voor interventies. Steekt iemand zijn of haar vinger op? Verzoek diegene dan de vraag kort te formuleren en geef ook beknopt antwoord.

Merk je dat de vragensteller een onderwerp aansnijdt dat niet direct relevant is? Parkeer de vraag vriendelijk maar gedecideerd. Het allerbelangrijkste is dat je geen zijpaden bewandelt, maar dicht bij de kern van je verhaal blijft. Dat is immers waarvoor het publiek in de zaal zit.

Wees niet te streng voor jezelf

Tot slot: een presentatie hoeft niet perfect te zijn. Wees dus mild voor jezelf en laat je niet van de wijs brengen als niet alles volgens plan verloopt. De meeste mensen zijn vergevingsgezind, zolang je maar laat zien dat je het onderwerp serieus neemt. Focus erop om je kernboodschap over te brengen. Als je daarin slaagt, kun je al heel tevreden zijn. 

Auteur: Stephan Borggreve, oprichter en trainer van de School for Professionals.