DON’T DO IT

• State of the Art?
• Grote namen, kleine inhoud
• T-Ford
• Voorbeeld bedrijven
• Sponsoring
• Lessen uit het bovenstaande
• Conclusie

Met veel klaroengeschal is op 9 september de cd-rom DO-IT inShowBizCity gelanceerd. Het interactieve medium is ontwikkeld doorRIOM (Researchgroep voor Informatie en Organisatie Management) envrijwel geheel gefinancierd door het Ministerie van EconomischeZaken (EZ). Wie DO-IT bestudeert komt tot de conclusie dat deloftrompet in de kast kan blijven. De cd-rom schiet inkwalitatieve, creatieve en inhoudelijke zin tekort, zeker gezien dehoge kosten van het project.

State of the Art?

In 1995 schrijft EZ een openbare aanbesteding uit voor de productie van een interactieve cd-rom. De cd-rom dient het belang van informatietechnologie voor de ontwikkeling en vernieuwing van organisaties te belichten. Drie partijen schrijven in, waarvan het RIOM de opdracht wordt gegund voor de productie én marketing van de cd-rom. Het RIOM is een private instelling, momenteel bestaande uit één persoon. De projectleider van DO-IT, prof. dr. Huppes, is inmiddels niet meer aan de organisatie verbonden en is volgens de huidige woordvoerder van het RIOM bezig met andere initiatieven.

Waar de kosten van een state of the art cd-rom op ongeveer 3 ton liggen, komen de kosten van DO-IT op 1,3 miljoen gulden. Voor een dergelijk bedrag mag het ministerie dus een bijzonder geavanceerd product verwachten. Helaas, de uitkomst is een marginaal product waarvan het de vraag is welk doel het nu eigenlijk gaat dienen. DO-IT maakt zijn pretenties zelden waar en biedt gebruikers niet of nauwelijks inzicht in de redenen waarom IT nu zo belangrijk is voor organisaties.

Goed, er zijn videobeelden van managers van ABN-AMRO, KPN, Nedap en Speciaalwerk Venray, de in de cd-rom opgenomen voorbeeldbedrijven, die uitspraken doen over IT. Aardig, maar vernieuwend? En inhoudelijk schampt het langs een aantal megatrends, maar dan hebben wij direct alle positieve aspecten van het product besproken.

Grote namen, kleine inhoud

Wat het meest teleurstelt aan DO-IT is de zwakke en beperkte inhoud. En er mag toch wel wat worden verwacht van een project waarin niet alleen EZ en het toen nog door prof. dr. T. Huppesgeleide RIOM participeren. Ook de eerder genoemde voorbeeldbedrijven, en koepelorganisaties als de ROA ( Raad van Organisatie-Adviesbureaus), FME/CWM en VNO-NCW werkten met de projectorganisatie samen. Daarnaast zijn er DO-IT consultants, tot wie men zich na bestudering van de cd-rom voor nadere adviezen kan wenden. Ook hier niet de minsten: Berenschot, Unisys, Orga-Info enFarrington (adviesbureau voor Invoermatica®).

DO-IT maakt de belofte die van deze lijst namen uitgaat echter niet waar. Maar het moet gezegd, de makers waarschuwen zelf de gebruikers al direct bij het starten van de cd-rom:

Als u denkt dat deze cd-rom Uw organisatie zal gaan vernieuwen en/of Uw concurrentiepositie zal verbeteren bent U verkeerd bezig

Nee, vernieuwen en verbeteren moet de gebruiker van de cd-rom natuurlijk zélf doen. DO-IT faciliteert slechts. De eerste open deur is nog niet gesloten of de volgende staat al weer wagenwijd open. De angst van de makers, zoals hierboven verwoord, is dan ook misplaatst. Geen mens zal verwachten dat DO-IT daadwerkelijk ook maar één organisatie zal veranderen. Maar ook zal de perceptie die gebruikers hebben van multimediaproducten niet snel positief worden beïnvloed door de kwaliteit van dit product.

