En nu ga je opruimen!

Dit is geen uitspraak die je op het werk tegenkomt, al zou een variant kunnen luiden, “ik moet nu echt eens gaan opruimen.”

Het idee achter deze uitspraak is eenvoudig: Alles begint bij ruimte. In het huiselijke voorbeeld is er een opgeruimde kamer nodig alvorens kan worden schoongemaakt. Vandaar, in dit voorbeeld, de enigszins verontwaardigde ouder.

Deze inleiding neemt een deel van de column in. Ook dat is een ruimteprobleem. Hoeveel ruimte gebruik ik om in een column iets duidelijk te maken en hoeveel reserveer ik voor de inleiding? In dit geval wil ik het namelijk hebben over bedrijfsarchitectuur.

Bedrijfsarchitectuur klinkt misschien als een dure term maar heeft zeer veel gewone en dagelijkse toepassingen. De basis van bedrijfsarchitectuur bestaat uit het ruimteprobleem. Zo geeft de gebruikte ruimte van een bedrijf aan welke keuze er gemaakt zijn door het management. Als er weinig ruimte (budget) is zal de organisatie extra creatief moeten zijn. Bij het tegenovergestelde – het bedrijf “zwemt” in middelen of gaat gewoon een voorspoedige periode door – zal de creativiteit het vaak laat afweten, of afnemen.

Bedrijfsarchitectuur begint bij de business, het zakelijke, heeft vervolgens sterke invloed op de organisatie van die business én, de invloed van bedrijfsarchitectuur raakt uiteindelijk ook de individuele werknemer.

Deze “moet” bijvoorbeeld leren “Nee-zeggen.” Nee-zeggen is een thema dat vaak terugkomt in cursussen en trainingen en is iets dat zowel van toepassing kan zijn op managers als op werknemers.

Dat een medewerker “Nee” moet kunnen zeggen is op zich puur organisatorisch. Als een medewerker zich voor elk karretje laat spannen dan wordt deze een speelbal van de organisatie. Elke medewerker wil zich ook kunnen ontwikkelen en ook daarbij kan af en toe een luid en duidelijk “nee” aan bijdragen.

Het is echter ook weer een ruimteprobleem. Een medewerker heeft maar een bepaalde hoeveelheid tijd en deze kan maar beter zo optimaal mogelijk ingezet worden.

Bij de organisatietraining “nee-zeggen,” kan de medewerker veel leren op dit vlak. De toevoeging die bedrijfsarchitectuur op dit gebied kan bieden is dat nee-zeggen meestal een businesscomponent heeft. U moet namelijk weten waartegen u nee zegt. Dit kan op heel “hoog” niveau (we richten ons op de verkoop van mobiele telefoons aan particulieren). Maar er is ook een component die ingaat op allerdaagse activiteiten.

Bedrijfsarchitectuur wordt zinvol als u oog wilt hebben voor de samenhang. Het begint pas een rol te spelen als individuele en schijnbaar losstaande problemen niet langer incidenten en “losse” issues meer blijken, maar als er achter een schijnbaar individueel probleem (de assertiviteit van een medewerker) een algemeen en groter probleem schuilgaat.

In dit geval kan de organisatie zich veel geld uitsparen door de mensen naar de juiste cursussen te sturen, of managers te leren oog te hebben voor het echte probleem. Want soms is het probleem van Nee-zeggen, de oorzaak van een groter probleem aan de business kant: men heeft alleen oog voor de leuke zaken. En dat wat minder aangenaam is, “dat schuiven we wel in de schoenen van iemand die nog niet naar de assertiviteitscursus is geweest.”

In dit voorbeeld stoeit de organisatie met een groter ruimteprobleem en een algehele “opruiming” is hard nodig; niet alleen van wat men doet (de business: alleen het leuke werk), maar ook hoe men het doet (de organisatie: minder afschuiven en dus meer eigen verantwoordelijkheid nemen).

In discussies over cultuur hoor ik nog al eens zeggen dat “de business moeten wachten op de organisatie.” Of, “de business wil wel, maar de organisatie kan niet.” Beide kunnen echter niet los van elkaar bestaan. Net zoals de kamer die niet (goed) schoongemaakt kan worden, als er eerst niet opgeruimd is.

Hans Bool