AI biedt enorme mogelijkheden voor de afdeling Financiën & Control en Informatievoorziening, van  kwaliteitsverbetering en efficiency. Het is van groot belang om als organisatie het inzetten van AI met visie op te pakken en zorgvuldig te werk te gaan. Op die manier kan het organisatiebreed veel voordelen opleveren en toekomst bestendig blijven profiteren van de kracht van AI.

De ontwikkeling van AI (Artificial Intelligence of kunstmatige intelligentie) gaat erg snel. Enkele jaren geleden werd smalle AI gebruikt dat zich enkel richt op één taak met één onderwerp. Sinds eind 2022 is met de komst van ChatGPT, CoPilot en Chatbots de Generatieve AI erg populair. Met Generatieve AI (GenAI) is het mogelijk om nieuwe content te creëren of genereren, zoals teksten en afbeeldingen die net echt lijken.

Als voorbeeld heeft CoPilot de volgende afbeelding gemaakt voor dit artikel. De opdracht was ‘Geef mij een afbeelding van AI in financiën & control en informatievoorziening met gebruik van mensen. Geef daarbij ook enkele voordelen van het gebruik van AI in het Nederlands aan en gebruik €.’ Deze afbeelding laat zien dat GenAI nog niet voltooid is. Zo wordt bijvoorbeeld in de afbeelding toch nog $ gebruikt. Echter elke dag wordt GenAI beter omdat het leert van haar fouten. De leercurve van GenAI is exponentieel.

Ondanks haar leerpunten zorgt het breed beschikbaar maken van GenAI ervoor dat de zakelijke mogelijkheden steeds meer benut worden. GenAI kan nu al ingezet worden om informatie uit data te genereren, markttrends te voorspellen en taken en processen te automatiseren. Het vermogen van GenAI om enorme hoeveelheden gegevens te verwerken en inzichten te verstrekken die sneller leiden tot slimmere zakelijke beslissingen, geeft de afdelingen Finance & Control enorme mogelijkheden om haar dienstverlening te versnellen en verbeteren, zoals verwerken van facturen, maken van financiële analyses en met inzet van predictive analytics het maken van prognoses en marktontwikkelingen. Daarbij is het fundamenteel dat de gebruiker uitgebreide en goede opdrachten (‘prompten’) geeft én de uitkomsten scherp beoordeelt.

Na de opkomst van GenAI staat voor 2025 de volgende AI-revolutie op de stoep: de AI-agent.

Een AI-agent is een intelligent programma dat autonoom kan interacteren met de omgeving om gegevens te verzamelen, beslissingen te nemen en taken uit te voeren. AI-agents kunnen bepalen wat de beste manier van handelen is om hun doelen te bereiken en kunnen nieuwe gegevens integreren om hun prestaties in de loop van de tijd te verbeteren. De mogelijkheden van AI-agents liggen bij vergaande administratieve afhandeling van financiële processen, interne audits en fraude detectie, periodieke rapportages maar ook inkoop- en contractmanagement.

Hoewel de voordelen van AI groot zijn, zijn er ook risico’s en uitdagingen. Het gaat daarbij niet alleen over de ontwikkelfase waar AI in zit maar ook risico’s waar een organisatie over nagedacht moet hebben:

• Ethische vraagstukken: Hoe beschermen we de privacy van persoonsgegevens en organisatiedata en hoe waarborgen we dat AI-beslissingen objectief en transparant zijn? En wie is er verantwoordelijk voor de resultaten van AI?
• Datakwaliteit: Het gevaar bestaat dat we niet de juiste, vervuilde of onvolledige data bij AI gebruiken en dan is het resultaat ook niet correct: garbage in - garbage out. AI-systemen zijn afhankelijk van de kwaliteit van de beschikbare data. En de mate waarop data van de verschillende systemen aan elkaar gekoppeld en herleidbaar zijn.
• Cybersecurity: Het gebruik van AI brengt nieuwe beveiligingsrisico’s met zich mee.
• Kosten: De implementatie van AI kan hoge initiële kosten met zich meebrengen.

Organisaties die nog niet met AI bezig zijn en zich afvragen of ze nu al in AI moeten instappen: het antwoord daarop is ‘Ja’. AI waait niet over en biedt naast risico’s ook veel kansen. Het is belangrijk om al te beginnen met de voorbereidingen op AI als tool om de organisatie beter te ondersteunen.

Er komt steeds meer noodzaak tot efficiënte bedrijfsvoering en effectieve inzichten en daar zal AI enorm bij helpen, maar begin de voorbereidingen wel met een doel voor ogen. AI ontwikkelt zich zo snel dat bij het inzetten van AI het een onmisbare aanwinst voor de bedrijfsvoering is. Om als organisatie het onderwerp AI met visie en beleid op te pakken is het verstandig de volgende stappen  inzichtelijk te hebben:

1. Strategie en Doelstellingen: Bepaal duidelijk de strategische doelen en hoe AI kan bijdragen aan het behalen van deze doelen.
2. Datamanagement: Zorg dat je datakwaliteit op orde is of komt en de daarbij behorende processen. Zorg voor een robuuste data-infrastructuur. Dit omvat het verzamelen, opslaan en beheren van gegevens op een manier die voldoet aan de privacy en ethische normen en de Europese en Nederlandse wet- en regelgeving.
3. Privacy en ethiek: Stel ethische richtlijnen en nalevingsprotocollen op om ervoor te zorgen dat AI-toepassingen eerlijk, transparant en verantwoord zijn. Zet te allen tijde privacy van individuen en gegevensbescherming bovenaan en controleer hierop.
4. Technologische Infrastructuur: Investeer in de juiste technologieën en infrastructuur die nodig zijn om AI-oplossingen te implementeren en te schalen. Regel cybersecurity goed in.
5. Kennis en Vaardigheden: Zorg ervoor dat er voldoende medewerkers beschikken over kennis en vaardigheden om met AI te werken en hun ervaringen uit te dragen.
6. Verandermanagement: Bereid de organisatie voor op de veranderingen die AI met zich mee zal brengen, wees open over de risico’s en kansen en zorg voor draagvlak.

Het advies aan organisaties is om niet te wachten met AI en de handschoen op te pakken om met het onderwerp AI aan de slag te gaan. Juist door duidelijk te maken welke visie de organisatie heeft en welke strategische doelen ze met AI nastreeft wordt een goede basis gelegd. Laat een projectteam met vertegenwoordiging vanuit de organisatie de vervolgstappen verder uitwerken en tref de voorbereidingen om klaar te zijn voor een onvermijdelijke stap in de toekomst.

Een tip voor de projectleden: maak gebruik van GenAI (CoPilot, ChatGPT of Perplexity) voor een concept plan en werk deze met kennis van zaken en gezond verstand verder uit. Weet ook dat de eerste uitdagingen veelal bij Datamanagement en Ethiek & Privacy ligt. Draag zorg voor een veilige AI-omgeving waar geëxperimenteerd kan worden.

De AI-revolutie gaat door en organisatorisch inzicht in de voordelen en de risico's van AI zijn van belang. Financiële processen en informatievoorziening kunnen door AI ondersteund of – onder toezicht - overgenomen worden. Echter, ethische vraagstukken, datakwaliteit, cybersecurity en kosten zijn belangrijke overwegingen die organisaties moeten adresseren om middels een planmatige aanpak succesvol gebruik te maken van AI.

Auteur:

Jeroen Neefjes, Verbetermanager.