T-Ford

Waar state of the art verwacht mag worden, is uiteindelijk een marginaal product geleverd. Wat na bestudering overblijft is een cd-rom die niets toevoegt aan wat een zeer eenvoudig boek, video of Teleac cursus ook had kunnen vertellen. Tegen veel lagere kosten en met een veel groter bereik.

Als voorbeeld kan de behandeling van de kern van de organisatievernieuwing en IT dienen. Deze ligt volgens 'DO-IT' in vier aandachtspunten: marktgerichtheid, klantgerichtheid, kwaliteit/- procesgerichtheid en flexibiliteit. Ronduit onbenullig is de wijze waarop deze onderdelen worden toegelicht.

Het onderwerp klantgerichtheid wordt mede aan de hand van het stokoude Ford-T verhaal toegelicht: You can have any colour car, as long as it is black. Dit uit de oertijd van de marketing stammende voorbeeld is zo uitgekauwd, dat het lijkt alsof sinds 1918 écht niets meer is gebeurd. Door dergelijke voorbeelden lijkt IT eerder tot geestelijke verarming dan tot organisatievernieuwing te leiden.

Voorbeeldbedrijven

De cd-rom wil theorie en praktijk samenbrengen door de vier voorbeeldbedrijven over een viertal kernactiviteiten aan het woord te laten: ABN-AMRO, Nedap, Speciaalwerk Venray en KPN. Door video-citaten van topmanagers van deze bedrijven wordt geprobeerd de boodschap veranderen moet over te brengen. Wat volgt is een adviesmodule. Hieruit een voorbeeldvraag:

Bent u van mening dat de organisatiestructuur van uw onderneming voldoende garantie biedt voor het succesvol bedienen van de voor u relevante doelgroepen in de markt?

Het antwoord op deze vraag kan worden ingevoerd in een van de weinige interactieve onderdelen van 'DO-IT', een balkje met als uitersten Toereikend en Ontoereikend. Op de vier centrale onderwerpen worden in totaal 8 (!) vragen gesteld, dus maar twee per adviesmodule. Dat is wel érg weinig. Liet het toch ruime budget geen ruimte meer voor enkele wat diepere vragen? Juist op dit onderdeel zouden de mogelijkheden van een multimedia product prima uit de verf kunnen komen. Maar ook deze kans is onbenut gelaten.

Sponsoring

De cd-rom is gesponsord en deels gefinancierd door een aantal adviesbureaus. Zo sponsorden Berenschot en Farrington het project elk voor 25.000,-- , waardoor zij zich senior 'DO-IT' adviseurs mogen noemen en een aantal cd-roms ontvangen. Unisys en ORGAINFO sponsorden elk voor 10.000 om zich junior 'DO-IT' adviseur te mogen noemen.

Ook zij kunnen niet gelukkig zijn geweest met het eindresultaat. Maar erger is het feit dat de overheid liefst 1,3 miljoen gulden in een project steekt, waar enkele gerenommeerde adviesbureaus de vruchten van kunnen plukken.

Is de subsidie hiervoor bestemd?

Waarom dit cadeautje aan adviesinstellingen?

Is meeliften op zon subsidiegolf eigenlijk wel in het belang van de bureaus, zeker als de kwaliteit van het product zoveel vragen op kan roepen?

Hoe het ook zij, de hele gedachte van subsponsoring slaat de plank mis. Het is niet de taak van de overheid om specifieke adviesbureaus te sponsoren. Dat de cd-rom voor de uiteindelijke advisering naar de 'DO-IT' adviseurs doorverwijst, mede onder de vlag van EZ, is hiervan een storend voorbeeld.

Lessen uit het bovenstaande

Het initiatief van EZ is in principe goed geweest. Nederland hoort bepaald niet tot de voorlopers op het gebied van Informatietechnologie. Een stimulans is dan zeker op zijn plaats. Maar terwijl de minister van Onderwijs geen budgetten heeft omvoldoende computers voor het onderwijs aan te schaffen, spendeert EZ ruim 1,3 miljoen gulden aan een project waarvan de kwaliteit te denken geeft. Voor dit geld hadden ook enkele honderden computers voor scholen aangeschaft kunnen worden, die uiteindelijk een veel groter effect op de maatschappij en het bedrijfsleven zullen hebben dan de 'DO-IT'cd-rom.

