Channels

Angst in míjn organisatie, welnee! Deel I beschrijft een team met veel onderlinge irritaties. Cynische opmerkingen en wederzijdse kritiek bepalen de sfeer. Sommigen doen er het zwijgen toe. Wat nu?

Stap 2: Het gesprek aangaan met je team

Hoe doe je dat?

Je hebt de eerste observaties binnen. Je hebt gekeken hoe teamleden met elkaar omgaan en je hebt ook je antennes uitgezet om de sfeer te proeven. Je bent als het ware in een helikopter gestapt en boven het teamproces gaan cirkelen. De komende tijd ga je je opstellen als onderzoeker. Je gaat informatie verzamelen en deze vervolgens weer terugkoppelen aan je team. Het uiteindelijke doel is dat er een gezamenlijk beeld ontstaat over hoe angst de samenwerking beïnvloedt.

Lees ook:

Angst in míjn organisatie? Welnee!

Voordat je het gesprek met je team aangaat is het van belang dat je eerst zelf een conclusie trekt over de observaties die je hebt gedaan.

De 1-minuut conclusie

Stel jezelf voor dat iemand je opbelt en vraagt wat je hebt gezien. Je hebt vervolgens 1 minuut om dit uit te leggen. Wat vertel je aan deze persoon? Dit is jouw voorlopige 1-minuut conclusie die je bij je team gaat toetsen

  1. In deze 1-minuut conclusie vertel je het volgende:
    1. Met welk gevoel sta jij voor je team, welk gedrag van jou is daar een voorbeeld van?
    2. Welk gedrag valt je het meest op in het team? Houd het algemeen, omschrijf alleen de meest opvallende hoofdlijnen.
    3. Hoe interpreteer jij dit gedrag? Welk gevoel wekt het bij je op?
    4. Past er een beeld of een metafoor bij? Dit helpt om iedereen het voor zich te laten zien.
    5. Sluit af met een prikkelende vraag die uitnodigt om op te reageren.

Het gesprek aangaan: het moment om je conclusie te toetsen.

Als het overleg is gestart, draai dan niet om de hete brij heen en leg mensen direct uit wat de reden is dat je dit overleg hebt ingelast en vertel hen aan het begin al jouw 1-minuut conclusie van jouw observaties.

Margot opent het overleg met het volgende:

Margot: ‘Ik heb dit weekend weer een tijd nagedacht over een gevoel dat ik al langere tijd heb als ik aan het werk ben. Ik kan het niet goed plaatsen en ik hoop dat jullie mij kunnen helpen om het beter te begrijpen. Daarom heb ik dit overleg gepland. ‘

Ze valt direct met de deur in huis met haar eigen 1-minuut conclusie:

‘Ik voel behoedzaamheid als ik in een vergadering zit. Bij mezelf merk ik dat omdat ik vaak mijn woorden heel goed weeg voordat ik iets zeg. Het valt me op dat de vergaderingen erg stil zijn en er komt weinig inhoudelijk gesprek op gang. Alsof we elkaar niet zoveel te vertellen hebben en elkaar liever niet willen tegenspreken. Het voelt voor mij alsof er iets borrelt. Alsof we in een mijnenveld lopen waarin we goed opletten om onze voetstappen zorgvuldig neer te zetten. Herkennen jullie dat of is dit alleen iets wat bij mij speelt? Kan er hier iets misgaan als we minder zorgvuldig met elkaar omgaan?’

Margot heeft hiermee het gesprek geopend. Het doel van dit gesprek is het verder verzamelen van informatie. Wordt de analyse herkend? Wat is hun persoonlijke ervaring? Dit moet uiteindelijk leiden tot een gezamenlijk inzicht in wat er precies in het team speelt.

