Eenzijdig beoordelingsgesprek weg ermee

De beoordelingsgesprekken komen er aan. Sinds jaar en dag wordt ons verteld dat beoordelingsgesprekken éénzijdig zijn en dat functioneringsgesprekken tweezijdig zijn. Een eenzijdig gesprek is een contradictio in terminis. Wat bedoelen we met tweezijdigheid? Dit is niet het zoveelste pleidooi om deze gesprekken af te schaffen, maar om er een zinnige dialoog van te maken.

Bij verschillende organisaties die aan het verzakelijken zijn wordt de beoordelingscomponent zwaarder en wat eerst nog een functioneringsgesprek was wordt nu een beoordelingsgesprek. Medewerkers staan op hun achterste poten: de tweezijdigheid wordt vervangen door een ouderwets eenzijdig, top-down gesprek. Onzin.
In een eenzijdig ingestoken beoordelingsgesprek spreekt de leidinggevende zijn oordeel uit en blikt terug op het functioneren. Doen de medewerkers wat zij moeten doen en doen zij dat goed. Als het eenzijdig blijft, wordt het inderdaad niet een motiverende bijeenkomst.

Het wordt pas interessant vanaf het moment dat de leidinggevende op basis van heldere afspraken zijn oordeel heeft gegeven. Vanaf die mededeling begint de tweezijdigheid. Bij een positief oordeel kunnen leidinggevende en medewerker verkennen wat dit succes betekent voor de toekomst en daar nieuwe afspraken over maken. Bij een negatief oordeel dat de medewerker herkent en ook het belang erkent van de afspraak, moet worden nagegaan welke oorzaken er zijn en hoe deze opgelost kunnen worden. Dit betekent dat de terugblik direct gevolgd wordt door de vooruitblik. Zo draagt het beoordelingsgesprek niet alleen bij aan de beheersing, maar ook aan de ontwikkeling en de motivatie van de medewerker. Het klip- en klare oordeel bevordert een goede dialoog. De minimale betekenis van tweezijdigheid is dus dat er na het oordeel een dialoog ontstaat, waarbij bij voorkeur de medewerker de meeste inbreng heeft.

Tweezijdigheid: medewerker mag ook zichzelf beoordelen.
Waarom zou de medewerker zichzelf niet beoordelen? Als we heldere afspraken hebben en goede feedback gedurende het jaar dan kunnen de beelden van leidinggevenden en medewerkers niet ver uiteenlopen. Dat kan zeker, maar versterkt het beeld dat de medewerker en de leidinggevende het kennelijk eens moeten worden en gaan onderhandelen over het oordeel. Dat is niet nodig en het oordeel wordt hierdoor veel te belangrijk gemaakt, zeker als er direct financiële consequenties in het spel zijn. Het oordeel is slechts een middel.
In plaats van zichzelf te beoordelen, zou de medewerker juist een meer belangrijke rol moeten krijgen in de voorbereiding van het gesprek door te reflecteren over wat hij in het kader van de verschillende afspraken heeft bereikt en gedaan. De leidinggevende komt mede op basis van die ingebrachte ‘bewijslast’ tot zijn oordeel.
Tweezijdigheid betekent dus dat de medewerker een belangrijke rol bij de voorbereiding heeft.

Tweezijdigheid: de medewerker mag de leidinggevende ook beoordelen.
In beoordelingsformulieren kom ik vaak de vraag met de volgende strekking tegen: Hoe ervaart de medewerker de leidinggevende? Wat een onzinnige vraag voor zo’n belangrijk onderwerp. In de eerste plaats is geeft een dergelijke vraag vaak slechte antwoorden: Jij bent zus, of jij bent zo. We weten inmiddels dat we medewerkers moeten beoordelen op resultaten of competenties en niet op persoonskenmerken. En dat is precies wat deze vraag oplevert. Het is lastig beoordelen als er geen criteria liggen.
In de tweede plaats is het voor veel medewerkers lastig om in de hiërarchische verhouding een oordeel uit te spreken De leidinggevende zou er verstandiger aan doen om zowel bij een positief beoordeelde afspraak als een negatief beoordeelde afspraak te vragen welk gedrag van hem of haar hieraan heeft bijgedragen, of juist niet en welk gedrag de medewerker gemist heeft. Het geven van feedback op een leidinggevende die concepten van zijn medewerkers niet binnen de afgesproken tijd van commentaar voorziet is gemakkelijker dan het geven van feedback als: Jij bent traag of jij vindt mij niet belangrijk. En er is een grotere kans dat er iets verandert.
Tweezijdigheid kan dus ook betekenen dat de medewerker aangeeft wat hij van de leidinggevende verwacht, daar afspraken overmaakt en die evalueert.

Tweezijdige cyclus met eenzijdige activiteiten
Het functionerings- en het beoordelingsgesprek kennen vooral accentverschillen. Het beoordelingsgesprek bestaat uit een eenzijdig oordeel. Maar ook in het functioneringsgesprek heeft de medewerker recht op de visie van de leidinggevende. De afspraken die in de cyclus worden gemaakt (in het bijzonder in het doelstellingengesprek) zijn bijvoorkeur tweezijdig, maar soms is het niet mooier en moeten doelstellingen opgelegd worden. Maar het oordeel is slechts de start van de dialoog over waar de talenten en sterktes liggen, wat energie geeft, wat dit betekent voor de toekomst maar ook wat gaan we met de zwakke punten doen.

Jan Jacob de Groot
Trans Missie training & advies

Alles over beoordelings- en funcioneringsgesprekken bondig samengevat op de kennisbankpagina van ManagementSite.