Waarschijnlijk zijn er weinigen die het nut van evalueren ontkennen. En toch lijkt het een beetje op ‘naar de tandarts gaan’. Je weet dat het goed voor je is, maar je doet het niet voor de lol. En dat is dan alleen nog maar over het gevoel vooraf.  De gemiddelde evaluatie wordt uitgevoerd na afsluiting van het project.  Er worden wat projectmedewerkers en betrokkenen geïnterviewd. “Wat vond je van …”.  De grootste missers komen uiteraard aan bod, maar wat precies de aanleiding was? De meeste verbeterpunten zijn alweer vergeten en komen niet of nauwelijks aan bod. Het rapport wordt opgeleverd en …. beland onder op de stapel. Er zijn immers weer nieuwe projecten die alle aandacht vragen. Ook al is de hierboven beschreven evaluatie van matige kwaliteit, er zou allicht iets van geleerd kunnen worden, waarmee het volgende project weer beter kan. Als je je eigen processen niet wilt verbeteren en telkens tegen dezelfde lamp wilt lopen, doe dan gewoon géén evaluatie!

Stel dat je wél iets wilt bereiken met evaluatie, dan volgt hier een goede aanpak, die zich in de praktijk heeft bewezen:

• start al direct in het voortraject met de evaluatie
• alle projectmedewerkers zijn continu verantwoordelijk voor het evaluatierapport
• stimuleer projectmedewerkers om vergissingen, omissies, problemen te melden
• ze noteren iedere onregelmatigheid, inclusief aanleiding en gevolgen
  (als je geen tijd hebt, maak je een korte notitie, die je later uitwerkt)
• indien mogelijk geeft de melder ook gelijk een suggestie voor verbetering
• maak een hoofdstukindeling die gelijk is aan de projectfases en subfases, zodat goed terug te voeren is waar de verbetering plaats dient te vinden
• creëer een sfeer waarin het niet erg is om over fouten te praten
  (dus geen afreken-, of deadline-cultuur)
• zet een evaluatiemoment op de agenda van projectoverleg, ochtend- of avondgebed
• maak twee medewerkers verantwoordelijk voor de opvolging van evaluatiepunten
• ieder evaluatiepunt moet z.s.m. verbeterd worden, waarbij veroorzakers en omstanders betrokkenen worden om direct het leereffect te bereiken
• punten die betrekking hebben op zwakke plekken in procedures, methodes, sjablonen, instrumenten, of die te maken hebben met reguliere afdelingen (niet project) moeten direct leiden tot aanpassing/ verbetering van die werkwijze
• verbeteringen en suggesties worden bij het evaluatiepunt genoteerd
• verbeteringen worden z.s.m. met alle betrokkenen doorgenomen
• aangebrachte verbeteringen worden expliciet opnieuw geëvalueerd
  (ook als de nieuwe situatie helemaal goed verloopt)
• tijdens projectoverleg wordt feedback gevraagd over (grotere) verbeteringen
• bij afronding van het project wordt nog eens gekeken welke punten er nog open staan en hoe die alsnog opgepakt kunnen worden. Indien nodig, vraag extra resources om die punten af te handelen (hoeft niet per sé op projectbudget!), want ze ergens anders beleggen is uitstel en dat leidt tot …

Op deze manier zorg je voor een leereffect op het moment dat het probleem nog ‘zeer doet’. Door de verbetering direct door te voeren, wordt het risico op herhaling (ook voor volgende projecten) verkleind. Als belangrijkste bijproduct zorgt deze werkwijze voor een kleine cultuuromslag: er is tijd en aandacht voor verbetering, ook op individueel niveau. De extra benodigde tijd is verwaarloosbaar, terwijl het effect direct zichtbaar is. “Evalueren” wordt  “Evaluleren”. Deze en nog meer tips over projectmatige veranderaanpak zijn terug te vinden op www.SlowChangeMgt.nleen platform voor professionals in projectmatige veranderingen.