Perfect Match!

Er wordt heel wat nagedacht en geadviseerd over de financiële functie in bedrijven. Maar de deskundigen spreken elkaar de laatste tijd vaak tegen en veel bedrijven vragen zich nog altijd af wat zij van hun CFO, controller of boekhouder mogen verwachten. Met deze test kunt u als manager of leidinggevende bepalen of u een adequate financiële functie heeft en waar zich mogelijke knelpunten voordoen. Als financiële man of vrouw kunt u de test gebruiken als input voor bijvoorbeeld een functioneringsgesprek. U moet als leidinggevende en controller wel gezamenlijk aan de slag: de test vereist dat u beiden vragen via internet invult!

Eensgezind
Er is de afgelopen tien jaar heel wat gefilosofeerd over de financiële functie. De grote adviesbureaus kwamen met een eensgezinde boodschap: de administrateur moest promoveren van scorekeeper naar business partner. De klassieke boekhouder moest veranderen van een rigide cijferaar in een meedenkende assistent-bestuurder. Van een achteruitkijker naar een vooruitkijker. Een boodschap die door de beroepsgroep van de controllers en financieel managers met graagte is opgepakt en die lange tijd opmerkelijk constant is gebleven. Ook een vorig jaar in Nederland gehouden enquête onder controllers wees weer uit dat de ondervraagden verwachten minder te gaan boekhouden (grofweg van 2/3 naar 1/3 van de tijd) en meer te gaan analyseren en adviseren (van 1/3 naar 2/3). Soortgelijke verwachtingen kwamen we overigens tien jaar geleden ook al tegen, dus we zijn in al die jaren op dat gebied kennelijk weinig opgeschoten.
ERP en boekhoudschandalen

Maar nu begint het tij te keren. Er waren natuurlijk altijd al wat dwarsliggers. Zoals de mensen die beweerden dat de moderne, postdoctoraal gevormde registercontroller niet meer kon boekhouden. En zoals de mensen die voorspelden dat de controller overbodig zou worden door de opkomst van ERP-systemen, waaruit managers zelf hun bedrijfseconomische managementinformatie zouden kunnen halen. Heel veel indruk maakten die tegenwerpingen niet, maar sinds de grote boekhoudschandalen hoor je steeds vaker dat die business partner nooit een goed idee was en dat controllers terug moeten naar hun kern: boekhouden en betrouwbaar rapporteren, basta.
Verwachtingen

De verwachtingen over wat een financiële afdeling nu precies moet doen lopen in praktijk nog wel eens uiteen. En die verwachtingen worden verder vaak niet uitgesproken. Over bepaalde taken is er wel overeenstemming, zoals voeren van een boekhouding en opstellen van belastingaangiften. Die liggen gewoon bij de financiële afdeling. Andere zaken liggen minder duidelijk, zoals hieronder met een paar voorbeelden wordt aangegeven.
Van administratie naar informatie

Een belangrijk issue bij veel bedrijven is de steeds grotere vraag naar goede management informatie, zeker als de marges onder druk staan. Het blijkt in praktijk dat veel financiële managers wel goed - en achter de komma - kunnen administreren, maar minder goed zijn in informeren, in het zogeheten 'management accounting'. Voornaamste vraag hierbij is op welke wijze kan worden vastgesteld of er voldoende wordt verdiend op producten en klanten, en of interne processen wel efficiënt en doelgericht worden uitgevoerd. Vanwege de toenemende aandacht voor kosten en winst zijn veel financieel managers van het oude stempel gesneuveld, omdat zij niet konden voorzien in de vraag naar meer en betere informatie.

KPI's
Zo is de vraag bij een grote financiële instelling of performance management (waaronder het opstellen en rapporteren van niet-financiële KPI's) in brede zin wel alleen de taak is van de financiële functionarissen. Want kan het management van een business unit niet zelf maatstaven ontwikkelen en rapporteren? Waarom moet zoiets door een financiële man of vrouw te worden ingevoerd?

