Organisaties opereren in een omgeving die steeds complexer en dynamischer wordt. De toenemende concurrentie en grote veranderingen (time to market, individualisering van de klant, servicegraad, kostenreductie) eisen een verhoging van de organisatorische prestaties. Organisaties moeten derhalve snel en flexibel kunnen reageren. Dit stelt eisen aan de wijze waarop organisaties worden bestuurd. Een goede methode om een organisatie te besturen is Performance Management, waarbij de strategie wordt vertaald naar doelstellingen en prestatie-indicatoren. Ondanks dat organisaties weten dat het sturen op prestatie van groot belang is, en nodig om op tijd te kunnen reageren is er veel weerstand om Performance Management in te voeren. Waarom?
Het management weet het belang van inzicht en gericht kunnen sturen onvoldoende duidelijk te maken aan het lager gelegen management. Met als gevolg dat ook het lager gelegen management onvoldoende in staat is de vertaalslag te maken naar het teamleider- en medewerker-niveau. Hierdoor ontstaat bij de invoering van Performance Management al snel veel discussie, waarbij bijvoorbeeld de volgende opmerkingen gemaakt worden: men meet niet de goede zaken, de cijfers worden alleen maar gebruikt om afdelingen af te straffen, de cijfers geven niet het juiste beeld van hoe het echt gaat enz.
Al deze zaken zijn veel gehoorde geluiden binnen organisaties. Echter is dit terecht? Persoonlijk denk ik van niet. Ik denk dat het vooral angst is omdat onvoldoende duidelijk is gemaakt dat het inzicht nodig is om te sturen en niet om te straffen. De nadruk ligt vooral op het negatieve. Bijna nooit wordt benadrukt dat het ook bijvoorbeeld inzicht geeft in het feit dat er meer werk is dan mensen en je middels dit inzicht ook kan aantonen meer FTE’s nodig te hebben bij de huidige werkzaamheden. Inzicht kan je helpen en kan ook voor je werken als het op de juiste wijze wordt gebruikt door iedereen in de organisatie.
Aan de andere kant is het ook zo dat menig manager liever geen inzicht geeft (voor transparantie zorgt) in de huidige prestaties. Want stel je voor dat de baas precies weet wat er op de afdeling gebeurt, ‘dat moeten we niet hebben’. Het verschaffen van transparantie geeft een gevoel van gecontroleerd worden en verlies van onafhankelijkheid.
Ik ben van mening dat het gebruik van Performance Management een goede methode is om de prestaties van de organisatie te meten. Het zorgt voor inzicht en middelen om te sturen waarmee de organisatie beter aan de nieuwe en steeds wisselende eisen van haar omgeving kan voldoen. En als het verkregen inzicht op de juiste wijze wordt gebruikt door de organisatie en je als manager niks hebt te verbergen is de angst voor transparantie ongegrond.
Freek Hermkens is werkzaam als organisatieadviseur bij O&i (www.oi.nl) in Utrecht.
Gerelateerde artikelen
Transparantie vertroebelt
Anja van der Lans
Is eenvoudig echt zo complex?
Ad de Beer
Ik moet steeds meer dingen doen die ik niet kan, niet wil en nooit zal leren!
Walther Ploos van Amstel
Kom met uw praktijkervaringen op het terrein van managen en organiseren
Deel uw kennis, schrijf 3 columns of artikelen en ontvang een gratis pro-abonnement (twv €200)
Word een pro!
SCHRIJF MEE >>
Tot die tijd blijft performance management een mooi model, een simplificering van werkelijkheid. De mensen op werkvloer weten wel beter. Doe eerst maar een paar goede managers/leiders/coördinatoren.
Het eerste deel van u reactie onderschrijf ik. Het veranderen is moeizaam en niet alle medewerkers kunnen of willen dit. Echter wil een organisatie overleven, dient zij en daarmee ook haar medewerkers flexibel te zijn. Performance Management zorgt alleen voor voldoende transparantie om op te kunnen sturen. Daarnaast is natuurlijk een cultuur van willen en kunnen veranderen en aanpassen van groot belang. Echter het deel ten aanzien van het opsplitsen van afdelingen en vervolgens het doorvertalen naar een internetadres zie ik nog niet als een reële mogelijkheid. Wellicht zou u hierop een nadere toelichting kunnen geven?
Met vriendelijke groet,
Freek Hermkens
In de basis van Uw reactie kan ik me vinden. Het is inderdaad van groot belang dat als men zegt te gaan sturen middels Performance Management (PM), er ook daadwerkelijk concreet zaken gedaan worden met de uitkomsten. Niets of niet duidelijk zichtbaar iets doen met de resultaten is de doodsteek voor het draagvlak onder de medewerkers. Leidinggevenden (operationeel managers) hebben een grote bijdrage in het wel of niet slagen van succesvol sturen middels Performance Management. Je moet de “Right people on the bus” hebben zoals Collins zegt in zijn boek ‘Good to Great’. Echter, momenteel wordt sturen op de operatie en actief bezig zijn met Performance Management onvoldoende gewaardeerd en niet als sexy gezien! Daarnaast ontbreek het aan een goede “leerschool” voor operationeel leidinggevenden. Dit vertaalt zich dan in het feit dat medewerkers zaken als Performance Management alleen maar als red tape ervaren en niet als iets dat hen kan helpen. Ik pleit er dan ook voor dat er meer aandacht moet komen voor operationeel management binnen organisaties. De operatie is ten slotte de plek waar daadwerkelijk het geld wordt verdient.
Wanneer U Performance Management alleen als een mooi model en een simplificering van de werkelijkheid afschildert, ben ik het niet met U eens! Performance Management toepassen in je organisatie is een manier van denken die binnen iedere organisatie verankerd zou moeten zijn, als basis om optimaal te kunnen presteren en het maximale uit de organisatie halen!
Met vriendelijke groet,
Freek Hermkens