Ook zoveel tijd kwijt aan inkoop?

• Inleiding
• Tijdrovende routinehandelingen
• E-procurement: wat is het?
• Catalog systemen
• ICT voor e-procurement
• Meer dan software alleen
• Waar gaat de schoen wringen?
• Paard van Troje?
• Investeren in e-procurement?
• Wat verandert er voor de inkoper?
• Een vingeroefening?
• Stelling

Inleiding

Inkopers besteden 80% van hun tijd aan 20% van de inkoopwaarde. Jammer, kostbare tijd gaat verloren. Die 20% van de inkoopwaarde vindt men vooral terug in facilitaire inkoop; kantoorbenodigdheden, technische onderdelen, externe diensten, automatisering en huisvesting. De waarde van de artikelen is laag, het aantal bestellingen en het aantal bestellers groot. De inkoper is meer tijd kwijt met het controleren en tekenen van bonnetjes dan met de eigenlijke inkooptaken. Internet biedt uitkomst

• efficiënter zaken doen: juiste inzet van tijd en minder administratie.
• innovatief zaken doen: nieuwe bronnen aanboren of verbeteren van de prijs/prestatieverhouding.
• slimmer zaken doen: betere prijzen, betere afspraken, betere leveringen en betere producten.

Tijdrovende routinehandelingen

Facilitaire inkopen zijn repeterende afroepen binnen ingestelde raamcontracten en zijn meestal niet-complex; voor een bepaald soort artikel wijzigen alleen de hoeveelheid en andere randvoorwaarden, het artikel zelf niet; bijvoorbeeld kopieerpapier; X dozen, levering week Y. Elke dag worden vele uren besteed met faxen, bellen en verwerken van bestellingen. Een tijdrovende routine, vertragend en kostbaar.

Binnen inkoop is automatisering ingeburgerd. Er is geïnvesteerd in ERP-systemen en met EDI werden administratieve inkooptaken van behoeftegeneratie en bestellen tot en met betalen gereduceerd en CD-roms vervangen de papieren catalogi. In de slipstream van de nieuwe economie is e-procurement één van de toonaangevende producten van de elektronische opmars in logistiek en inkoop. E-procurement gaat veel verder dan EDI en CD-rom.

E-procurement; wat is het?

E-procurement is het inkopen van producten of diensten via de elektronische snelweg, vrijwel zonder interactie van mensen en zonder papier. Facilitaire inkoop bij Rabobank Nederland loopt via e-procurement. Werknemers kunnen, zonder tussenkomst van inkoop, direct bestellingen plaatsen voor kantoorbenodigdheden. De interne catalogus is een elektronische winkel. Met leveranciers van deze winkel zijn afspraken gemaakt over de afhandeling van inkooporders. Grote kostenbesparingen zijn bereikt.

E-procurement heeft voordelen (bij afnemer en leverancier):

• Betere interne efficiency; lagere transactiekosten en gunstigere inkoopprijzen.
• Kortere levertijden.
• Minder fouten.
• Toepassen van inkoopcontracten in de gehele organisatie.
• Betere beheersing kosten door systematische data-analyse en identificatie van verbeteringsacties.

E-procurement omvat elektronische markten, catalog systemen en elektronisch aanbesteden. Voor facilitaire inkoop zijn catalog systemen van belang.

Catalog systemen

Een catalog systeemis een (interne) catalogus waarin dat deel van het inkoopassortiment is opgenomen dat via het lnternet/Intranet kan worden besteld.

Een sourcing catalog helpt bij het vinden van nieuwe leveranciers en omvat zoveel mogelijk producten en diensten van zoveel mogelijk leveranciers. Met trefwoorden kan men een leverancier vinden en via een hyperlink informatie raadplegen. De sourcing catalog maakt het aanbod transparant, verhoogt de marktwerking en vermindert de risicos in de toelevering.

Een ordering catalog ondersteunt operationeel inkopen. Een medewerker kan een elektronische bestelaanvraag maken en versturen die, na goedkeuring via een automatische autorisatieprocedure, in een elektronische bestelling wordt omgezet. De ordering catalog bestaat uit een catalogus met geselecteerde leveranciers, een gekozen productaanbod en contractprijzen.

ICT voor e-procurement

Er is veel software voor e-procurement die decentraal bestellen ondersteunt: Commerce One, Netscape BuyerXpert, SAP B2B en Ariba. E-procurement systemen hebben vier componenten:

• Content management voor de toegankelijke, actuele en gebruiksvriendelijke inhoud.
• Requisitie management zorgt ervoor dat gebruikers een orderaanvraag kunnen aanmaken en afhandelen.
• Transactie management regelt de verwerking van orders naar leveranciers via EDI, e-mail of fax en het volgen van orderstatus.
• Connectivity management zorgt voor koppelingen met bestaande ERP-systemen of externe systemen.

