Iemand aanspreken? Hoe bereik je het onbewuste brein?

Je ziet iemand iets doen waarvan je denkt: 'Oef, da's onhandig. Suf. Oncollegiaal. Onpraktisch. Onprofessioneel’. 

Bijvoorbeeld: je hebt met elkaar afgesproken dat iedereen aan de digitale maandagochtendmeeting meedoet én z'n camera aandoet. Irma is er slechts sporadisch bij. En heeft dan vaak haar camera uit. En daar vind jij wat van... Maar hoe breng je dat op zo’n manier dat het aankomt bij haar?

Laat ik beginnen met de concrete tips: how to. Kun je weer verder met je werk en de Irma’s onder ons aanspreken op hun professionaliteit. ☺

Wil je weten wat er misgaat met traditionele feedback in het onbewuste brein? Of wil je onder de motorkap zien wat er gebeurt in het onbewuste brein in het voorbeeld van Irma? Blijf dan vooral hangen en lees verder onder de tips!

Aanspreken op gedrag: 4 fasen

Eerst de tips. Hoe zorg je ervoor dat Irma haar gedrag gaat veranderen?

1. Start met de checkvraag.
   Die begint altijd met ‘Klopt het dat’. Vervolgens start je zoveel mogelijk met een onweerlegbaar feit. 
   Klopt het dat je maandag niet bij het overleg was? 
   <Antwoord Irma>. 
   En klopt het dat het een teamafspraak is om -waar mogelijk- aanwezig te zijn tijdens deze overleggen?
2. Vraag en vraag door (zonder oordeel) wat háár beleving van deze feiten is:
   Wat was er aan de hand? 
   Hoe kwam dat zo? 
   Waar had dat mee te maken? 
   Hoe is het eigenlijk voor je om op maandag bij die overleggen te zijn met je camera aan?
3. Laat haar zelf denken
   Praat over de nadelen, risico’s, valkuilen van het niet aanwezig zijn tijdens zo’n maandagochtendmeeting met een draaivraag. Creëer urgentie op een risico dat ze noemt met doorvragen. 
   Wat zie je als nadeel van het niet structureel bij het maandagochtendoverleg zijn?
   <Antwoord Irma>. 
   En wat is daar het risico van?
   <Antwoord Irma>. 
   En wat zou er dan mis kunnen gaan?
4. Coach haar met vragen naar concrete afspraken (met zichzelf, met jou) of acties. 
   Wat wil je hiermee in de toekomst?
   Wat stel je voor?
   Wat zullen we afspreken?
   Hoe kunnen we ervoor zorgen dat je er vanaf volgende maandag structureel bij bent met camera aan?

Wat gebeurt er in het onbewuste brein?

Ook Irma is 98% van de tijd onbewust (systeem 1 van Daniel Kahneman). In die 98% praat je dus eigenlijk met haar irrationele, emotionele breinstaat. Dat onbewuste brein wil gezien en erkend worden. En niet aangevallen. Laat staan dat het veranderd wil worden. Alles wat jij pusht/zendt/vertelt zal afketsen en de sfeer naar niveautje vriespunt brengen.

1. De checkvraag: ‘Klopt het dat we hadden afgesproken om…’ klinkt misschien niet als een enorm sfeerverhogende vraag. Toch is dit voor het onbewuste brein de meest veilige entree. Als een ‘toevallige passant’ check je even de feiten. Die feiten worden gecheckt door het bewuste brein. Ze zijn objectief en onweerlegbaar, dus ze mogen door het defensiemechanisme.
2. Door haar perceptie van de feiten onder 1. te onderzoeken, zie en erken je het onbewuste ego van Irma. Dat zorgt ervoor dat haar beeldvorming van jou verandert. Van iemand die haar berispt en wil dat ze verandert … naar iemand die haar ziet en begrijpt. Als je daar een paar minuten tijd in steekt met oordeelloze (door-)vragen, breng je jezelf in het onbewuste brein van Irma in positie om haar te laten denken over nieuwe inzichten. Niet onbelangrijke noot: oordeelloze (door-)vragen. Klinkt leuk. En is in de praktijk afschuwelijk moeilijk. Je eigen ego (met alle oordeelvorming vanuit jouw ego gooit hier vaak roet in het eten.
3. Voelt het onbewuste ego van Irma zich gezien en begrepen? Dan kun je haar laten nadenken over de keerzijde van haar gedrag. Als je merkt dat er verzet op die vraag komt (‘geen idee, nou, niks!’) dan is dat een indicator dat je te weinig met je energie bij de ander bent geweest en teveel bij jezelf (en je oordeel).

