Schaalvergroting

De afgelopen jaren hebben we een enorme schaalvergroting gezien in allerlei branches. Deze werden vaak ingestoken onder de noemer samen sterker, kostenefficiency bereiken, groei van expertise, het kunnen verbijzonderen van specialistische activiteiten zoals HR of het verminderen van de kwetsbaarheid van de organisatie. Laten we ze eens even langslopen.

- Samen sterker: het is meer een slogan dan een argument, het heeft veelal wat te maken met een van de andere factoren. In een enkel geval wordt er nog wel eens het machtselement aan toegevoegd, zoals bij woningbouwverenigingen die zogenaamd sterker staan tegenover een gemeente. Of dit een zuiver argument is en of je daar echt je organisatiestructuur op moet richten is zeer de vraag.

- Kostenefficiency: door zaken samen te voegen kun je op een aantal (ondersteunende) activiteiten synergie-effecten bereiken. Het valt inderdaad te beredeneren dat je op bepaalde functies kunt besparen en soms lukt dat ook nog. Het is in ieder geval goed uit te rekenen en daarmee heb je een krachtig element voor schaalvergroting in handen. Helaas lukt het vaak niet. Ten eerste omdat schaalvergroting ook leidt tot extra behoefte aan communicatie en afstemming. Gevolg, vergaderingen extra, een bedrijfsblad (dat ook nog gevuld moet worden), een communicatiemedewerker er bij etc. Ten tweede omdat bij de werkzaamheden vaak blijkt dat de omvang van de activiteiten ook nog een bepaald gevolg hebben voor de benodigde bezetting, waardoor van de 2 functies er niet 1 wegvalt maar bijvoorbeeld slechts 0,7 FTE bespaard kan worden. Daarnaast wordt er vaak niet op de juiste manier het besparingspotentieel geborgd. Voor de overgangsperiode mogen ‘boventalligen’ nog even meedraaien. Altijd blijkt dan dat er zich na niet al te lange tijd allerlei activiteiten extra nodig of nuttig blijken te zijn waardoor deze mensen niet kunnen afvloeien, meestal tot grote vreugde van alle betrokkenen (maar helaas gaat daarmee de geplande besparing de mist in). Fusies die gericht zijn op dit element zijn vrijwel zeker gedoemd te mislukken.

- Groei van expertise. Door schaalvergroting ontstaat meer massa voor specialistisch werk. Het ontstaan van meer daarvan kan een argument zijn, maar dan vanuit kwetsbaarheid (zie hierna). Als er voldoende werkaanbod is om expertise in stand te houden en de daarbij benodigde continuïteit is gewaarborgd, is dit eigenlijk geen argument voor schaalvergroting.

- Het kunnen verbijzonderen van specialistische activiteiten naar staf. Een veel gehoorde wens. Het is echter de vraag in hoeverre dit echt een vooruitgang biedt. Zeer velen zullen met mij ervaren hebben dat stafafdelingen vaak niet leveren wat er van ze verwacht wordt, de gang van zaken stroperiger wordt in plaats van soepeler, terwijl managers zich ten onrechte niet meer verantwoordelijk voelen. Over hoe dit soort mechanismes werkt volgt binnen kort nog een aparte column. Bovendien is het zo dat als je niet de schaal hebt om dit te verbijzonderen, je deze expertise ook nog extern kunt inhuren of samen met collega’s kunt opzetten.

- Verminderen van de kwetsbaarheid van de organisatie. Eigenlijk is dit hiervoor al aan de orde gekomen, dit is in mijn optiek misschien wel het enige goede argument om tot schaalvergroting over te gaan. Als je een deskundigheid niet meer kunt garanderen omdat de volumes te laag zijn, heb je omvang nodig. Ook dit kan overigens soms door samenwerking, of door externe inkoop gerealiseerd worden.

- Dan tenslotte nog een argument dat niet genoemd of zelfs ontkend wordt: aanzien, macht, ego en beloning voor directie, bestuurders en managers. Dit aspect is helaas in heel veel gevallen de echte drijfveer die zo krachtig is dat de overige argumenten met zeer veel kracht naar voren worden gebracht en zonder de vereiste kritische blik worden bekeken.

Kortom: de meeste argumenten voor schaalvergroting zijn niet zo sterk als vaak gedacht wordt. Bovendien worden de negatieve effecten van de grotere schaal vaak ernstig onderschat. De communicatie wordt moeilijker, er zijn meer structuren nodig. Bovendien worden veelal regels en normen bedacht om alles beheersbaar te houden waardoor de professionaliteit van de medewerkers minder goed benut wordt.
Zonder te willen generaliseren zou ik toch willen stellen dat in heel veel gevallen geldt: Small is beautiful.