Drie communicatierollen in een agile omgeving

‘Agile’ werken is hot. Als communicatieadviseur en daarna als programmamanager van een agile programma vond ik het een super communicatieve manier van werken. Met de sprintplanning, dag- en weekstart en de retrospective zijn er in ieder geval genoeg interactiemomenten. Dit riep bij mij ook de vraag op: wat betekent dat voor de rol van communicatieprofessional bij projecten? Hieronder mijn bespiegelingen én 3 communicatierollen in een agile omgeving.

De communicatieadviseur als enabler

Enabler voor het team
De rollen in een agile team zijn glashelder. De product owner is de klant óf vertegenwoordigt de klant, en bepaalt wat er moet gebeuren. De scrum master begeleidt het ontwikkelingsproces. En het team zorgt voor de realisatie. Bij deze duidelijke rolverdeling horen heldere afspraken over communicatie. Zowel binnen het team als naar buiten. De vraag is alleen of deze afspraken er zijn in de praktijk? Hoe logisch het ook klinkt – dit wordt regelmatig over het hoofd gezien.
Als communicatieprofessional kun je een team enablen door de communicatierollen te verhelderen. Bijvoorbeeld met een kick-off bij de start van het project waarin je afspraken maakt over communicatierollen en de samenwerking. Of met een tussentijdse interventie, waarin je de teamleden elkaar feedback laat geven op hun communicatierollen.

Enabler voor de product owner
De product owner vertegenwoordigt de klant. Maar weet de product owner dat dit vaak ook betekent dat hij of zij met de klant communiceert? Dat hij of zij de wensen van de gebruikersgroep ophaalt? En ook tussentijds de resultaten van de ontwikkeling met die groep bespreekt? In de praktijk zie ik dat de product owner daar vaak wel wat communicatiehulp kan gebruiken. Bijvoorbeeld met een training om het gesprek met gebruikers aan te gaan. Of met tools om wensen en feedback bij gebruikers op te halen. Ook waardevol is om binnen de organisatie een netwerk van product owners in te richten om lessons learned te kunnen delen. Op die manier rust je de product owner toe om zijn/haar cruciale communicatierol goed te vervullen.

De communicatieadviseur als liaison

Agile werken wordt in hoog tempo in veel organisaties ingevoerd. Vaak gaat dat niet met een ‘big bang’ maar stapsgewijs: eerst gaat één project of één team agile werken. Je krijgt dan verschillende manieren van werken binnen één organisatie of zelfs binnen één afdeling.

Liaison voor agile collega’s en niet-agile collega’s
Verschillende manier van werken kunnen leiden tot verwarring of irritatie. Bij het agile team omdat zij tegen de grenzen van hun niet-agile collega of managementteam aanlopen. Maar ook bij de niet-agile collega’s. Bijvoorbeeld wanneer zij vooraf niet het volledige eisenpakket van de opdrachtgever in kaart brengen maar wel alvast beginnen met de ontwikkeling. Of wanneer zij een halfproduct aan de opdrachtgever presenteren.
Het is dan zaak om alle collega’s te betrekken bij agile werken, bijvoorbeeld in gezamenlijke kennissessies voor agile én niet-agile collega’s. Zodat je samen – als organisatie of als team – betekenis geeft aan wat agile werken inhoudt. En je samen bepaalt wat dit voor het dagelijkse werk betekent en het begrip tussen agile en niet-agile collega’s toeneemt.

Liaison voor teamleden en hun leidinggevenden
Een agile team is zelfsturend, vaak multidisciplinair en bepaalt zelf zijn aanpak. Best lastig voor ‘normale’ leidinggevenden die hun medewerkers ‘uitlenen’ aan een agile projectteam. Want hun medewerkers nemen opeens beslissingen zonder dat zij daarbij betrokken zijn. Dit vraagt van leidinggevenden dat ze ruimte geven. Maar ook richting, zodat de medewerkers weten binnen welke kaders zij kunnen werken.
Aan de andere kant: zelf besluiten nemen is soms ook wennen voor de teamleden zelf. Zeker wanneer dit geen onderdeel was van de functie waarop zij binnenkwamen. Teamleden willen dus graag zeker weten of hun leidinggevende hen wel ‘dekt’.

Je kunt als communicatieadviseur agile teamleden én hun leidinggevenden helpen om het gesprek aan te gaan. Bijvoorbeeld door teamleden gespreksstarters mee te geven, waarmee zij het gesprek met hun leidinggevenden makkelijker aan kunnen aangaan. Of door een speciale dagstart te organiseren voor de teamleden én hun leidinggevenden.

De communicatieadviseur als agile teamlid

Ieder agile teamlid heeft dan wel een eigen communicatierol, een agile team kan er ook voor kiezen om communicatie als aparte rol op te nemen. Dan versterk je als communicatieadviseur het agile team van binnenuit. Je vervult dan niet alleen een communicatierol maar zet tegelijkertijd andere teamleden in hun communicatiekracht door hen ‘on the job’ te coachen. Zo combineer je de rollen van ‘enabler’, ‘liaison’ en ‘teamlid’ in één.

En jij?

Herken je deze rollen voor communicatie met agile teams? Of kom je in jouw praktijk andere rollen tegen? Laat het mij weten, ik ben benieuwd naar jullie ervaringen!