Het klinkt misschien raar met het leger aan deskundigen dat de overheid en het bedrijfsleven jaarlijks inhuurt voor hun ICT-projecten. Toch is het ontbreken van kennis de werkelijke oorzaak van de vele ICT-mislukkingen. Vooral op management niveau, maar in feite op het hele organisatieniveau, ontbeert men de inzichten in wat er gebeurt als werkprocessen omgezet moeten worden naar digitale systemen.
Het idee dat managers de noodzakelijke ICT-kennis missen is niet nieuw. Reeds in 2008, dus zes jaar voor de Commissie Elias, waarschuwden Arnold Heertje en Henk Huisman in NRC Handelsblad voor de gevolgen van incompetentie bij grote en kleine ICT-projecten (‘Gebrek aan kennis ICT bij overheid’, NRC 18-8-2008). Hun stelling was dat er een totaal gebrek aan kennis was bij de politiek en de ambtelijke top. ‘Deze incompetentie leidt tot het voortdurend inhuren van een leger adviseurs voor allerlei deelgebieden. Deze hebben wel inzichten op deelgebieden, maar missen het overzicht’.
Met die laatste opmerking slaan de twee auteurs de spijker op z’n kop. Het omzetten van werk- en communicatieprocessen naar digitale systemen is een vertaalproces. Kenmerkend hieraan is dat er een verlies aan informatie optreedt. Het objectsysteem in de ‘reële’ wereld wordt omgezet naar een informatiesysteem. Deze transformatie gaat onherroepelijk gepaard met een reductie van informatie: de (alledaagse) praxis van het werk wordt eerst vertaald naar een taal in analoge vorm (beschrijvingen) en vervolgens naar een binaire taal (0 en 1).
Daarbij gaat het al vaak mis aan het begin van het proces, in de analyse- en ontwerpfase. Allereerst ontbreekt bij managers inzichten in de relatie mens en ICT. Hierin spelen zaken als communicatie, wereldbeeld, onzekerheid, maar ook (politieke) commitment een rol. Vervolgens missen managers kennis van wat ICT-systemen in feite zijn en hoe moeilijk het is om een vertaalslag te maken van reëel naar analoog naar binair. Ten derde ziet men vaak niet in wat de organisatorische gevolgen zijn: de introductie van ICT-systemen vereist ook aan aanpassing van bestaande organisatie, werkprocessen en taken.
De vertaalslag vereist vervolgens een aantal ‘creatieve sprongen’, zoals prof.dr.ir.em Hans Oppelland het omschrijft. Oppelland is academic director van de mastercourse Succesvol sturen van ICT-processen. Opmerkelijk is dat deze vertaalslag met wat oefening goed en efficiënt uitgevoerd kan worden door mensen van de organisatie zelf. De werkelijkheid is echter dat hiervoor vaak onnodig dure adviseurs ingehuurd worden die beschrijvingen moeten maken van voor hen onbekende werkprocessen. De informatiereductie wordt hiermee nog verder geproblematiseerd.
Het gebrek aan kennis wordt vaak gepareerd met het werven nog meer ICT-deskundigen. Dat is ook de reactie van de overheid na de conclusies van de Commissie Elias: meer CIO’s en het BIt, Bureau ICT-toetsing, een extra laag in de bureaucratie. Paradoxaal genoeg is dat niet de juiste oplossing. Het organisatie breed bevorderen van kennis over ICT-processen is dat wel. Daarmee bereik je vier belangrijke doelen om een ICT-debacle in de toekomst te voorkomen:
- Je introduceert bewustzijn binnen de organisatie over de complexiteit van ICT-processen;
- Je zorgt ervoor dat medewerkers ‘op ooghoogte’ kunnen communiceren met (ingehuurde) experts;
- Je zorgt voor knowhow waarmee het proces in de ontwerpfase beter kan worden gestuurd;
- Je zorgt voor knowhow waarmee ICT-ontwerpen beter op hun merites kunnen worden beoordeeld.
Een grove schatting is dat er jaarlijks €4 a €5 miljard schade wordt geleden op ICT-projecten, een onthutsend groot bedrag. Net zo onthutsend is dat dit met een relatief kleine investering in de kwaliteit van medewerkers voorkomen had kunnen worden. In die zin blijven extra CIO’s en een organisatie als BIt doekjes voor het bloeden. In die zin hadden Heertje en Huisman het mis in 2008, toen zij opriepen dat er een centrale institutie moet komen dat als knooppunt over de noodzakelijke ICT-kennis beschikt. Met de toenemende digitalisering van diensten en processen, moet kennis over ICT en ICT-processen tot de DNA van elke organisatie gaan behoren. Dat betekent domweg mensen opleiden. Hopelijk is dan een nieuwe Commissie Elias over vijf of zes jaar niet meer nodig.