Marge denken
Eén van ons ondersteunde onlangs een jong, snelgroeiend bedrijf. Talentvolle ondernemer, gedreven boekhouder en …… een urgent cash probleem. Samen zagen zij alleen even over het hoofd dat het benutten van een forse overcapaciteit op hun 'probleemafdeling' tot een aanzienlijke stijging van bruto marge en winst zou leiden. Waarom? Omdat ze het verschil tussen variabele en vaste kosten niet goed begrepen. Ze wisten natuurlijk wel dat er variabele en vaste kosten zijn. Maar ze realiseerden zich niet wat dat voor hun resultaat precies betekende en waar de eerste oplossing voor het tekort aan winstgevendheid zou liggen.

Investeringen beoordelen
In bepaalde bedrijfstakken kunnen investeringen omvangrijk in aantal en geld zijn. En ook nog technisch complex. De controller wordt dan vaak gevraagd om een beslissingscalculatie op te stellen, om door middel van een netto contante berekening de toegevoegde waarde van het project te beoordelen. Maar is dat voor iedere investering wel nodig? Heeft de controller wel voldoende technische kennis om het voorstel te beoordelen? Kan voor kleinere investeringen niet door een (algemeen) manager zelf de terugverdientijd (pay back tijd) worden bepaald?

En is de financiële man of vrouw ook degene die kostenreducties tot stand moet brengen? Of liggen die taken gewoon in de lijn?

Tussen de oren
Persoonlijke eigenschappen zijn voor een financieel manager even belangrijk als zijn inhoudelijk kennis. Indien u als manager een proactieve en analytisch ingestelde financiële medewerker verwacht, terwijl uw boekhouder vooral integer en nauwgezet wil zijn (of omgekeerd), zal dit gevolgen hebben voor de samenwerking en voor de kwaliteit van de informatie.

Test
Omdat de meeste managers, ondernemers, boekhouders en controllers geen handzaam checklistje paraat hebben waaraan ze de financiële functie kunnen toetsen, is het volgende instrument opgezet. Met onderstaande test kunnen algemene en financiële managers afstemmen of ze op dezelfde golflengte zitten, zowel qua inhoud als qua competenties.

De vragenlijst kan door twee verschillende 'soorten' duo's worden ingevuld:

* door een leidinggevende en zijn/haar CFO, controller of boekhouder;
* door twee financieel managers in een organisatie, al dan niet in een functionele of hiërarchische relatie.

De vragenlijst is in drieën verdeeld:

* Eisen aan de financiële functie: wat komt er uit de financiële functie en bent u daar tevreden over?
* Tijdsbesteding per financieel proces: hoeveel tijd kost het werk en hoeveel tijd is acceptabel?
* Vereiste competenties: op welke persoonlijke vaardigheden stelt u prijs en in hoeverre wordt daaraan voldaan?

Hoe werkt de test
De test werkt als volgt:

* Eén van u vult allereerst voor beide deelnemers enkele gegevens in, de email-adressen en functiebenamingen. De passwords worden u vervolgens per email aan beide deelnemers toegezonden.
* U vult beiden apart van elkaar de test in, gebruik makend van de per email verzonden passwords. Invullen duurt een minuut of 10. Vervolgens klikt u op Test gereed;
* Vervolgens kan één van u beiden op de button Toon resultaten drukken en vervolgens het afgesproken password intoetsen. Er worden nu verschillende overzichten getoond, waarin de gezamenlijke antwoorden zijn verwerkt voor de drie deelgebieden, te weten: eisen, tijdsverdeling en competenties.
* De resultaten van de test worden anoniem opgeslagen. U krijgt na verloop van tijd een samenvattend overzicht van de uitkomsten bij andere manager/controller of CFO/controller duo’s, inclusief een analyse. Waarmee u dan weer uw voordeel kunt doen bij het bedenken en uitvoeren van verbeteringen.

Deze test is niet meer toegankelijk. Sorry voor het ongemak.