Nieuw organiseren en managen werkt beter

Klassiek ondernemen, met veel managers, stroperige besluitvorming, protocollen en overhead, lijkt niet meer te werken. Veel bedrijven kampen met een hoog ziekteverzuim. Werknemers zijn ongemotiveerd en dat gaat ten koste van de productiviteit. Maar het kan ook anders.

Omgaan met veranderingen
Wanneer een organisatiestructuur ontworpen is om te sturen en te controleren vanuit manager-rollen en werk uit te voeren vanuit afgekaderde functionele rollen gaat het mis wanneer het tempo van verandering toeneemt. Het aanpassen van een dergelijke organisatie verloopt moeizaam.

Verantwoordelijkheid
Een manager krijgt meer verantwoordelijkheid dan zijn of haar ondergeschikten. Eigenlijk zegt een organisatie daarmee: deze persoon is geschikter om verantwoordelijkheid te dragen dan iedereen die lager in de hiërarchie zit. Gevolg hiervan is dat er binnen organisaties afwachtend gedrag ontstaat.

De rol van manager in traditionele zin van het woord zal steeds meer veranderen. In organisaties die opereren in stabiele omgevingen met voorspelbare processen zullen managers waarschijnlijk nog lange tijd blijven bestaan. Ook zijn er bepaalde elementen die onder de rol van manager vallen waar organisaties gewoonweg niet zonder kunnen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het toewijzen van (menselijke) resources.

In theorie is het voordeel van een organisatie zonder managers groot; minder politiek, minder machtsstructuren, meer ruimte voor creativiteit en groter vermogen om in te spelen op veranderingen. We zijn een kenniseconomie geworden en ons werk hoeft niet per se tussen 9 en 5 gedaan te worden. Daarbij passen nieuwe vormen van organiseren en bedrijfsvoering. Maar hoe doe je dat en wat levert het op?

VPRO Tegenlicht gaat op zoek naar het bedrijf van de toekomst, waar de manager zoals we die kennen is verdwenen en waar mensen zelf bepalen hoe ze werken zonder van bovenaf gecontroleerd te worden.

• Bij bouwbedrijf Kesselaar & Zn. in Alkmaar regelen de medewerkers alles zelf. Het bedrijf maakt in tegenstelling tot veel andere bouwbedrijven winst, werkt goedkoper en levert op tijd op.
• Ook de bij de Belgische Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid in Brussel, te vergelijken met ons Ministerie van Sociale Zaken, bepalen de 1100 werknemers zelf wanneer ze werken en hoe ze dat doen. De managers heten nu coaches en die worden beoordeeld door 'hun' mensen.
• Terwijl de Nationale Politie op dit moment midden in een van de ingrijpendste reorganisaties ooit zit, wordt op de werkvloer geëxperimenteerd met 'regelarme' teams. Het idee: minder protocollen en meer veiligheid.

Bekijk TEGENLICHT: Einde van de manager

Anders organiseren

In allerlei variaties zien we andere manieren van organiseren ontstaan. Nieuw organiseren en Sturen op verantwoordelijkheid verschaffen overzichten. Hier 3 voorbeelden van andere manieren van organiseren.

• Holacracy
  Holacracy is een manier van organiseren waarbij autoriteit en het maken van beslissingen verdeeld wordt onder mensen die deel uitmaken van zelfsturende teams in plaats van een top-down structuur. Hierbij staat het werk dat gedaan moet worden centraal en dragen teamleden gezamenlijk verantwoordelijkheid en maken beslissingen. Binnen Holacracy kennen we bijvoorbeeld:
  - “Energizing roles”: individuen kunnen bepaalde rollen voeden met energie wat ook wel energizing wordt genoemd.
  - Een rol is echter geen functieomschrijving en een individu kan meerdere rollen tegelijkertijd hebben.
  - Daarnaast bestaat er een circle structuur: de verschillende rollen worden gestructureerd door middel van een systeem van zelfsturende circles.
  - Hierbij heeft iedere circle eigen autoriteit om te creëren, uit te voeren en eigen processen te meten om hun doelen te bereiken.
  - Circles zijn met elkaar verbonden door rollen die links (verbindingen) worden genoemd.
• Effectuation
  Een andere frisse zienswijze op organisaties voor is Effectuation. Effectuation beschrijft een vijftal principes dat ondernemers helpt om vanuit een andere mindset aan te kijken tegen denken, beslissen en handelen. De 5 principes van Effectuation zijn:
  - Bird in hand principle: begin met wat je tot je beschikking hebt. Dit stimuleert creativiteit en zorgt ervoor dat je verder komt met de assets die je nu al ter beschikking hebt.
  - Affordable loss principle: ondernemen is niet zonder meer risico nemen, het is gecalculeerd risico nemen en het is risico nemen dat ook daadwerkelijk gedragen kan worden
  - Crazy Quilt principle: werk samen, bouw partnerships die onderling waarde kunnen creëren
  - Lemon principle: Neem kleine, organische stapjes en leer hiervan. Denk buiten de gebaande paden en creer nieuwe kansen en markten.
  - Pilot in the plane principle: focus op activiteiten die binnen je controle liggen. De toekomst vind je of voorspel je niet, maar maak je.
• Scrum
  Ook binnen Scrum (een Agile framework voor software ontwikkeling) zien we rollen en methoden die afstappen van de formele structuren en het werk dat gedaan moet worden als middelpunt stellen. Binnen Scrum worden een aantal rollen onderscheiden die een scrum team in staat stellen om gefocust en iteratief te werken aan projecten. De formele 'waterval-aanpak' wordt hierbij losgelaten en voor de teams wordt een omgeving gecreëerd die ruimte biedt voor creativiteit en gefocust werk. Binnen scrum bestaat ook geen manager-rol. Er is een scrum-master, maar die zorgt er slechts voor dat het team niet belast wordt met randzaken en deze bekleedt eerder een faciliterende dan een sturende rol.

Bronnen: Ondernemer24 & Tegenlicht.

Alle hierboven genoemde voorbeelden maken deel uit van en bredere trend die in allerlei variaties voorkomt. De basisprincipes blijven hetzelfde. U vindt deze principes met tal van andere voorbeelden in Nieuw organiseren en Sturen op verantwoordelijkheid.