Richting geven met vragen (2)

Van leidinggevenden wordt verwacht dat ze richting geven en invloed uitoefenen op hun medewerkers. In sommige meer traditionele bedrijfsculturen is hiërarchie voldoende waarborg voor de invloed van leidinggevenden: het gezag van de positie. De groep medewerkers die hiërarchie relevant achten neemt gelukkig al jaren af. Niet elke leidinggevende is daar gelukkig mee en gaat daar effectief mee om. Maar er zijn ook nieuwe meer eigentijdse manieren om invloed te hebben en richting geven. Bijvoorbeeld door het stellen van vragen. De vaardigheid om dat te kunnen noem ik ‘Vraagkunde’. Het kent een aantal stappen. Ik loop ze kort langs in twee bijdrages.

In de vorige bijdrage besprak ik het voorbeeld van een team dat een doel of doelen niet gehaald had. Een vraagkundige leidinggevende zal na vaststelling van de meest gewenste eindsituatie voor alle stakeholders, een open vraag stellen. Bijvoorbeeld: Wat denken jullie dat de oorzaak is van het niet halen van het teamdoel? Nog opener is de vraag: Hoe vinden jullie dat het gaat? In ieder geval zal een vraagkundige leidinggevende starten met vragen stellen en niet direct het belang van bijvoorbeeld het halen van het doel benadrukken. De gestelde vraag kan allerlei relevante informatie opleveren: bijv. dat het team of een deel van het team het doel niet realistisch vindt of dat oorzaken buiten hun invloedsfeer liggen naar hun beleving (zoals ziekte van collega’s). Ook kan blijken dat het team het eigen doel niet gehaald heeft maar wel bovengemiddeld presteert in vergelijking met andere teams. Kortom: laat u verrassen. Wat u ook als reacties krijgt, het is zonder twijfel – los van de feitelijke juistheid die ik hier voorbeeldshalve even aanneem - relevante informatie voor uw doel, nl. het team aanzetten tot een betere prestatie. Vervolgvragen kunnen zijn: wat stellen jullie voor om teamdoelen te halen? Hoe kunnen we dit oplossen? Zet in de vraagformulering in op gemeenschappelijke verantwoordelijkheid en dus gebruik van ‘wij’. Bij het maken van afspraken is dan wel weer handig naam en toenaam te noemen. In de loop van de bespreking van het thema kunt u steeds vaker gesloten vragen stellen. Afrondend bijvoorbeeld: hebben we dit zo goed besproken en afgesproken?

Richting geven?

Hoe is dit nu precies ‘richting geven’ zo vraagt u zich misschien af. Het richting geven zit hem in het sturen op verkennen van de situatie en vervolgens het gemeenschappelijk bedenken van oplossingsalternatieven. Uitmondend in een keuze uit een van de alternatieven. Bij voorkeur door het team maar als het moet door de leidinggevende. U geeft met uw vragen richting aan het proces dat nodig is voor probleemherkenning, begrip en aanpak. Uw sturing zit dus minder op de inhoud.

Luisteren

Een wezenlijke competentie van vraagkundigheid is luisteren. Dat is een vaardigheid die minder wijd verspreid is dan veelal aangenomen wordt. Denk maar eens terug aan een situatie toen het team een andere kijk had op het probleem dan u, of een aanname van uzelf onjuist bleek of – God verhoede - uw analyse van de oorzaken verworpen werd door teamleden. U zult herkennen dat er zich emoties voor kunnen doen. Dat is het moment waarop luisteren moeilijker wordt.

Weinig verstopt de oren zo zeer als emoties.

Wat kan helpen om uw oren weer te ontstoppen is het benoemen en uitspreken van wat u ervaart: ‘ik ben verrast door jullie heel andere kijk’, ‘ik ging uit van een heel andere aanname dan jullie’ en ‘ik moet even slikken dat jullie mijn analyse zo stellig verwerpen’. Je zou dit ook kwetsbaar durven zijn kunnen noemen. Schijnt net zo gewenst te zijn als lastig om te durven.

Experimenteer! Ervaring is de beste leermeester

Het voorgaande klinkt u misschien aannemelijk in de oren. Maar zo simpel zal het toch niet zijn? U hebt gelijk, zo simpel is het niet. In de praktijk is altijd alles lastiger en kan de gevoelde aannemelijkheid zomaar oplossen in het niets. Maar dat hoeft u toch niet te belemmeren om te gaan experimenteren met deze vorm van richting geven? U zult dan zelf kunnen ontdekken hoe het in uw situatie uitpakt. Ik ben er van overtuigd dat richting geven met vragen allerlei positieve effecten heeft. Zo zal uw team zich serieuzer genomen voelen en de intrinsieke motivatie – de belangrijkste –versterkt worden. De relatie met uw team zal ook verbeteren. Richting geven met vragen is niet alleen nuttig voor uw team. Ook uw collega leidinggevenden en uw eigen leidinggevenden kunnen de zegeningen er van gaan ervaren. Vraagkundiger word je alleen als je het gaat doen. Succes met versterking van uw vraagkundigheid.

Drs. G.W. Westen, psycholoog/publicist, auteur van het boek Vraagkunde.