Een onderneming kan ver gaan in de specificatie van het behoeftepakket en randvoorwaarden. Zo kan decentraal worden besteld, omdat autorisaties en traceability haarfijn worden vastgelegd. Men kan een echelonnering aanbrengen in wie wat of tot welk bedrag kan bestellen. Voorwaarden liggen vast en producten worden geblokkeerd indien ze een bepaalde waarde overtreffen. Budgetten worden gekoppeld aan transacties of afdelingen zodat de financiële administratie wordt ontlast. De ontvangen order voldoet ook altijd aan de minimale specificatie-eis omdat verplichte velden moeten worden ingevuld voordat acceptatie volgt.

Aanvankelijk was e-procurement een verzameling websites van individuele leveranciers. Echter, structuur en standaardisatie zijn nodig voor de besteller om op productbasis, niet leveranciersbasis, verschillende aanbiedingen te kunnen vergelijken. Niet alleen in de techniek van gegevensuitwisseling (gegevensstructuren, protocollen), maar ook in procedures (bestellen, autoriseren, leveren, factureren, betalen).

In de OBI-standaard (Open Buying on the Internet) staat:

• Uit welke componenten een Internet bestelsysteem moet bestaan (webserver, EDI-systeem, catalogus informatie, transactiemogelijkheden).
• Aan welke voorwaarden de componenten minimaal moeten voldoen (beveiliging, technische standaards, beschikbaarheid).
• Volgens welke procedures elektronisch bestellen en betalen wordt afgewikkeld.

Welke gegevens en berichten tussen systemen van leveranciers en inkopende organisaties worden uitgewisseld.

Meer dan software alleen?

E-procurement geeft efficiency verbetering bij dagelijkse inkoophandelingen. Ook de leverancier spint er garen bij als de binnendienst kan worden afgeslankt en de koppelingen tussen verkoop, logistiek en voorraadbeheer kunnen worden geautomatiseerd. Wanneer de leverancier geen koppeling heeft gemaakt met zijn logistieke back-office, dan is de efficiency verhoging beperkt tot de bestelhandeling. Kostenbesparing, door logistieke efficiency, en prijsverlaging zijn dan beperkt.

Logistiek is lastig. Met de toename van e-procurement is het goederenvervoer met 20% is toegenomen; door het grotere bestelgemak (lagere drempel) en 8 en 24 uur leveringgaranties krijgen we kleinere (en dus meer) orders. E-procurement vereist dus ook een slim logistiek concept willen de logistieke kosten niet uit de hand lopen.

E-procurement ondersteunt de end-to-end supply chain langs de elektronische weg. Innovatieve relaties met leveranciers, klanten en logistiek dienstverleners komen in zicht door het uitwisselen van gegevens over voorraden, orders en planning.

E-procurement effent daarmee het pad voor nieuwe inkoopmarkten, partnerships, nieuwe klanten, nieuwe leveranciers en totaal nieuwe mogelijkheden om nieuwe markten met nieuwe producten en diensten te bedienen. Lagere transactiekosten en een grotere beheersing van het inkoopproces betekenen dat bepaalde activiteiten, die bedrijven voorheen zelf uitvoerden, kunnen worden uitbesteed. Bijvoorbeeld voorraadbeheer en interne distributie.

Waar gaat de schoen wringen?

E-procurement wordt lastig wanneer we een bijzonder product willen bestellen. Bijvoorbeeld een industriële centrifugaalpomp. De afnemer wil de markt verkennen en heeft vragen die de computer niet beantwoordt. Hoe lang gaan de koppelingen mee, hoe lang de lagers, hoe is de resistentie tegen zwavelhoudend gas bij 120 C, wat is de levertijd als ik de pomp wil laten verven met epoxy-coating? Of, bij uitzendkrachten, bewaking, projecten of consultancy. Hierbij blijft interactie tussen mensen of op papier vereist. Daarbij kijken we graag even in de pupillen van de aanbieder. Dat geldt ook voor kapitaalgoederen, waarbij zelden sprake is van raamovereenkomsten (tenzij projectmatig) en de afnemer eerst de markt afstroopt naar de juiste commerciële en technische balans. E-procurement biedt de vereiste dynamiek (nog) voor deze transacties nog niet.

Uiteraard zijn er de bekende eisen als gebruikersvriendelijkheid, uptime, stabiele software, voldoende servercapaciteit en hardware faciliteiten. Echter de meest nare bijwerking is technische overschatting. E-procurement wordt vaak aangeboden als intranetpakket, waarbij de leverancier een flinke (en groeiende) database plaatst op het intranet van de afnemer. Wanneer meerdere leveranciers dit doen dan neemt de capaciteit van het intranet snel af. Bovendien heeft de leverancier toegang tot het intranet om zijn pakket te kunnen manipuleren. Is dat wel wenselijk?

Een ander gevaar is het gebrek aan echte standaard software. Dit betekent voorlopig nog dat ieder systeem een eigen idioom kent en een behoorlijke gewenningsperiode in zich herbergt. Dit laat zich met name bij de bestellers zien, waar men soms met tien verschillende systemen van leveranciers moet werken. Daarbij kent de software vele nieuwe releases, waardoor upgrading schering en inslag is met alle resulterende kosten en inspanningen.