Noot Redactie. Meer info over ICT projectmanagement bij de overheid.
Gerelateerde artikelen
ICT-projecten komen in de problemen omdat het ICT-projecten zijn
Nico Viergever
ICT en automatisering bij de overheid
Actueel MNGMNTST
Kom met uw praktijkervaringen op het terrein van managen en organiseren
Deel uw kennis, schrijf 3 columns of artikelen en ontvang een gratis pro-abonnement (twv €200)
Word een pro!
SCHRIJF MEE >>
Zorg dat je in kleine stapjes heel lean werkt (agile, scrum, lean startup). Projecten lopen dan niet uit de hand en elke sprint (2 tot 4 weken) voeg je noodzakelijke waarde toe. Is het zo makkelijk? Ja, zo eenvoudig is het. Er zal dan dus wel een streep moeten door de traditionele aanbesteding en ik zou voor software development bedrijven kiezen die niets anders doen dan agile / lean startup werken. En dan niet in de valkuil trappen van de grote bedrijven die zeggen dit ook te doen, want het is niet zo.
En weet je wat het mooie is, elke 2 of 4 weken gaat er een verbeterd product live en je laat een eindgebruiker gewoon meekijken en feedback geven. En zolang deze eindgebruiker nuttige vooruitgang ziet staan de stoplichten op groen. De enige die je hoeft te monitoren is de eindgebruiker.
Allereerst, IT/ICT is een dode materie die voor 100% voorspelbaar is. Die materie is aan wat universele wetmatigheden onderhevig, wetmatigheden die bij 95% van de gebruikers en managers niet aanwezig is, en bij misschien wel meer dan 70% van de ICT/IT professional.
U moet weten dat deze wetmatigheden VOOR elke stap in en met ICT/IT geld, dus ook voor elke discipline. Ik stel dit even omdat dit namelijk ook geld voor elke ICT/IT professional, hoe goed ook in haar of zijn vakgebied. Die universele wetmatigheden worden de IT professional niet aangeleerd tijdens al die opleidingen, managements courses kennen die niet eens dus hoe kan management hiervan op de hoogte zijn.... en van geruikers is het begrijpelijk dat zij er niet mee bekend zijn.
En DIT gegeven ligt er dus ten grondslag aan en met ICT/IT.
Toename van grootschalige incidenten....
In 2002, 2006 en 2010 heb ik al gewaarschuwd dat er een grote toename zal zijn van grootschalige schade en uitval in de ICT bij het bedrijfsleven maar nog meer bij de overheid. Dat is namelijk de 100% voorspelbare optelsom als je versneld gedegen kennis en ervaringskern van ICT uitfaseerd, als je je laat overhalen tot allerlei commerciële 'nieuwe trucjes' in en met ICT, de gedegen basis van ICT niet langer meer onderhoud.
U hoeft natuurlijk mijn woord hiervoor niet te nemen maar kijkt u op eigen moment en merite naar wat er speelt in de praktijk. De problemen worden alleen maar groter, de rest en vervolgschade eveneens.
Voor mij gelden hier twee eenvoudige regels. Voor het bedrijfsleven,' Ik hoef gelukkig de rekeningen van al die problemen en misstanden niet te betalen...' Als u namelijk weinig tot niet bereid bent te betalen of te investeren in uw strategische IT, dan moet u ook niet klagen als het voorspelbaar mis zal gaan.
Voor de overheid:
De tijdelijke ICT commissie is een farce als ik u stel dat wat Ton Elias heeft opgeleverd wat een stel goed ingevoerde ICT professionals binnen drie maanden, vele malen beter en meer nog, hadden kunnen opleveren tegen wellicht 10% van de totale onderzoekskosten van Ton Elias.
Die rekening, mijn beste lezeres, lezer, die word door grove incompetentie en Impotentie wel bij mij neergelegd als belastingbetaler. Hier matig ik mij dan ook de (betaalde) vrijheid aan Ton Elias & cie van totale incompetentie te betichten want had hij iets van ICT begrepen dan had hij eenvoudig tot twee conclusies gekomen.
1. ICT is er om heel strategisch besparingen te bewerkstelligen, doe je dat niet krijg je 100% gegarandeerd heel veel hele hoge rekeningen.
2. Wat de overheid nodige heeft is heel eenvoudig een eenvoudig ICT protocol, neem iets als ITIL, en aansluitend een groot Change Managements bureau. Dat wat Ton Elias 'BIT' placht te noemen bestaat namelijk in de ICT als post al jaren. Proves mijn stelling waar het ambtelijke en politieke incompetentie betreft.
Mijn hele eenvoudige devies.... 'Back to Basics!' Want de twee grootste vijanden van ICT/IT? Commercie en Politiek. Nu u weer.
bit.ly/1xaIhGP