Organisaties opereren in een omgeving die steeds complexer en dynamischer wordt. De toenemende concurrentie en grote veranderingen (time to market, individualisering van de klant, servicegraad, kostenreductie) eisen een verhoging van de organisatorische prestaties. Organisaties moeten derhalve snel en flexibel kunnen reageren. Dit stelt eisen aan de wijze waarop organisaties worden bestuurd. Een goede methode om een organisatie te besturen is Performance Management, waarbij de strategie wordt vertaald naar doelstellingen en prestatie-indicatoren. Ondanks dat organisaties weten dat het sturen op prestatie van groot belang is, en nodig om op tijd te kunnen reageren is er veel weerstand om Performance Management in te voeren. Waarom?

Het management weet het belang van inzicht en gericht kunnen sturen onvoldoende duidelijk te maken aan het lager gelegen management. Met als gevolg dat ook het lager gelegen management onvoldoende in staat is de vertaalslag te maken naar het teamleider- en medewerker-niveau. Hierdoor ontstaat bij de invoering van Performance Management al snel veel discussie, waarbij bijvoorbeeld de volgende opmerkingen gemaakt worden: men meet niet de goede zaken, de cijfers worden alleen maar gebruikt om afdelingen af te straffen, de cijfers geven niet het juiste beeld van hoe het echt gaat enz.

Al deze zaken zijn veel gehoorde geluiden binnen organisaties. Echter is dit terecht? Persoonlijk denk ik van niet. Ik denk dat het vooral angst is omdat onvoldoende duidelijk is gemaakt dat het inzicht nodig is om te sturen en niet om te straffen. De nadruk ligt vooral op het negatieve. Bijna nooit wordt benadrukt dat het ook bijvoorbeeld inzicht geeft in het feit dat er meer werk is dan mensen en je middels dit inzicht ook kan aantonen meer FTE’s nodig te hebben bij de huidige werkzaamheden. Inzicht kan je helpen en kan ook voor je werken als het op de juiste wijze wordt gebruikt door iedereen in de organisatie.

Aan de andere kant is het ook zo dat menig manager liever geen inzicht geeft (voor transparantie zorgt) in de huidige prestaties. Want stel je voor dat de baas precies weet wat er op de afdeling gebeurt, ‘dat moeten we niet hebben’. Het verschaffen van transparantie geeft een gevoel van gecontroleerd worden en verlies van onafhankelijkheid.

Ik ben van mening dat het gebruik van Performance Management een goede methode is om de prestaties van de organisatie te meten. Het zorgt voor inzicht en middelen om te sturen waarmee de organisatie beter aan de nieuwe en steeds wisselende eisen van haar omgeving kan voldoen. En als het verkregen inzicht op de juiste wijze wordt gebruikt door de organisatie en je als manager niks hebt te verbergen is de angst voor transparantie ongegrond.

Freek Hermkens is werkzaam als organisatieadviseur bij O&i (www.oi.nl) in Utrecht.