Samenwerken is niet makkelijk

Samenwerken tussen mensen in organisaties is een middel om een bepaald doel of resultaat te behalen. De gehanteerde definitie van samenwerken zegt iets over de verwachtingen die een organisatie heeft van samenwerken met een andere organisatie.

Samenwerken lijkt zo eenvoudig, iedereen kent het woord en kent de mogelijkheden zonder de exacte inhoud te weten. Het valt niet mee om onder woorden te brengen wat samenwerken, is of voor jou doet. Soms heeft het betrekking op je zakenpartner. Jullie begonnen 50-50 aan de inspanningen om de samenwerking tot een succes te maken, maar waarom heb je dan nu het gevoel dat het 80-20% is? Je wilt wel eens de waarheid vertellen, maar ja….. de klant is wel goed voor een belangrijk deel van je omzet…. Of je zakenpartner heeft 'op papier' toch wel een interessant 'potentieel' netwerk…

Wat gaat er fout?
Een aantal redenen liggen ten grondslag aan deze ongewenste situatie:

* vooraf zijn geen duidelijke afspraken gemaakt over de input en de output
* tussentijds zijn de eisen vanuit de opdrachtgever of partner bijgesteld
* de verwachtingen zijn niet goed gemanaged

Evalueren over de voortgang
Met langere trajecten moet je tussentijds evalueren over de voortgang. Het neigt naar bureaucratie en non-productiviteit. Toch blijkt dit van groot belang bij langere of belangrijke trajecten.

Hoe herstel je de 'kink in de kabel'?
Stel dat de miscommunicatie heeft plaatsgevonden. Jij werkt je een slag in het rond om te voldoen aan de gewijzigde (maar normaal veronderstelde) eisen. Je hebt op een subtiele wijze aangegeven dat je méér doet dan afgesproken, maar dat wordt geheel niet zo gezien. Er wordt wellicht zelfs geopperd dat je 'je werk niet goed doet' en dat je je eigen fouten dan ook maar moet corrigeren. Jouw irritatieniveau neemt na elk contact toe, want je krijgt botte mails met teksten als "we gaan ervan uit dat het morgen is aangepast..". Er is geen respect (meer) voor jouw onderneming en dienstverlening. Je bent hun slaaf geworden!

No more Mr Niceguy!
De balans moet worden hersteld, maar de begrijpende stijl en het harmonie-model hebben niet het gewenste resultaat. Het is tijd om provocerende technieken toe te gaan passen.

Word niet persoonlijk
Maak nu niet de fout door persoonlijk te worden. De ander zal in dit geval in de loopgraven plaats nemen. Beredeneer welk 'type' je tegenover je hebt. Bedenk een strategie om het type en het daaruit voortvloeiende ('logische') gedrag aan te pakken. De klant mag dan wel koning zijn, hij is geen keizer….

Je gesprekspartner moet inzien dat hij ook jou goed moet motiveren (= respecteren en goed bejegenen), zodat je eigenlijk méér voor hem gaat doen dan afgesproken. Nu is de situatie zo dat je alleen nog het meest minimale gaat doen en zeker niets meer 'teveel' wilt doen. Jij hebt namelijk het idee dat je uitgeperst wordt en ieder uur extra werk is voor jou al teveel geworden.

Het gevolg van je verminderde motivatie is een 'self fulfilling prophecy'. Je levert minder kwaliteit. Hij heeft tenslotte al genoeg gehad. Hij gaat nog meer klagen. Er ontstaat mijdend gedrag. De telefoon wordt niet meer gebruikt om dingen uit te spreken, maar alles gaat nu nog per e-mail. De mails worden formeler en gebiedender. Niet meer "He Andries!", maar weer "Geachte heer Veldhuis". Weer terug bij af dus……

Neem het initiatief en regel een evaluatiemoment. Maak daarin heel duidelijk wát de ander allemaal heeft gekregen, zonder dat hij daar vanuit het contract recht op had. Ga echter niet uitgebreid vertellen wat er allemaal mis is gelopen. Dat geeft alleen maar meer irritatie en de kans op een vervolgopdracht wordt kleiner.

Het recept is 1/3 deel humor, 1/3 deel zelfvertrouwen en 1/3 deel duidelijkheid. Spiegel met humor en overdrijving het irritante gedrag van de ander: "He Andries, ik ga ervan uit dat je over een uur mijn rapport hebt nagekeken en hebt doorgesproken met je collega's!"

De 'R-S-R (respect-slaan-respect) methode'
Toon eerst je respect voor de ander. Dat is de basis. "Sla hem daarna!". Figuurlijk natuurlijk. Breng hem uit balans en haal hem uit de loopgraaf. Gebruik gerust zinnen als "Zo werken wij niet" en "wij respecteren onze klanten, maar als dat niet wederzijds is, dan stoppen wij de samenwerking". Zorg dat er ook (weer) respect komt voor jou als persoon, jouw organisatie en werkwijze. De ander is uiteindelijk ook het meeste gebaat met duidelijkheid en kracht van jouw kant. In 9 van de 10 gevallen waardeert hij dat meer dan teveel 'nederigheid'. Eindig het gesprek wél weer met respect voor de ander; voor de organisatie, voor de werkwijze en voor hem/haar als persoon.

Tips
* Als je het gevoel hebt dat de verhoudingen/ inspanningen/ verwachtingen uit balans zijn, schrijf eerst op wát je nu precies irriteert.
* Bedenk dan hoe je de ander kunt gaan 'slaan' om weer respect te creëren
* Blijf altijd respectvol naar de ander en word nooit persoonlijk

Gerelateerd artikel:
Inrichting en Besturing van Samenwerkingsrelaties
Bespreking van “Organiseren tussen organisaties” (E. Kaats, P. van Klaveren, W. Opheij)
door: Peter Nientied

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen artikelen in andere media. Bij elke bijdrage vermelden wij de oorspronkelijke bron. (bron: Verkopers Online)