Succesvol een bedrijf afsplitsen

Omdat de afsplitsing van een bedrijfsonderdeel bij veel bedrijven maar één keer in hun bestaan voorkomt, is de voorbereiding en uitvoering voor de betrokken medewerkers vaak onbekend terrein. Het succes van de afsplitsing van een bedrijfsonderdeel is afhankelijk van effectief mensen(samen)werk. Misschien wel de belangrijkste eigenschap van een effectief team is: niet ‘verwijten’, maar ‘onderzoeken’. Anders gezegd: isoleer het probleem, niet de persoon.

Waarom onderzoek juist bij afsplitsingen van belang is

Kort gezegd, een grondige analyse is essentieel voor het uiteindelijke slagen of falen van een afsplitsing. Omdat een afsplitsing voor vrijwel alle betrokkenen onbekend terrein is en de deadlines scherp zijn, moet zo snel als mogelijk de werkelijke situatie inzichtelijk worden. Met name, welke verbanden bestaan er tussen welke functies en processen? En dit is in geval van een afsplitsing één van de ingewikkeldste activiteiten. Organisaties zijn gewend om chronologisch te werken.

Bij een afsplitsing echter worden processen en functies op onverwachte en vaak vooraf onbekende plaatsen geraakt. Met gevolgen die vaak niet de logica van de bekende procesgang volgen, en daarmee dus niet zomaar inzichtelijk zijn.

Goed inzicht in welke onderwerpen relevant zijn, vereist dan kennis van zaken en inzicht in de onderlinge verbanden vereist intensieve samenwerking tussen mensen en afdelingen die dat voordien niet deden. Medewerkers moeten zich dan veilig voelen om in alle openheid met elkaar van gedachten te wisselen.

Wat betekent het als mensen zich niet veilig voelen?

In een teams waarin mensen zichzelf niet veilig voelen doordat elkaar mogelijk verwijten worden gemaakt, wordt in geval van problemen eerst de persoon aangepakt of zelfs uit het team gezet. Als je echter verder kijkt kan het zomaar blijken dat het probleem niet persoonsgebonden was maar een oorzaak had die gelegen was in de gebruikte aanpak of die juist technisch van aard was. Dit betekent dat als de oorzaak niet bij de bron wordt aangepakt, de kern van het probleem onbesproken blijft en daarmee dus een risico vormt voor het slagen van de afsplitsing.

Een cultuur van elkaar ‘niets verwijten’ daarentegen maximaliseert de kans om alle relevante onderwerpen boven tafel te krijgen om ze daarna nauwkeurig met elkaar te kunnen analyseren. En in een cultuur van ‘elkaar niets verwijten’ is voluit plaats voor vertrouwen en openheid, precies datgene waar in de realisatie van een succesvolle afsplitsing behoefte aan is.

Bij een afsplitsing zijn alle oren, ogen en denkkracht nodig om er zeker van te zijn dat we niets over het hoofd hebben gezien op het moment dat de afsplitsing ‘live’ gaat.

En dat geldt niet alleen binnen het team maar ook voor externe partners

Een cultuur van ‘niet verwijten’ gaat ook verder dan alleen het interne team. Het geldt ook voor de samenwerking met externe partners. In partnerships waarbij in geval van fouten meteen de vinger naar de partner wordt gewezen, is de sfeer gespannen en wordt in de contacten sterk op woorden gelet, vanuit de vrees iets verkeerds te zeggen of te doen. Vrijheid van denken om te komen tot vernieuwende oplossingen blijft dan ook vaak uit. Elkaar behoeden voor valkuilen is in zo’n situatie niet aan de orde.

Uit de praktijk

Eén van de kenmerken van een afsplitsing is dat er een opschoning plaatsvindt tot letterlijk in alle hoeken en gaten van het af te splitsen bedrijfsonderdeel. De nieuwe eigenaar start het liefst zo snel mogelijk met het optimaliseren van alle kosten veroorzakende aspecten, zoals benodigde kantoorruimten, opschoning van voorraadmagazijnen, inzet van externe partijen en veel meer.

Voorraden die het gevolg zijn van fouten uit het verleden (bijvoorbeeld door een foutieve bedrukking) worden in de praktijk nogal eens netjes ‘weggewerkt’. Lees: letterlijk onder een zeiltje verstopt en in de resultaten als voorraad opgenomen in plaats van ze af te schrijven. Vanuit een houding van ‘dat is een probleem ja, maar ík ga het niet melden, want dan heb ik het gedaan’.

Bij een fysieke opschoning van voorraden is dit niet langer mogelijk. Iemand gaat namelijk twee vragen stellen, namelijk: ‘Wat doet deze voorraad hier?’ en ‘Wanneer wordt deze voorraad uitgeleverd?’ Nu zal alsnog blijken dat het de consequentie van een foutieve actie uit het verleden is en zal een afschrijving alsnog onvermijdelijk blijken te zijn. Wat het management uiteraard niet vrolijk stemt. Het jarenlang achterhouden van de werkelijke situatie heeft uiteindelijk geleid tot veel hogere kosten voor opslag en een verslechterde verstandhouding tussen betrokken managers.

Mijn advies
Wees je bewust van het bestaan van dit type handelen binnen organisaties. En vergis je niet, het komt vaker voor dan je verwacht. Probeer deze manier van handelen waar het kan buiten je afsplitsingsteam te houden en creëer een open en veilige sfeer waarin juist waardering is voor het delen van relevante onderwerpen. Nogmaals: ‘Isoleer altijd het probleem, en nooit de persoon.’