Tipping tractors in het vrijwilligerswerk

Een fantastische scene in de pixar/disney film Cars is wanneer Takel (Mater) en Bliksem (Lightning) McQueen ‘s nachts op pad gaan voor een potje ‘tractor tipping’. Tijdens dit spelletje sluipen Takel en Bliksem op een slapende tractor af en toeteren plots heel hard, waardoor de tractor van schrik achterover kiepert.

De filmscene is geïnspireerd op de ‘fainting goats’, een geit die door een DNA-foutje flauwvalt zodra deze stress ervaart.

In de grappig-serieuze publicatie ‘Boards from Hell’ (Scribner, 1996) is één van de voorbeelden van niet-functionerende bestuursleden hierop geïnspireerd. Bestuursleden vinden het eervol om bestuurslid te zijn. Maar zodra je ze vraagt een vergadering voor te zitten, de organisatie ergens te presenteren of het jaarverslag te snappen, staren ze onrustig naar het plafond en als je doorduwt vallen ze bijna flauw. In bijvoorbeeld sportverenigingen zijn veel mensen ‘fainting goats’: ze willen meesporten maar als je vrijwilligerswerk van ze vraagt geven ze niet thuis. De echte flauwvallers zijn de nog-nooit-vrijwilligers. Daarnaast zijn er mensen die wel eens vrijwilligerswerk hebben gedaan of dat ergens anders doen. Dit zijn de nu-niet-vrijwilligers. Zij hebben geen of een latent flauwval-gen, maar ook zij geven niet thuis als je ze vraagt.

Als leden de omvallende tractoren zijn, dan zijn Takel en Bliksem de vrijwilligerscoördinatoren die vol energie op zoek gaan naar vrijwilligers. Hoe kunnen vrijwilligerscoördinatoren voorkomen dat hun getoeter leidt tot ‘fainting goats’ of ‘nu-niet’ antwoorden? Centraal staat volunteerability (de employability van het vrijwilligerswerk) met drie componenten: bereidheid, beschikbaarheid en bekwaamheid. Binnen de metafoor van de fainting goat leidt dit tot drie vragen:

1. Hoe maken we het stress-gen (‘ik-vrijwilligerswerk?’) onschadelijk?
2. Hoe voorkomen we de stress (‘wat-vraag-je-van-mij?) zodat ze niet omvallen?
3. Hoe helpen we de omgevallen tractor weer overeind (ehhh, dat niet maar…)?

Het stress-gen onschadelijk maken

Het stress-gen heeft te maken met de (on)bereidheid van mensen om vrijwilligerswerk te doen. Haski-Leventhal et al. (2017) laten zien dat ‘nog-nooit-vrijwilligers’ (geen vrijwilligerswerk de laatste vijf jaar) het stress-gen hebben en hun onbereidheid, onbeschikbaarheid en onbekwaamheid vooral gebaseerd is op eigen gepercipieerde (on)mogelijkheden. Ook de ‘nu-niet’ vrijwilligers (laatste 12 maanden niet) zien de vraag nu even niet zitten, maar zijn makkelijker over te halen omdat ze wel het vrijwilligers-gen hebben! Ze zijn in principe bereid, maar ervaren even geen beschikbaarheid of bekwaamheid.

Aan de andere normen en waarden van de ‘nog-nooit-vrijwilliger’ kan een vrijwilligerscoördinator weinig doen. De ‘nog-nooit-vrijwilliger’ moet gewoon kennismaken met vrijwilligerswerk door hem ernaar te geleiden. Dat kan op twee manieren: normatieve dwang (u moet, anders wordt u van activiteiten uitgesloten of betaalt u meer) en functioneel organiseren (een dwingend rooster). Het gevolg is dat mensen in ieder geval een keer vrijwilligerswerk gedaan hebben en als ze het daarna nog steeds niet begrijpen is er niets verloren! Wellicht niet netjes maar ze gewoon aan het werk zetten zonder (vooraf) te vertellen dat het vrijwilligerswerk is, zou bij veel (sport)verenigingen wel eens kunnen helpen.

Het voorkomen van omvallen

Het toch omvallen van ‘nu-niet’ vrijwilligers wordt door twee factoren verklaard.

Ten eerste verwachten zij niet of nauwelijks dat ze gevraagd gaan worden, of doen zelfs hun best om niet gevraagd worden. Onverwacht vragen (toeteren) leidt dan tot omvallen. Gekoppeld hieraan twijfelen ze of ze de gevraagde werkzaamheden wel willen (bereidheid) of kunnen (bekwaamheid en beschikbaarheid) uitvoeren. Het voorkomen van omvallen kan door aankondigen, niet besluipen en niet bedreigend vragen. Een duidelijke agenda met piekmomenten maken aan het begin van het jaar en die voortdurend laten zien werkt verhelderend!

Ten tweede schrikken ‘nu-niet-vrijwilligers’ van het totale en onoverzienbare commitment dat gevraagd lijkt te worden. Maak daarom als vrijwilligersorganisatie ook duidelijk dat bijvoorbeeld 5 keer een vrijwilligersbijdrage genoeg is. Of stel een 100-punten systeem in en accepteer dat mensen die daaraan eenmaal hebben voldaan de rest van het seizoen nee mogen zeggen. Kortom: maak een duidelijke keuze.