Kies bewust. Overweeg eigen e-procurement software en die van de leveranciers. Ook een belangrijke keuze is wie de database opbouwt en onderhoudt; de leveranciers, de onderneming zelf ontwikkelen of een onafhankelijke derde?

Paard van Troje?

Relatieve eenvoud, decentraal bestellen en lage drempels kunnen omzetverhogend werken. Samen met de verbeterde bestelvorm, wordt ook de presentatie verbeterd. Iedereen kent het effect van de reclamefolder. Voor je het weet koop je iets wat niet noodzakelijk is. Ontwerpers en marketingspecialisten laten geen kans voorbij gaan de elektronische etalage zo aantrekkelijk mogelijk te maken. Hier schuilt dus een reëel gevaar dat de intentie en mogelijkheid van besparing wordt overreden door kooplust en zelfs verspilling

Gevaar is ook de relatieve kwetsbaarheid van het medium. Netcapaciteit en storingen zijn een ramp voor productiebedrijven die just-in-time werken. Een storing bij de leverancier kan problemen opleveren die zich nog dagen laten voelen; verloren orders, stilstaande picking systemen of onverklaarbare facturen.

Investeren in e-procurement

Zorgen baart de giga-investering die sommige branches plegen in e-commerce en e-procurement. Het blijft zaak rationeel om te gaan met de investering versus de "return on investment". De ICT sector en hun grote klanten hebben de neiging breed en enigszins opportuun te investeren. Als afnemer moet je je goed afvragen met wie je in zee gaat. Iemand moet tenslotte de kosten betalen. Afnemers moeten de gepredikte kennis van ICT-aanbieders "challengen". Dat kan alleen maar met beleid en kennis. Wordt die niet aangewend, dan is de afnemer bijna zeker een van de donateurs geworden in een mega-investeringscyclus die haar eind nog niet heeft bereikt. Dat is jammer: e-procurement zou in de basis geld moeten kunnen besparen.

E-procurement is niet meer weg te denken. Toch is het zaak weloverwogen te investeren in e-procurement. Een juiste afweging maken tussen de belangen, kosten / baten en kwaliteit. Dezelfde criteria als bij conservatieve inkoop. Het bestelde product moet nog immer aan de eisen voldoen, en de prijs het liefste enigszins dalen. Aan het eind van die overweging moet een batig saldo overblijven waarbij kwaliteit van het product tenminste gelijk is gebleven, de efficiency verhoogd en de logistiek liefst verbeterd. Bij een goed en totaal e-procurement plan kan het eindoordeel louter positief zijn tegenover de conservatieve papieren of telefonische handeling; geen beleid, geen succes!

Wat verandert er voor de inkoper?

E-procurement geeft inkoop de tijd zich toe te leggen op de strategische taken. Het uitvoeren van bestellingen hoeft niet langer te gebeuren door de inkoper, maar door medewerkers zelf. De inkoper wordt facilitator van het inkoopproces. Inkoop onderhandelt met de leveranciers, legt de contracten vast en zorgt voor de opvolging ervan. Inkoop legt de lijst van leveranciers vast, bepaalt en beheert de catalogi en bepaalt de bestelprocedures. Inkoop heeft ook een controlefunctie. Het vastleggen van alle inkoopbestellingen in één systeem geeft transparantie; wie plaatst welke inkopen bij welke leveranciers. Informatie voor strategische en tactische inkoopbeslissingen.

Als inkoper blijf je dus verantwoordelijk voor de gehele inkoop. Die verantwoordelijkheid wordt zelfs groter nu inkoop meer dan voorheen verantwoordelijk wordt voor beslissingen over de logistieke afhandeling, de informatievoorziening en gerichte management informatie.

Een vingeroefening?

E-procurement is de toekomst in facilitaire inkoop. Het spaart geld en tijd aan beide zijden van de tafel en draagt bij aan innovatie en het (inkoop) kostenbewustzijn. Investeringen in de ontwikkeling van e-commerce producten baren zorgen, maar de markt zal het kaf van het koren scheiden. De vinger aan de pols is nodig in het volgen van besparingen. Lagere drempels en een mooie presentatie zijn sterke lokkertjes en maar ook potentiële gevaren op budgettair gebied. De scepsis die nog leeft tegenover elektronische inkooptransacties is ongegrond, los van enkele legitieme bezwaren, die echter gangbaar zijn voor zon relatief nieuw fenomeen.

Stelling

E-procurement voor facilitaire inkoop is niet meer weg te denken. Iedereen in de onderneming wordt zelf inkoper! Echte inkopers moeten nu hun tijd besteden aan het bedenken hoe e-business in inkoop een echt strategische bijdrage kan betekenen; marktplaatsen, commerciële samenwerking met leveranciers in virtuele e-netwerken, supply chain management.

Facilitaire inkoop is niet meer dan een vingeroefening. Het gaat straks om de echte strategische inkoopbeslissingen met behulp van e-business!

A.M.A. Goossens werkt bij GHC International , Inkoop en Management Consultants.

Klik hier voor eerder verschenen artikelen van Walther Ploos van Amstel.