Of het zover komt en het gesprek ook daadwerkelijk op gang komt, hangt af van de mate waarin Margot in staat is om het gesprek open en veilig te houden. Ze doet dit door:

  1. Leiding te nemen over de gesprekstijd. Iedereen komt aan het woord en mensen laten elkaar uitpraten.
  2. Het goede voorbeeld te geven. Praten over angst vraagt kwetsbaarheid van mensen.
  3. Actief te luisteren. Dit betekent: Doorvragen, samenvatten en toetsen of je het goed hebt begrepen. Actief luisteren is jouw belangrijkste activiteit als je met je team in gesprek gaat.
  4. Mensen altijd vrij te laten of ze angst willen benoemen of niet. Maak niet de fout door dit voor hen in te vullen (bijvoorbeeld door de vraag te stellen: ‘waar ben je bang voor’?). In dat geval heb je een grote kans dat mensen in de weerstand gaan en zullen bewijzen dat ze echt niet bang zijn. Angst krijgt meestal een naam als je de volgende vraag stelt: ‘Als je toch zou doen wat je nu niet doet, wat kan er dan gebeuren’? Vervolgens kun je deze angst dan wel terug laten komen in je samenvatting.

Margot luistert actief naar Marieke en legt door goed samen te vatten de angst van Marieke op tafel:

Marieke: ‘Ik kan er niet goed de vinger achter leggen, maar ik merk dat ik het ook steeds uitstel om nieuwe ideeën op tafel te leggen.’

Margot: ‘Weet je ook wat je precies tegenhoudt? Wat zou er kunnen gebeuren als je deze ideeën toch op tafel legt?’

Marieke: ‘Dan worden ze afgewezen, zonder dat er fatsoenlijk over wordt gesproken. Dat heb ik al eens meegemaakt, en dat was niet fijn. Ik voelde mijn enthousiasme toen direct wegzakken.’

Margot: ‘Dus als ik het goed begrijp, voel je je niet uitgenodigd om je ideeën met ons te delen. Je houdt ze liever voor je uit angst dat ze weer zullen worden afgewezen, klopt dat?’

Marieke: ‘Ja, dat klopt wel.’

Niet iedereen wil zomaar praten in de groep

Met name als er veel angst rondwaart in het team, dan zijn er zeker mensen die liever hun mond houden. Margot komt dit ook tegen bij Chris. Ze doet er goed aan dit direct te accepteren, zodat hij zich niet verder terugtrekt of in de weerstand gaat. Ze doet dit als volgt:

Margot: ‘Dus het lijkt erop dat in het team mensen behoedzaam zijn om hun mening te geven of om ideeën te spuien, omdat dit op verzet of nare reacties kan stuiten in het team. Wat ontzettend jammer. Ik kan me zo voorstellen dat dit niet is wat je voor ogen hebt als je met jullie kwaliteiten samen iets moois neer wilt zetten. Chris, herken jij waarover we het hebben?’

Chris: ‘Nou, weet ik niet. Ik weet het niet, ik vind dit maar ongemakkelijk allemaal, is dit nou nodig?’

Margot: ‘Ja, het is ook best ongemakkelijk, om zo openlijk dit soort zaken te bespreken. Ik snap het goed als dat je nu niet past. Zullen we dan een afspraak maken om er even met zijn tweeën over van gedachten te wisselen, want ik ben wel heel benieuwd wat jouw visie is op wat we nu besproken hebben.’

Margot plant met Chris een gesprek onder vier ogen in en houdt zich aan dezelfde voorwaarden als in het teamgesprek. Ze luistert actief, vraagt door en vat samen. In dit gesprek komt ze erachter dat Chris bang is dat hij alle vernieuwingen niet meer goed kan bijhouden en uiteindelijk zijn baan verliest aan zijn jongere collega’s. Zeer belangrijke informatie voor Margot om te weten. Ze sluit het gesprek als volgt af:

Margot: ‘Begrijp ik het goed dat het je moeite kost om alle veranderingen bij te houden? En dat je waardering over jouw bijdrage in het team mist? En maakt je dat onzeker over je toekomst?’

