Organsatiereading. Wat is de energie van je project, team of organisatie?

 Organisatie readen is het ‘lezen’ van de energie van je werk, team, afdeling, project of bedrijf, waardoor in zeer korte tijd onbewuste factoren boven tafel komen, die direct of indirect de drijvende krachten zijn bij een vraagstuk. De energie die door een gesprek of bezoek intuïtief ‘gelezen’ kan worden is o.m. de energie van de houding van mensen t.o.v. hun werk, organisatie of t.o.v. elkaar. De kunst hierbij is om deze gelezen energie te vertalen naar relevante zakelijke termen. Dat wordt gemakkelijker als de reader een zakelijke achtergrond heeft. Bij readen komt veel sneller en goedkoper essentiële informatie beschikbaar dan advisering of coaching. Organisatiereading verdient daarom een plaats als management tool.

Case: Wat speelt hier?
Er is veel tegenslag! Een ondernemer vormt met een medeoprichter de directie van een bedrijf. Later zijn er investeerders bijgekomen. De laatste jaren lukt het maar niet om als bedrijf naar de volgende fase te groeien. De ondernemer heeft het gevoel dat er een tegenkracht werkzaam is omdat er te vaak tegenslag is geweest. Omdat het best een gecompliceerde situatie is, wil ik de 4 energetische polen van het bedrijf checken: bezieling, aarding, de naar binnen gerichtheid (oog voor de organisatie) en naar buiten gerichtheid (oog voor klant en markt).  In het gesprek ervaar ik bij hem bezieling voor zijn visie, maar als hij het over de bedrijfsvoering spreekt, hoor ik hem zelf het woord ‘zwoegen’ gebruiken en bespeur ik moeheid achter zijn woorden. Ik krijg dan het gevoel dat de bezielingsbron ergens afgeknepen is. Wel ervaar ik in zijn verhaal een balans in de naar buiten- en binnengerichtheid van de aandacht. Door vragen te stellen over de visie, hoor ik dat de relatie met de investeerders niet goed is. Ik besluit daar nog een aparte reading op te doen. In deze reading op afstand zie ik het beeld van de investeerders die groot zijn en de directieleden klein. Er is een onbalans in de interactie, waarbij de directie niet gaat staan voor hun visie en meegaat met wat de investeerders willen. Omdat deze de grootste aandeelhouders zijn. Dat kan juridisch juist zijn, maar energetisch volstrekt niet, daar de oprichters tevens de directie zijn en zodoende de ziel van het bedrijf vormen. Hierdoor gaat de directie (en dus het bedrijf) uit zijn kracht en leven ze hun visie niet en dat verklaart het zwoegen. En ook de tegenslag. De ondernemer herkent dit, maar ziet niet onmiddellijk een oplossing hiervoor. We bespreken daarna mogelijke oplossingsroutes en een paar maanden later worden deze geïmplementeerd.

Wat valt er te ‘lezen’ aan een organisatie?

Als een ondernemer, projectleider of manager een bedrijfs- of organisatiereading vraagt, dan speelt er een probleem of vraag waar hij of zij zelf niet uitkomt. Meestal ligt de oorzaak hiervan op een dieper niveau dan waarop het probleem zich voordoet. Er zijn meerdere methoden, maar om op causaal niveau naar een afdeling, project of bedrijf te kijken, check ik eerst de volgende aspecten:

Is er bezieling en vitaliteit?
Is er voldoende aarding? De kracht/focus om iets in de vorm neer te zetten en oog hebben voor de realiteit
Is er alignment tussen de essentie en de vorm ?
Is er balans tussen de naar binnen- (mensen/processen/middelen) en naar buiten (klant/markt) gerichtheid?

Dit readen vindt plaats binnen de context van randvoorwaarden als geld, tijd, wetgeving of anderszins. Op basis van deze basischeck en context, ga ik in gesprek en stel ik gerichte vragen. Tijdens dat gesprek krijg ik ook intuïtieve ingevingen, waardoor je snel tot de kern van het vraagstuk komt.

Hoe groter of gecompliceerder de organisatie, hoe meer begrip van de context een rol gaat spelen en des te meer voorbereiding door, en een zakelijke achtergrond van de reader noodzakelijk is. Maar bij een reading op het werk van een individuele werknemer of een zzp-er speelt dat veel minder.

