Versnel kennismanagement via een e-leeromgeving

• Introductie
• Een aanvullende leeromgeving als uitdaging
• De praktijk van de e-leeromgeving: overal toepasbaar
• Leerpunten uit de onderwijspraktijk
• Nieuwe toepassingen voor de bedrijfspraktijk
• De winst voor users
• Een evaluatieonderzoekje in de onderwijspraktijk
• Bereidheid tot vernieuwing is niet vanzelfsprekend

introductie

De ontwikkelingen in ICT zijn voor de lezers van dit e-magazine uiteraard geen gesloten boek. En, zo blijkt mij herhaaldelijk, op management niveau zijn er steeds meer mensen die ICT ook echt beginnen te benutten. De weg naar het internet lijkt definitief gevonden te zijn, is het niet zakelijk dan wel privé. Het wordt dan ook steeds interessanter te kijken of er naast b.v. datawarehousing en datamining ook iets met internet of intranet kan worden gedaan binnen de eigen organisatie.

Een van de mogelijkheden is het creëren van elektronische leeromgevingen waarbinnen allerlei zaken als management-development, kennismanagement, gezamenlijke strategische informatie-uitwisseling, strategieontwikkeling en operationeel leren samen kunnen komen. Dit uiteraard als aanvulling op de vastgelegde fysieke contacten die velen hebben in de interne en externe netwerken van de organisatie.

een aanvullende leeromgeving als uitdaging

In mijn onderwijsactiviteiten voor de postdoctorale controllersopleiding van de Erasmus Universiteit vroeg ik mij twee jaar geleden af hoe kan ik bij deze opleiding veel effectiever gebruik zou kunnen maken van ICT. Ik wilde naast de hoorcolleges effectiever met de werkcollegetijd omspringen. Ik had toen net iets gezien van het programma Learning Space zoals dat via Lotus notes door IBM is ontwikkeld.

In het afgelopen collegejaar heb ik met de Socrates leeromgeving gewerkt en ik ben nu actief in een Blackboard leeromgeving . Deze Amerikaanse leeromgevingsproducten zijn heel handig en goed ontwikkeld en vooral gebruiksvriendelijk. Ze kunnen heel nieuwe ervaringswerelden in ondernemingen brengen.

Een leeromgeving is in feite niets anders dan een elektronisch klaslokaal. Iedere student/cursist kan het via een username en password bezoeken en er worden opdrachten, mededelingen, leerstof , belangrijke links naar goede sites, groepsdiscussies (discussion boards) enzovoorts op aangeboden waar men als ingeschreven student aan mag/moet meedoen. De docent is de regisseur en heeft er een mogelijkheid bij om zijn studenten te prikkelen tot verwerving en uitwisseling van kennis.

de praktijk van de e-leeromgeving: overal toepasbaar

Het hiervoor genoemde Blackboard, dat mij de afgelopen zomer onder ogen kwam, maakt het allemaal nog makkelijker voor de docent (de regisseur van het leerproces) en de studenten. Essentieel is dat de gebruiker van een elektronische leeromgeving zelf zijn content op het web moet kunnen zetten, zonder enige html kennis en zonder steun van een helpdesk of ICT afdeling. Nu, dat kan zonder problemen bij Blackboard.

Voorbeeld van openingsscreen met announcements op Blackboard

zeer geschikt voor bedrijfsleergroepen

In bedrijven kunnen een zelfde soort leeromgevingen worden gecreëerd voor tevoren scherp gedefinieerde doelgroepen. Denk aan een Management Development groep, een bepaalde functioneel verbonden groep (alle inkopers, of marketeers of pz-mensen, etc.).

De aanpak van zon bedrijfsleergroep is betrekkelijk eenvoudig . Neem bijvoorbeeld een aanbieder van HRM diensten met een groot aantal decentrale vestigingen, die een extra stimulans wil creëren voor belangrijke medewerkers op die vestigingen met als doel: leren van elkaar zonder dat er steeds fysiek vergaderd hoeft te worden, want dat kost veel werktijd. Tegelijkertijd wil men ook de onderlinge betrokkenheid verhogen. Voor de hand liggend is om dit eens uit te proberen met zon virtuele leeromgeving naast een veel lagere frequentie van fysieke samenkomsten. De eerste pogingen worden nu ondernomen.

De learningnetwork aanpak ontwikkelt zich snel. Als mensen eenmaal in zon virtuele leergroep worden betrokken is het logisch dat steeds hogere eisen worden gesteld aan wat men voor zijn neus krijgt. Liefst afgewogen informatie, liefst multimediaal. We zien een hele bedrijfstak ontstaan van e-ontwerpers die content tot veel hogere niveaus brengt voor de leerconsumptie van de verwende netuser.

leerpunten uit de onderwijspraktijk

de intensiteit van de interactie neemt toe

Het belangrijkste leerpunt bleek te zijn dat alles intensiveert. De participanten in het netwerk, de instructor voorop, zijn veel sterker aan elkaar gekoppeld (7 x 24 uur) dan ooit te voren, door de dwingende aanwezigheid van opdrachten en interacties, naast de wekelijkse ontmoetingen in de collegezaal.

coproductie/sharing wordt normaal

Een tweede leerpunt bleek dat deelnemers in een leernetwerk sneller worden aangezet tot het inbrengen van verbeteringsvoorstellen bij de docent. Coproductie van het leren kan al snel een normale zaak worden. Men vindt interessant materiaal en geeft dat door via links of door content aan te dragen. De e-leeromgeving houdt dit vast, uiteraard ook voor volgende leergroepen die een zelfde inhoudelijk e-omgeving wensen.

