Tooth-to-tail ratio: overhead bij een hoger geweldsniveau

‘Ruif-etertjes en verborgen werkeloosheid....’ waren de laatste woorden die ik opving van een telefoongesprek in de stiltecoupe in de 1e klas afgelopen vrijdag. Een duidelijk geïrriteerde jonge consultant blies even mobiel stoom af tegen een collega. De markt was dramatisch. Dag en nacht was hij aan het werk om nieuwe projecten binnen te halen en dan werd hij vervolgens intern ook nog eens lastig gevallen met eindeloze meetings over onbenullige zaken, complexe procedures, een halve mailbox vol onzinnige interne berichtjes, verplichte coachingsgesprekken en veel, heel veel bemoeials; ‘hoe kun je nu toch zo je werk doen, verzuchtte hij’.

Jeuk en uitslag kreeg hij van alle collega’s die hem moesten ‘supporten’ in zijn werk. Ze bemoeiden zich met zijn offertes, zijn projectadministratie, zijn projectrisicoaudits, zijn calculaties, de persoonlijke ontwikkelingsplannen van zijn team, zijn lead-, acquisitie-, offerte- en deelprojectcodes, neuzelden over zijn facturen, verzonnen de een na de andere nieuwe kwaliteits- ARBO- en milieurichtlijn, berekenden het privégebruik van zijn mobieltje en blokkeerden tenslotte zijn volle mailbox. En, ze bemoeide zich vooral met elkaar in de volle vergaderzaaltjes met belegde broodjes en melk... met maar een doel: jou te belemmeren ook maar een enkel productief uur bij klanten te maken. En dat allemaal in die stiltecoupe in de eerste klas tussen Amersfoort en Amsterdam.

Stof tot nadenken. Bij Defensie kennen we de tooth-to-tail ratio. De verhouding tussen de ‘tanden’ van de krijgsmacht en de ‘staart’ daarvan. De tanden zijn daadwerkelijk gevechts- en direct gevechtsondersteunende militairen (infanterie, cavalerie en artillerie), die tegen de vijand vechten, de staart is het ondersteunend personeel op administratieve, dienstverlenende, facilitaire en staffuncties. Die staart vertraagt direct je opereren, als je staart niet goed hebt gedimensioneerd. Die staart moet je steeds opnieuw scherp in de gaten houden, anders kom je niet meer aan opereren toe.

Zo zouden we ook moeten kijken naar alle overhead in onze organisaties. Welke waarde creëert die staart voor de organisatie nu, vandaag. Of vernietigt die staart juist waarde in de huidige, lastige marktomstandigheden? Wat levert die ondersteuning bij offertes nu echt op? Daadwerkelijk meer resultaat in de markt? Wat levert dat gedoe met acquisitie- en klantcodes op? Daadwerkelijk minder betalingsproblemen? Wat levert die nieuwe kwaliteitsprocedure op? Daadwerkelijk meer klanten en meer winst? Betekenen al die HR-procedures nu ook meer productieve uren en een hogere klanttevredenheid?

Meten is weten! De oude vertrouwde Overhead Value Analyse mag weer uit de kast. Wat is elke stukje overhead in geld waard? Laten we die combineren met Six Sigma en Lean Thinking en het gevecht met het overheadmonster aangaan.

Defensie praat over opereren op een steeds hoger geweldsniveau. Juist dan moet je geweldig goed samenwerken met de staart. Die staart is immers de polsstok voor het militaire optreden. Die staart past zich daarom steeds opnieuw aan, aan wat er voor het militaire optreden nodig is. En daarin zit de crux. Is er ook niet sprake van een steeds hoger geweldsniveau in onze organisaties vandaag? De tanden moeten scherper dan ooit zijn.

Is de overhead in jouw organisatie het laatste jaar echt aangepakt? Levert die overhead vandaag de dag waarde voor wat er echt toe doet? Of.... willen we het eigenlijk niet weten. Tijd om eens met elkaar in gesprek te gaan.

Walther Ploos van Amstel.