De kenmerken van bezieling in een organisatie

Wanneer er een bezielde visie of leider in een organisatie is, is er vaak een werksfeer, waarbij het creatief- innovatief- en probleem oplossend vermogen kan gedijen en de organisatie vitaal wordt. Zodra er geen bezieling meer is, wordt het vroeger of later ploeteren, komt er onvrede en wordt de kans op tegenslag, disharmonie en ziekteverzuim groter. Bezieling moet wel geaard worden en daarvoor is pragmatisch realisme en vormkracht nodig. Dat kan in de reading gecheckt worden.

Alignment

Alignment is het op één lijn zijn van de essentie (visie, missie en waarden) met de vorm. Met de vorm wordt de organisatie en de fysieke middelen bedoeld. Dat is een vertaling van de visie en waarden, vaak gekoppeld aan gevoel, naar een organisatie inrichting, waarbij ons denken de bepalende factor is. In deze vertaalslag spelen vaak onbewuste overtuigingen m.b.t. leiderschap, besturing of samenwerking, die unalignment kunnen veroorzaken. Bij een unalignment kan bijvoorbeeld het werk niet inspireren, terwijl de visie dat wel deed. Of de waarden worden niet goed doorvertaald in personeelsbeleid of selectie van middelen. Mensen voelen bewust of onbewust als er een mismatch is en dat leidt vaak tot motivatieverlies of ontevredenheid. Niet alleen kan er unalignment tussen essentie en vorm zijn, het kan ook plaatsvinden tussen essentie/vorm en realisatie, dus in de levering van de diensten. Alignment speelt voor alle organisatie aspecten en voor alle bedrijfsgroottes: van zzp-er tot MKB tot grote organisaties. Zo zie ik bijvoorbeeld bij zzp-bedrijven regelmatig de behoefte om de juiste marketing vorm te vinden, die inspireert i.p.v. dat het zwoegen wordt.  Daar unalignment vaak gerealiseerd wordt door onbewuste factoren, wordt de oorzaak niet herkend. Een reading kan dit in vergelijking met advisering snel en goedkoop boven tafel krijgen.

Case: De vorm is niet in lijn met de intentie 
Ze wilde een evenement realiseren volgens het principe van co-creatie. Ze zou het programma samen met de workshopleiders opzetten, de PR met zijn allen via social media verzorgen en de winst delen. Toch ontstond er geen ‘samen er voor gaan’. Ze kon de vinger er niet achter krijgen want er waren geen weerstanden of problemen, maar de magie van ‘samen er voor gaan’ ontbrak. Tijdens ons gesprek vertelt ze over het begin en ik hoor aan haar woorden dat daar de emotie van ‘verbinding’ in zit en dat de intentie van samen er voor gaan bij aanvang aanwezig was. Dit is er ook nog als ze de programma-opzet bespreekt. Maar zodra ze de financiële opzet bespreekt, verandert haar toon en lichaamsuitdrukking en hoor ik dat een andere intentie, emotie door haar woorden klinkt. Bij doorvragen blijkt, en dat herkent ze dan ook, dat ze in de financiële opzet de regie alleen had. Tegelijkertijd verwachtte ze op de gebieden waarin ze minder goed was (marketing) hulp en steun. Maar daar waar je mensen de regie ontneemt, hoe subtiel ook, daar is geen co-creatie en dan creëer je geen ‘samen er voor gaan’. Dat uitte zich in weinig commitment van de trainers. Cocreatie en commitment vraagt meer dan zaken samen bespreken. Ze had haar doel en intentie helder, maar voor een financiële samenwerkingsvorm gekozen die niet ‘aligned’ was met haar intentie voor het project.

Wat is de energie van een organisatie?

Een bedrijf bestaat uit de gratie van de energie, kennis en creativiteit van mensen. Mensen worden gedreven door inspiratie of gevoelens als loyaliteit, zich verbonden voelen of ze zijn juist niet gedreven door weerstand. Inspiratie, gevoel van verbinding en weerstand zijn voorbeelden van de subtiele energieën in de mens, die de mens doet beslissen, communiceren en handelen. Deze energieën herkennen we allemaal. Dat uit zich in ons taalgebruik als: ‘de sfeer was om te snijden’, ‘het huilen stond haar nader dan het lachen’, ‘ik voel dat ie me belazert’, etc. Door aanleg en oefening kan deze energie bij mensen (beter) waargenomen worden en dat kan ook met de energie tussen mensen in een organisatie. Daarnaast is het mogelijk om verbinding te maken met de energie van geschreven stukken (een rapport kan je raken b.v.) of met een sfeer in een gebouw. Zakelijke ervaring en intuïtie kunnen dat wat je energetisch waarneemt (soms d.m.v. beelden, gevoelens of ingevingen), vertalen naar een probleem analyse en/of oplossingsroute die praktisch is en begrepen kan worden.