Een overheid die projecten op afstand aan wil sturen heeft een sterk beheerssysteem nodig om de kwaliteit van de geleverde producten en de hieraan gerelateerde kosten binnen de perken te houden. Een zeer kritische blik op onderzoeks- en projectvoorstellen, en een hoogwaardige monitoring van vorderingen en eindresultaat, zowel naar kosten als naar inhoud, is hierbij geboden. Gewaakt moet worden voor langdurige projecten, waarbij het uiteindelijke doel meer en meer uit het oog wordt verloren. Maar ook 'snelle' ideeën en organisaties moeten worden getoetst op hun kwaliteit, zowel inhoudelijk als in de uitvoering.

Conclusie

Het Ministerie heeft enkele jaren geleden de nieuwe ontwikkelingen rondom de electronische snelweg, zij het tweifelachtig, omarmd. Ook de productie van cd-roms werd ter hand genomen. Op zich een lovenswaardig initiatief, maar een gerichte aansturing van dergelijke projecten lijkt hard nodig. Zoals Amsterdam met de Gay games (en vele andere activiteiten) heeft aangetoond, kan de overheid niet altijd op afstand blijven.

Op het project is handig ingespeeld door het RIOM, een private instelling die ten tijde van de DO-IT opdracht het project liet leiden door Prof. dr. Huppes. Naast productie van de cd-rom betrof de opdracht ook de marketing van het eindproduct. Hiervan lijkt weinig terecht te komen nu  prof. Huppes niet meer aan het RIOM is verbonden.

Jammer is ook dat DO-IT niet aan de kwalitatieve, inhoudelijke en creatieve eisen kan voldoen. De mogelijkheden van het interactieve medium blijven grotendeels onaangeroerd. Video op schijf zetten is weliswaar aardig, het is geen onderscheidend element voor een cd-rom ten opzichte van het veel goedkopere mediumvideo. DO-IT had de beschikking over een zeer ruim budget. Waar 1,3 miljoen een matig product heeft opgeleverd, wordt elders in het land voor rond de drie ton minstens een vergelijkbaar product gemaakt.

Ook de productieduur is lang geweest. Was het met zoveel beschikbare tijd niet mogelijk geweest Internet toepassingen te creëren? Misschien wist men in 1995, bij de aanbesteding nog te weinig van Internet af. Dat kan, want die groei heeft menigeen verrast. Wat wel bekend verondersteld mocht worden is het feit dat technologie snel verandert en dat bij projecten haast is geboden. Misschien is dit nog wel de beste, onbedoelde, les van de cd-rom. Ontwikkelingen gaan zo snel dat ook de overheid kortere projecten moet initiëren die directere effecten hebben op bedrijfsleven en maatschappij. Jarenlange doorlooptijden van IT projecten zullen meer en meer tot het verleden gaan behoren. De ruim 1,3 miljoen gulden die het Ministerie voor dit project ter beschikking heeft gesteld, is echter als grotendeels weggegooid geld te beschouwen.

Dat de producerende partij zich gemakkelijk van het project heeft afgemaakt, is bedroevend. Maar zolang slechts weinigen binnen de ambtelijke wereld zich dit aantrekken, zal een dergelijke verkwisting eerder regel dan uitzondering zijn. En dat is jammer.Voor de ministeries, de belastingbetalers, en voor de naam en faam van adviseurs die wél betrokken zijn bij hun klanten en hun producten. Een veel striktere monitoring van de gegunde opdrachtenkan veel leed besparen en betere en goedkopere producten pleveren.

De cd-rom DO-IT zal in dit kader helaas geen positieve rol(meer) kunnen spelen. Wat overblijft is een les voor organisatievernieuwers en ministeries, in het bijzonder EZ:

Don't DO IT (again).

Drs Gyuri Vergouw MMC is directeur van VergouwConsulting/Funsultancy®, een adviesbureau met als specialisatie e-commerce. Klik hier voor eerdere artikelen van hem.