Omgevallen tractoren helpen opstaan

Desondanks is het toch mogelijk dat de ‘nu-niet-vrijwilliger’ bleekjes wegtrekt als deze benaderd wordt. Hem helpen om overeind te komen is een onderhandeling tussen de vrijwilligerscoördinator en de flauwgevallen vrijwilliger. Onderhandelen is niet zo heel vreemd, want eigenlijk zal de vraag van de organisatie nooit volledig passen bij de mogelijkheden van de vrijwilliger. Er moet onderhandeld worden over beschikbaarheid en bekwaamheid en daarmee indirect over de bereidheid om ook nu weer ja te zeggen.

Van de vrijwilligerscoördinator wordt concreet een uitgestoken hand verwacht om ze overeind te trekken, door het aangaan van een dialoog over wat wel mogelijk is volgens de vrijwilliger. Ga van de organisatievraag naar het vrijwilligersaanbod. Snap dat de gemiddelde markt voor vrijwilligers precies andersom werkt dan die voor beroepskrachten. De organisatie moet zich aanpassen aan de medewerker, niet andersom. Meijs en Brudney (2007) hebben hiervoor de vrijwilligerswerk-fruitautomaat ontwikkeld. Deze heeft drie draaischijven gelijk aan het concept volunteerability: bereidheid, beschikbaarheid en bekwaamheid. De fruitautomaat betaalt uit wanneer er een winnend vrijwilligersscenario ontstaat omdat de drie B’s van vrijwilliger en organisatie bij elkaar komen. En dat werkt B voor B: zet een winnende schijf vast (hold) en werk dan aan de anderen. Een omgevallen tractor krijgt de vragen “wat kan je wel?” (bekwaamheid) en “wanneer kan je wel ?” (beschikbaarheid). Een van de twee vormt dan het begin.

Conclusie

‘Nee zeggen’ in het verleden is geen garantie voor het niet doen van vrijwilligerswerk in de toekomst. Om te zorgen dat mensen niet ‘flauwvallen’ als er een beroep wordt gedaan op hun vrijwillige inzet, moet je als organisatie dus in eerste instantie goed opletten wanneer, hoe, wat en hoeveel je van mensen vraagt en waarom juist zij dit kunnen/moeten doen. Bereid je verzoek daarom goed voor: stuur een rooster aan het begin van het jaar of maak om de zoveel tijd een menukaart met klusjes waar mensen zich op kunnen inschrijven. Wat ook zou kunnen helpen is geleid vrijwilligerswerk. Daarbij moet de vrijwilligerscoördinator wel oppassen dat de ‘nog-nooit-vrijwilliger’ best een heel belangrijke kernvrijwilliger kan zijn in een andere organisatie. En dan heeft deze persoon zeker het vrijwilliger-gen en valt niet flauw!

Maar zijn jouw tractoren al omgevallen, omdat je (per ongeluk) als Takel en Bliksem aan de slag bent gegaan, dan kun je jouw mensen altijd weer omhoog helpen. Een persoonlijke benadering werk dan goed. Kortom, ga aan de slag zoals een fruitmachine werkt: zorg stukje bij beetje dat de potentiële vrijwilliger dichterbij complete volunteerability komt. JACKPOT, en iedereen wint!

Auteurs
Prof. dr Lucas Meijs is als hoogleraar ‘Strategische Filantropie en Vrijwilligerswerk’ verbonden aan de vakgroep Business-Society Management van de Rotterdam School of Management, Erasmus Universiteit. Ook als docent verbonden aan het Parttime Master Bedrijfskunde programma van RSM.
Philine van Overbeeke is onderzoeker aan RSM. Behaalde in 2016 haar bachelor Bedrijfskunde aan RSM en voltooide in 2017 haar Master Global Business & Sustainability.
Frans-Joseph Simons is afgestudeerd aan het Parttime Master Bedrijfskunde programma van RSM en historicus en werkt als onderzoeker aan de Rotterdam School of Management.

Informatie over deelnemen aan het Parttime Master Bedrijfskunde programma van RSM. Of bezoek een informatiesessie.

Referenties:

• Brudney, J. & Meijs, L.C.P.M. (2007). Winning Volunteer Scenarios: The Soul of a New Machine. The International Journal of Volunteer Administration 14(6), 68-79.
• Handy, F., & Cnaan, R. A. (2007). The role of social anxiety in volunteering. Nonprofit Management and Leadership, 18(1), 41-58.
• Haski‐Leventhal, D., Meijs, L. C., Lockstone‐Binney, L., Holmes, K., & Oppenheimer, M. (2017). Measuring Volunteerability and the Capacity to Volunteer among Non‐volunteers- Implications for Social Policy. Social Policy & Administration.
• Scribner, S. M. (1991). Boards from Hell. Scribner & Associates.

Deze bijdrage is een ingekorte versie uit: sportknowhowxl.nl