Chris: ‘Ja, ik geloof het wel. Ik doe het nooit meer goed, lijkt het wel. Terwijl ik dit bedrijf helemaal heb helpen opbouwen…’

Margot: ‘Wat fijn dat je dit met mij hebt willen bespreken, Chris. Het is voor mij heel verhelderend, ik snap daarmee jouw reacties ook veel beter. Wat een onrustig gevoel moet dat geven. Ik zou daar graag aandacht aan willen besteden. Mag ik dit ook delen in het team, zodat we elkaar beter kunnen leren begrijpen?’

Chris: ‘Tsja, ik sta er niet om te springen. Maar wellicht is het wel een goede stap. Ok.”

De eindconclusie: terugkoppeling naar het team.

Dan is het tijd om deze conclusie weer te toetsen bij het team en om de stemming in het team te peilen. Het doel is dat er een gezamenlijk beeld ontstaat over hoe angst de samenwerking beïnvloedt. Als iedereen de nieuwe conclusie begrijpt en onderschrijft, dan bekijkt iedereen de situatie vanuit dezelfde bril. In het volgende fragment toetst ze haar nieuwe conclusie.

Margot: ‘Bedankt dat jullie er allemaal weer zijn. Ik heb van jullie veel informatie gekregen. Als ik het goed begrijp zit het zo: Er zitten nieuwe, jonge mensen met nieuwe ideeën, die bij Chris veel onrust en onzekerheid en dus ook weerstand opwekken. Want vernieuwing maakt jouw angst voor baanverlies groter, Chris. Het gevolg is dat Marieke zich afgewezen voelt en uit angst voor nieuwe afwijzingen haar ideeën nu voor zichzelf houdt. En Lisa en Mark, begrijp ik dat angst voor conflict bij jullie een rol speelt? Dit maakt dat jullie op eieren lopen en de discussie uit de weg gaan?’

Team: ‘Ja, ik denk inderdaad dat dit klopt. Dit herken ik wel. ‘

Margot: ‘Wat fijn dat we dat boven tafel hebben. Ik begrijp nu veel beter waar mijn gevoel in het begin vandaan kwam. Hoe hebben jullie dit tot nu toe beleefd? ‘

Marieke: ‘Het is wel een opluchting, om dit op tafel te hebben liggen. En ik begrijp Chris zijn reactie nu veel beter. Ik ben alleen maar bezig met nieuwe dingen, terwijl ik Chris zijn kennis erg nodig heb om hier de juiste keuzes in te maken. Ik wist echt niet dat hij zich daardoor bedreigd voelde. ‘

Margot: ‘Fijn, ik merk dat we een stuk opener zijn geworden naar elkaar. Ik hoop van harte dat we dit ook in de toekomst kunnen blijven vasthouden. Laten we de volgende keer gaan zitten over hoe we al deze kennis kunnen gebruiken om elkaar te helpen om nog beter met elkaar samen te werken.

Stap 3: Samen werken aan samenwerken.

Hoe maak je wederzijdse behoeften bespreekbaar?

Margot is in de afgelopen periode hoofdzakelijk onderzoeker geweest bij haar eigen team en heeft door middel van luisteren, samenvatten en doorvragen heel veel informatie boven tafel gekregen. Ze heeft de verschillende soorten angst bespreekbaar gemaakt en het team heeft positief gereageerd op haar schoffelwerk. Omdat iedereen nu van elkaar weet wat er onderliggend speelt, is het veel gemakkelijker om het gesprek te openen over wat iedereen van elkaar nodig heeft om fijn met elkaar samen te kunnen werken. Ze doet dit als volgt:

Margot: ‘Nu weten we wat er in ons team speelt in de samenwerking en we hebben ook boven tafel dat kennelijk angst bij ons hierin een rol speelt. Samenwerken met elkaar gaat veel prettiger als we hier samen mee om leren gaan. Wat kunnen we voor elkaar betekenen om prettig in dit team te kunnen werken?’