 Case: Niet happy in zijn zaak
Ik sprak met een directeur van een consultancy bureau met 15 medewerkers, die heel enthousiast over zijn plannen kon praten, maar toch ergens niet tevreden was. Na verloop van tijd viel het me op dat hij eigenlijk alleen enthousiast was als hij over zijn medewerkers sprak en de manier waarop hij ze ging opleiden, coachen etc. Als hij over de nieuwe koers en de nieuwe zakelijke activiteiten sprak, werd hij vlakker in zijn spreken. Ik vroeg daar op door en toen bleek dat zijn compagnon de koers en de plannen in grote lijnen had gemaakt en hij alleen enthousiast was voor het gedeelte waarbij de medewerkers opgeleid en gecoacht zouden worden. Toen ik hem dat spiegelde, kon hij dat zelf ook ervaren en inzien. Hij vertelde me toen dat hij de plannen eigenlijk veel te groots vond. Na doorpraten bleek zelfs dat hij er gevoelsmatig helemaal niets mee had. Maar omdat hij het coachen van het personeel zo leuk vond, had hij ingestemd met de plannen. Hij heeft daarna corrigerende acties ondernomen.

Methoden en vormen van organisatiereading

Er zijn veel bedrijfs- of organisatie readers die zzpers of een projectmanager kunnen lezen, al of niet met een relevante achtergrond. Er zijn veel minder readers met een MKB-adviesachtergrond die MKB-ondernemers readen en readers met managementteam ervaring zijn schaars. Er zijn verschillende vormen in readings. Zo kan je telefonisch een reading krijgen of op bezoek bij een reader gaan. Er zijn in organisatiereading nauwelijks gestandaardiseerde technieken, omdat het op basis van intuïtie is, wat bij iedereen anders werkt. Ik kan dus alleen mijn eigen werkwijze en techniek uitleggen, maar in essentie zal elke reader dezelfde principes gebruiken

Werkwijze en technieken in een reading  In het eerste contact, waar kennismaking met elkaar en met het vraagstuk centraal staan, stel ik vragen om hoofd- van bijzaken te onderscheiden en de vraag achter de vraag helder te krijgen. In zo’n gesprek gaat intuïtie hand in hand samen met analytisch vermogen en zakelijke ervaring. Daarna bekijk ik de website en lees ik relevante informatie. Op grond hiervan krijg ik meestal een gevoel, over welke onderwerpen of polen (bezieling, aarding, naar binnen- of naar buitengerichtheid) ik vragen wil stellen in de readingsessie. De readingsessie is meestal ook een gesprek. Ik ben helderhorend en hoor welke emoties een bepaald onderwerp oproepen en waar de woorden niet congruent zijn met de emoties. Door al coachend vragen te stellen kom je, in geval van een reading van één persoon, dan vaak bij een irrationele overtuiging of waarden set, die (unalignment veroorzaken en) de oorzaak zijn van het vraagstuk. (Bij het readen van teams ligt dat wat anders). Als een gesprek onvoldoende oplevert, doe ik nog een sessie alleen. Ik ga dan naar binnen en laat het vraagstuk voor mijn geestesoog komen. Dan komen er spontaan beelden die iets over het vraagstuk zeggen. Beelden die ik in een volgend gesprek in breng, zoals in de eerste case besproken. Beelden kunnen ook bij de klant opkomen. Soms vraag ik daar naar zoals in de volgende case.

Case: De beelden van de klant spreken voor zichzelf
Een projectleider vertelt me dat hij met zijn team in zwaar weer zit. Ik vraag meteen hoe dat zwaar weer eruit ziet, welke beelden hij daarbij krijgt. De man sluit zijn ogen en krijgt een beeld van een schip op zee in zwaar weer. Als ik vraag naar de kenmerken van het schip en de bemanning, ziet hij in dat zowel het schip als de bemanning niet opgewassen zijn tegen het weer waarin ze verkeren. Na deze beelden praten we over de symboliek en de projectleider voelt en ziet opeens dat de opdracht die zijn team heeft gekregen niet overeenstemming is met zijn middelen, mensen en bevoegdheden. Als hij dit bij de opdrachtgever aankaart en dit weet te onderbouwen, worden hem de middelen toegezegd.

Bart van Baarsen, redacteur en auteur van het boek De Coach Approach.