Als Irma -uitgenodigd door jouw draaivraag- voorzichtig met één teen voelt of het laagje ijs dik genoeg is om veilig een stapje op te zetten, zal ze waarschijnlijk een beginnetje geven. Zoiets als: ‘tja, het kan zijn dat collega’s me misschien niet zo betrokken vinden…’

Kans is groot dat je dan je dan te snel toe wilt naar voornemens voor gedragsverandering in de toekomst. Maar let op: Irma kent nog relatief weinig draagvlak, urgentie, noodzaak voor gedragsverandering. Die komt pas als ze voelt dat er een stevige laag ijs op de sloot ligt. Daarom is de doorvraag in deze fase zo belangrijk. Irma creëert zelf met haar antwoorden redenen om haar gedrag te veranderen in de toekomst. En het zijn direct (voor haar) legitieme en dus belangrijke redenen. Ze heeft ze immers zelf bedacht…

4. De laatste stap is evident. Je maakt haar onbewust eigenaar en verantwoordelijk voor het vervolg. Omdat haar onbewuste brein wordt uitgenodigd om handen en voeten te geven aan de concrete acties, zal Irma er automatisch draagvlak voor hebben. En zal het iets zijn wat uit haarzelf komt. In plaats van dat het een afvinkoefening wordt ‘omdat dat nou eenmaal moet van jou’.

Nog even neuzelen over het effect van feedback op ons brein

Sla dit stuk vooral over als je fan bent van traditionele feedback (voor zover die bestaat). Het kan zijn dat ik een stukje voedingsbodem ervan wegsla.

Laat ik starten met de delen van feedback die ik van harte toejuich.

1. De intentie van feedback is goed, waardevol en professioneel. Feedback heeft tot doel om de ander te laten groeien. En om verder te komen, (processen) te optimaliseren, doelen te bereiken.
2. Het starten met het beschrijven van concreet waarneembaar gedrag aan de start van een gesprek, is een prima start. Dat het vreselijk lastig is om je oordeel los te koppelen van feitelijk gedrag, is een gegeven. Of het nu gaat om traditionele feedback of in de tips hierboven rondom Irma. Ons beeld of oordeel vormen we namelijk onbewust razendsnel. En voor we het weten floept ons oordeel over feitelijk gedrag mee in de opening van het gesprek. Je gesprekspartner zal dan niet direct de slingers ophangen.

Waar gaat het dan mis? 

Juist, bij het beschrijven van wat het gedrag van de ander voor effect op jou had. Geformuleerd in ik-boodschappen. En het nagaan of de ander je begrepen heeft. Om maar eens wat te noemen. 

Zodra je dit doet, komt jouw interpretatie, jouw mening, jouw visie op de situatie met raketsnelheid op het doelwit af. Arme Irma. Want deze informatie stuit op het onbewuste defensiemechanisme. Bij Irma gebeuren (onbewust) een paar dingen:

1. Ze checkt of de interpretatie van jouw feiten overeenkomt met die van haar of juist verschilt.
2. Het defensiemechanisme dat het ego beschermt, ketst datgene af wat niet overeenkomt. 
3. Het onbewuste voelt dat het moet veranderen (vanuit jouw belevingswereld) en gaat zich beschermen. Het sluit zich af voor constructieve dialoog. Als je mazzel hebt, laat het defensiemechanisme zich horen. Als je pech hebt, hoor je niets.
4. Het onbewuste brein van Irma registreert dat jij jezelf heel belangrijk vindt en labelt jou en de situatie als onsympathiek en onveilig. Er is geen verbinding. Dat brengt jou in een situatie waarbij je de ander in de toekomst minder gemakkelijk kunt bereiken.  

Een laatste overweging

Het besluiten tot het geven van feedback impliceert iets. Namelijk: dat je beter weet dan de ander wat hij of zij zou moeten doen. Er zijn vast duizenden situaties te bedenken waarin dat het geval is. 

Tegelijkertijd zijn er duizenden voorbeelden waarin je een gesprek in ging met aannames en vooronderstellingen… en al gauw bleek dat de inhoud genuanceerder, gecompliceerder lag of meerdere perspectieven kende die jij bij aanvang niet allemaal even scherp had.

Oftewel, het moment dat je besluit om feedback te geven zou eigenlijk voorafgegaan moeten worden door: welk waardevol inzicht heeft het gedrag van de ander (waar ik wat van vindt) dat mijn horizon verbreedt, wat de moeite waard en wat me oplevert als ik dat ga onderzoeken?

Op dat moment kom je er misschien achter dat het huidige maandagochtendoverleg te weinig waarde toevoegt in de huidige vorm. Of dat het uitzetten van ieders camera uiterst functioneel is als er nieuwe dingen bedacht moeten worden. Wat je direct weer verder helpt.  

Wat me opvalt als we feedforward trainingen geven?

In het proces van feedforward, ontstaat zo’n enorme verbinding dat mensen echt geroerd zijn. En dat er vaak een jarenlange verbinding blijft. Ja, zelfs als je van tevoren dacht: ‘Oh nee, ik hoef toch niet in gesprek met Irma…?’

Meer weten?