Die verstoringen, die zijn misschien wel de kern van je baan.

'Ik wil graag aandacht geven aan zaken die er echt toe doen. Me bezighouden met de strategie, met lange-termijn-perspectieven. Ik zou me willen richten op onze reputatie, op de positionering van ons merk. Maar dat lukt me niet: de waan van de dag slokt mijn uren op en voor je het weet is de werkdag alweer voorbij.'

 Geregeld hoor ik mensen op communicatie-afdelingen het bovenstaande verzuchten, en op andere afdelingen zal dat niet anders zijn. Bij interim-opdrachten is het een van de meest gehoorde ‘klachten’ op de werkvloer. Het gevoel dat de waan van de dag je afhoudt van het echte werk. Maar wat nu als die waan van de dag eigenlijk je werk ís?

Prikkels buiten een structuur

Onder die ‘waan van de dag’ vallen vooral de vele mails, (digitale) overleggen, telefoontjes en andere contacten. Die kunnen met collega’s zijn of met mensen van buiten de organisatie. Het zijn prikkels die niet in een bepaalde structuur vallen, en die om aandacht en actie vragen.

Natuurlijk kan het irritatie opwekken als je je aan het begin van de dag hebt voorgenomen om een aantal zaken te doen of te bedenken, waar je dan niet aan toekomt door allerlei prikkels. Het gevoel geen controle te hebben is een vervelend gevoel.

Maar al die contactmomenten vloeien voort uit de functie die jij of je afdeling hebt. Men weet je te vinden, en hoopt op of verwacht je betrokkenheid. Wellicht heb je die prikkels zelf op je afgeroepen, door iets te agenderen of in gang te zetten. En hoewel dat wellicht niet altijd direct duidelijk is, zijn veel van die contactmomenten de concretisering, uitvoering of invulling van die strategie, van dat lange-termijnbeleid.

En ja, sommige communicatie kan best wat efficiënter. Veel ge-cc bij e-mailverkeer is niet altijd nodig en bij sommige reguliere overleggen vraag je je af of die niet wat minder kunnen. Maar vaak is hun functie toch om mensen bij zaken (of simpelweg bij de organisatie) betrokken te houden.

Tijd nemen voor strategie

Natuurlijk kun je een aantal simpele richtlijnen voor jezelf toepassen om op een dag (of in een week of maand) bepaalde zaken te doen die je je hebt voorgenomen of waarvan je vindt dat ze echt gedaan moeten worden. Een tip die Mark Tigchelaar daar bijvoorbeeld voor geeft is het blokken van een themamiddag per week in je agenda. Je moet soms de tijd en ruimte nemen om de grote lijnen uit te zetten en de strategische vergezichten te bepalen.

Dan kun je er vervolgens voor kiezen om die ‘waan van de dag’ niet als verstoring van je werk, maar als je werk te zien.

Voor dat werk heb je goede vertrekpunten nodig. Bij een communicatie-afdeling heb je het dan bijvoorbeeld over een heldere overall communicatie-strategie, slimme issueplannen, uitgewerkte boodschappen en duidelijke processen voor crisismanagement. Maar als je die basis hebt ingericht, dan komt het echte werk. En dat is misschien wel die waan van de dag.

Al die contactmomenten gaan over elkaar informeren en iets met elkaar afstemmen, over – intern en/of extern – draagvlak. Een van de rollen van de communicatie-afdeling is die van verbinder, en dat is wat je dan daadwerkelijk doet. Maar bovenal stellen die prikkels je in staat om invulling te geven aan die strategie, aan die gewenste reputatie, aan die geambieerde positionering. En daarmee is die waan van de dag de kern van je baan, en dus je werk.