nieuwe toepassingen voor de bedrijfspraktijk

alle soorten leergroepen zijn mogelijk

Door de handige manier waarop gelegenheidsgroepen kunnen worden geregeld binnen en naast de leergroep zijn er vele mogelijkheden van interactie te organiseren, zonder tijdrovende (tussentijdse) vergaderingen.

nieuwe motivatoren

Vanwege de mogelijkheden om separate incentives te verstrekken bij actieve deelname aan virtuele leeromgevingen (te zien aan de mate van coproductie) kunnen hiervoor nieuwe wegen worden bewandeld. Aardig is ook dat op de site een overzicht kan worden bijgehouden van ieders prestaties en dat de student die zelf ook kan bezoeken (de zo genaamde grading ) Mij is inmiddels gebleken dat dit hoekje veel wordt bezocht door de studenten.

strategische feedback vanuit de operaties

Bekend is dat klassieke top-down benaderingen van strategische planning onvoldoende functioneren. Grassroot aanvullingen en bottom-up nodig zijn als aanvulling op de topview. De te overwegen strategische acties worden rijker en beproefder. Er kunnen gemakkelijker geslaagde implementaties ontstaan. Een leeromgeving kan een voorlopig idee uit het topmanagement eerst eens van alle kanten laten bekijken door een daarvoor uitgezochte handpicked leergroep en snel tot aanvullingen en amenderingen komen. Juist de snelheid is van belang want we praten niet over dagen maar over uren.

moderne aanvulling op het klassieke controlmechanisme

Naast de Balanced Scorecard is er zo een belangrijke aanvulling in de control te maken. Niemand heeft nog redenen om niet direct contact op te nemen met betrokkenen, de baas of anderen in de organisatie, als er enige twijfel zou zijn voor men gaat handelen. Juist de mogelijkheid van leergroepen die rondom bepaalde strategische programmas worden ingericht en waar men - waar ook gevestigd - aan mee doet, maken het allemaal zeer effectief.

'real time strategic change'

Jacobs deed in zijn gelijknamige werk van zich spreken door een aanpak neer te zetten voor grootschalige veranderingsprocessen die via een reeks stappen van congressen en workshops tot directe implementatie zouden kunnen leiden. Door daarnaast via e-leeromgevingen de juiste spelers vroegtijdig uit te nodigen mee te doen, kan er scherper worden gediagnosticeerd en een breder pakket van verbeteringsalternatieven worden geproduceerd. Bovendien kan de veranderingsbereidheid hiermee worden vergroot.

de winst voor users

bereikbaarheid van instructor/regisseur en collegas

Er is een groeiende groep consumenten die de middelen hebben om elektronisch in hun behoeften te voorzien. Denk hierbij aan andere manieren van winkelen, nieuwsvergaring, informatievergaring en onderwijs. Ook in hun organisatie willen ze deze voordelen kunnen genieten.
Grote wensen hierbij zijn gemak, snelheid, eenvoud, actualiteit en aantrekkelijkheid. Digitale leeromgevingen spelen op deze wensen in door in leerprocessen in hapklare brokjes, multimediaal en interactief aan te bieden, naast de klassiek fysieke bijeenkomsten.

Kortom voor de user geldt:

gemak
de cursist kan altijd en overal zowel passief als interactief leren

snelheid
de ervaring leert dat de leercurve steiler wordt

eenvoud
een duidelijke vormgeving en navigatie dragen hier aan bij

actualiteit
updates worden via internet verspreid

aantrekkelijkheid
multimediale elementen, mits functioneel, spreken tot de verbeelding en dragen bij aan het leerproces

een evaluatieonderzoekje in de onderwijspraktijk

Na het eerste jaar in het onderwijs bleek:

• meer dan 75 % van de studenten was positief over het te allen tijde beschikken over relevante informatie
• onderwijs genieten met behulp van een computer wordt steeds vanzelfsprekender gevonden en is efficiënter
• men went heel snel aan efficiënt communiceren met de docent

Een belangrijke constatering was ook dat men meer tijd ging besteden aan het studeren voor dat specifieke vak met zijn aanvullende e-leeromgeving en daarmee dan ook hogere resultaten haalde dan voor andere vakken.

Voorbeeld van communicatiescreen op Blackboard

bereidheid tot vernieuwing is niet vanzelfsprekend

Een van de belangrijkste struikelblokken voor het introduceren van dit type leeromgevingen kan wel eens de docent zelf zijn. Hij of zij moet van vertrouwde benaderingen naar compleet nieuwe werkwijzen. Dat levert de gebruikelijke weerstanden op. Ook hier zullen we zien dat de wet van Rogers geldt: na de early innovators komen de late innovators en dan pas de silent majority die het eerst allemaal nog even wil aankijken. Om het over de hardnekkige resisters maar niet te hebben.

Als change-agent van professie heb ik in mijn eerste ervaringsjaar twee keer een demonstratie georganiseerd voor collegas. De eerste keer tekende vrijwel niemand in, de tweede keer zon 20 mensen. Toen bleek men al van mijn (ook hun) studenten vragen te hebben gekregen in de zin van '...waarom doet u ook niet zo iets?'. Over enkele jaren zal de e-leeromgeving een basisvoorziening zijn

Literatuur

Jacobs, Real Time Strategic Change ,1994, Berrett-Koehler Publishers , San Francisco)

Rogers E , Diffusion of Innovations , 1995, The Free Press , New York