Marieke:’ Ik voel me vrijer om mijn ideeën te delen, als er echt naar wordt geluisterd. ‘

Margot: ‘Oké, dat kan ik me voorstellen. Hoe kunnen mensen jou het gevoel geven dat ze echt naar je luisteren? ‘

Marieke: ‘Er wordt dan tijd voor gemaakt en er wordt doorgevraagd. Ik heb jullie input nodig om er samen achter te komen of mijn ideeën levensvatbaar zijn. ‘

Margot; ‘Dus als ik het goed begrijp heb je sparringtijd met je teamleden nodig om jouw ideeën te toetsen op haalbaarheid. Hoe kunnen we dat realiseren?’

Lisa: ‘Misschien is het een idee om sparringsessies met elkaar te plannen? Iedere week een half uur, waarbij we maximaal 2 ideeën met elkaar bespreken?’

Marieke: ‘Dat klinkt als een goed plan!’

Wederzijdse behoeften geven richting aan onderling gedrag van de teamleden. Door dit goed met elkaar te verhelderen en concreet te maken, krijgen de teamleden van elkaar een handleiding die zij kunnen gebruiken om de samenwerking met hun collega’s optimaal vorm te geven. Marieke zal met Chris’ handleiding zorgen dat ze Chris niet overlaadt met nieuwigheid. En Chris zal -nu hij Mariekes handleiding heeft gekregen- er meer op gaan letten dat hij de ideeën van Marieke niet bij de eerste zin al in de prullenbak gooit.

In de komende tijd is het belangrijk dat Margot het team gaat faciliteren om zelf te schoffelen. Dit doet ze door regelmatig teamsessies in te lassen die gaan over de kwaliteit van hun samenwerking. Daarbij is het belangrijk dat teamleden ook steeds meer zelf geactiveerd worden om een actieve bijdrage te leveren. Bijvoorbeeld door hen zelf uiteindelijk deze sessies te laten leiden. Daarmee draag je het tuinieren steeds meer over aan het team zelf en dan houden ze hun eigen moestuin ook buiten jouw begeleiding onkruidvrij.

Binnenkort het afsluitende artikel met: Verder tuinieren en troubleshooting. Wat als het gesprek helemaal niet op gang komt?

Dit artikel is gebaseerd op het Gereedschapsdoosje: Tuinieren in je team. Gratis aan te vragen bij de auteur.

 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

Reacties

Interessant stuk om te lezen. Het maakt ook weer duidelijk hoe mensen door te denken dat niet communiceren van de eigen gevoelens/belevingen veiliger maakt, terwijl het onveiliger maakt.

Dank Inge voor het natte, koude water – waarin allemaal haaien zwemmen – wat vóór te verwarmen: als je jouw richtlijnen volgt blijkt vaak dat die ander ook maar een gewoon mens is die behoefte heeft aan warmte, begrip en compassie. Ik zou wensen dat niet alleen de 50plussers, maar ook de 30plussers onder ons gaan beseffen dat we allemaal een rugzak(je) met ons meedragen. Ook al ziet dat er rond de dertig eruit als een – stuk lichtere – backpack. Iedereen heeft namelijk vlekjes en een gebruiksaanwijzing. Dat is niet meer dan menselijk. Dus heb vertrouwen en wees niet bang om een beetje nat te worden. Want zwemmen kunnen we heus wel.
Dhian Sioe Lie XS

Bedankt voor jullie reacties, zo is het maar net! Zou het niet mooi zijn als mensen in hun team zelf die handvatten vinden om écht met elkaar in gesprek te gaan? Ik hoop van harte dat het lukt met de kennis die ik erover te delen heb.

[…] dit in zijn werk gaat, daarover volgende keer met stap 2 en 3. Zie deel 2 en deel […]

Toon alle 4 reacties
x
x