Effectief communiceren werpt zijn vruchten af in termen van geld en tevredenheid. Goede communicatie van het management stuwt de winst en leidt tot betrokken medewerkers. Waarom zijn managers er dan nog steeds zo slecht in?

Ondernemingen met het meest effectieve communicatiebeleid blijken 47 procent meer winst te behalen. In die bedrijven is het personeel bovendien meer betrokken.

Zes uitgangspunten om de communicatie zo effectief mogelijk te laten verlopen:
1. altijd uitgaan van de behoeften van de klant;
2. werknemers betrekken in de bedrijfsvoering;
3. managers helpen effectief te communiceren;
4. gebruik maken van de beste sprekers binnen de onderneming om veranderingen effectief door te voeren;
5. meten van de impact van de onderlinge communicatie en
6. vaststellen hoe de werknemers het beleid en de dagelijkse gang van zaken ervaren.

Het is ook overduidelijk dat bedrijven waar het personeel als volwassenen behandeld wordt en betrokken wordt bij beslissingen betere resultaten bereiken dan bedrijven waar het management samenschoolt en vanuit een ivoren toren opdrachten uitdeelt.

Minder dan een op de vijf ondernemingen betrekt de werknemers echter bij beslissingen die invloed op hen hebben. de best presterende ondernemingen doen dit echter tien keer zo vaak wel. Een goed teken is dat steeds meer ondernemingen direct met hun werknemers communiceren over hoe hun acties de klant beïnvloeden. Ook het aantal ondernemingen dat managers ziet als een belangrijke factor in de communicatie laat een stijging zien.

Topprioriteit
De best presterende bedrijven beschouwen communicatie als topprioriteit. Ze gebruiken communicatie om managers te informeren en de werknemerbetrokkenheid te verhogen en zo de neuzen in één richting te krijgen wat betreft klantbehoeftes en bedrijfsdoelstellingen. Door te weten hoe topbedrijven dit aanpakken, kunnen bedrijven hun eigen communicatiebeleid aanpassen, hun personeel motiveren en betere resultaten behalen.

De onderdelen van een communicatieplan
Een communicatieplan kun je meestal opdelen in de volgende onderdelen, die elk overeenkomen met een inhoudelijke fase:

Communicatie-doelen
Wat wil je in grote lijnen bereiken met je communicatie.
De analyse van de uitgangssituatie
Hoe zit de situatie in elkaar. Dit betekent meestal diverse vormen van research (desk/field) en analyse van de research-resultaten. Om een goed beeld op te bouwen gebruik je vaak een zogenaamde SWOT-analyse: je ordent alle gegevens op basis van Strengths, Weaknesses, Opportunities en Threats, ofwel: de sterktes en zwaktes van een organisatie/bedrijf (dit zijn interne factoren) en de kansen en bedreigingen (de externe factoren).
De bepaling van de (mogelijke) knelpunten
Op grond van je eerdere analyse bekijk je waar zich problemen voor (kunnen) doen. Belangrijk is dat je werkelijk alle (mogelijke) knelpunten op een rij zet. Cluster de knelpunten die bij elkaar horen (bijv. interne knelpunten, externe knelpunten, knelpunten in communicatiebeleid etc.). Vervolgens geef je per knelpunt aan of het probleem is op te lossen:
- via communicatie
- deels via communicatie
- níet via communicatie
of helemaal niet is op te lossen.

De communicatiestrategie
Geef voor élk probleem dat gedeeltelijk of in zijn geheel via communicatie op te lossen is, aan hoe je dat knelpunt in grote lijnen op wilt lossen. Je kiest voor bepaalde kennis-, houding- en gedragsdoelen en doelgroepen en je kenmerkt je strategie. Dat laatste kan betekenen dat je bijvoorbeeld kiest voor een pro-actieve, bottom-up benadering met een accent op groepsgewijze, mondelinge communicatiemiddelen (inspraakavonden). Je geeft ook een indicatie van wanneer bepaalde communicatie plaats moet vinden en -last but not least- je bepaalt je prioriteiten.
Het plan van aanpak
Hoe ga je elke doelgroep benaderen, wanneer, met welke boodschap, wat voor soort communicatiemiddelen.
Het middelenplan
Hier kijkt iedereen naar uit: het overzicht van alle in te zetten communicatiemiddelen, inclusief kosten, fasering en boodschap.
De organisatie
Hoe zorg je dat alles gebeurt zoals je nu zo mooi gepland hebt.
De evaluatie
Het stiefkind van veel communicatieplanners. Wanneer en hoe ga je evalueren en mogelijk kun je ook al aangeven hoe de evaluatieresultaten een rol zullen spelen (wat als .....).

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen artikelen in andere media. Bij elke bijdrage vermelden wij de oorspronkelijke bron. (bron: ManagersOnline)