Raak niet verslaafd aan methoden

Wanneer een methode je team begint te vertragen in plaats van te helpen, is het tijd om los te laten. In veel organisaties zie ik het telkens weer gebeuren: een methode wordt omarmd als de ultieme oplossing, een onmisbare blauwdruk die ‘precies zo’ moet worden gevolgd. Maar zoals schaatsen een kwestie is van balans en beweging, zo is het toepassen van een managementmethode dat ook. Zie een methode als een schaatsrekje: het helpt je team op weg, geeft vertrouwen en brengt stabiliteit. Maar zodra je die balans hebt gevonden, gaat vasthouden aan dat rekje juist tegenwerken.

Stel je een jonge Sven Kramer voor, wiebelig op het ijs met een schaatsrekje voor zich. In het begin biedt het rekje hem de steun om vooruit te komen, maar als hij zich eraan had vastgeklampt, zou hij altijd die onzekere beginner zijn gebleven. Op dezelfde manier kan een team in de beginfase veel baat hebben bij de ondersteuning van een methode, om daarna, net als Kramer, het rekje los te laten en vol vertrouwen op eigen kracht vooruit te gaan.

Loslaten maakt sterker

Een schaatsrekje biedt beginners steun: het helpt ze om vooruit te komen, geeft vertrouwen en voorkomt dat ze telkens vallen. Op dezelfde manier kan een goed gekozen methode een team of organisatie richting geven. Het is een leermiddel dat structuur biedt. Als een projectteam bijvoorbeeld vastloopt in overlegstructuren of moeite heeft met overzicht, kan een methode zoals Scrum of Lean houvast bieden, net zoals een schaatsrekje helpt om in balans te blijven op het ijs. Maar zodra het team steviger in zijn schoenen staat, is het tijd om het rekje geleidelijk los te laten. Blijf je te lang vasthouden aan de methode, dan wordt het een belemmering die de natuurlijke snelheid en wendbaarheid vertraagt.

Blokker Holding hield te lang vast aan traditionele retailmethoden, waardoor ze marktaandeel verloren door de opkomst van online winkelen. Ondanks latere herstructureringen en een focus op e-commerce bleek de aanpassing te laat, wat leidde tot hun faillissement in november 2024.

S-curve

Methoden zijn waardevolle hulpmiddelen die structuur en een leerproces bieden, maar brengen ook een zekere afstand tot de werkelijkheid met zich mee. Vaak volgen ze een S-curve: in het begin levert de methode duidelijke voordelen en verhoogt ze de effectiviteit merkbaar. Na verloop van tijd echter vlakt dit effect af; de methode wordt een routine, raakt los van de praktijk en voegt daardoor steeds minder waarde toe.

Six Sigma was ontwikkeld voor kwaliteitsbeheer en werd vooral populair bij productiebedrijven zoals Motorola en General Electric. In het begin leverde het grote voordelen op door processen te standaardiseren en fouten te verminderen. Maar bij te langdurige toepassing gaan bedrijven te veel op details focussen en worden minder flexibel, wat innovatie en aanpassingsvermogen in de weg stond. 

Herken het moment om los te laten

Het juiste moment om een methode los te laten herken je aan enkele duidelijke signalen in het team:

1. Routine zonder waarde
   Wanneer vaste onderdelen van de methode, zoals stand-ups, mechanisch worden uitgevoerd zonder dat ze nog nieuwe inzichten opleveren, is dat een teken dat de methode routine is geworden zonder toegevoegde waarde.
2. Belemmering van eigen initiatief
   Als teamleden aangeven dat ze hun werk sneller of beter zouden doen met minder vaste kaders of door flexibelere werkblokken, geeft het team aan dat de methode hen beperkt.
3. Meer proces dan resultaat
   Wanneer het team veel tijd kwijt is aan het invullen van formats of het bijwonen van verplichte rituelen, kan de methode het werk eerder vertragen dan ondersteunen.
4. Stress in plaats van focus
   Als teamleden zich gestrest voelen door strikte deadlines en processen binnen de methode, kan de structuur te veel druk opleveren en focus juist verminderen.
5. Beperking van samenwerking en ideeën
   Wanneer de structuur van de methode spontane ideeën of informele samenwerking afremt, bijvoorbeeld doordat alles in vaste meetings moet worden besproken, is dit een signaal om de methode losser te laten.

Door alert te zijn op deze signalen kun je tijdig ingrijpen en het team de ruimte geven om de methode los te laten. Omdat de methode inmiddels is geïnternaliseerd, kan het team zich verder ontwikkelen, wat zowel de productiviteit als het werkplezier ten goede komt.

Conclusie:

Een methode kan een krachtige katalysator zijn, net als een schaatsrekje. Maar de kunst is om te weten wanneer het rekje los te laten, zodat je team het vertrouwen en de ruimte heeft om hun eigen weg te vinden. Methoden zijn waardevolle leermiddelen, maar raak er niet verslaafd aan. Door je team de vrijheid te geven om zelf te balanceren, bouw je niet alleen aan effectieve werkprocessen, maar ook aan vertrouwen, autonomie en groei.