Niemand had een jaar geleden kunnen voorspellen dat de geopolitieke verhoudingen zo gedraaid zouden zijn. Het heeft gevolgen op vele fronten.

Op dit moment heeft het Ministerie van Defensie in Nederland ongeveer 10.000 openstaande vacatures. Veel wordt ingezet op cyberfuncties, officer cyber, security information officer en adviseur cybersecurity en techniek. Het waren tamelijk onbekende functies die nu cruciaal en prominent zijn geworden.

Snel veranderende functies en functie inhoud
Andere functies worden ook versneld aangeraakt door de ontwikkelingen in wereld. In 2015 hadden we nog niet gehoord van de ‘carbon accountant’, iemand die de CO2-uitstoot bijhoudt, of de ‘AI prompt engineer’, die effectieve prompt-input voor AI-systemen ontwerpt. De ‘drone operator’ was ook waarschijnlijk een onbekend begrip, terwijl die nu betrokken is bij de inspectie van vitale voorzieningen in Nederland.

Hoewel exacte cijfers ontbreken, is het duidelijk dat de Nederlandse arbeidsmarkt in de afgelopen tien jaar een aanzienlijke dynamiek heeft gekend, met zowel het verdwijnen van traditionele functies (typiste, bankmedewerker, lopende bandfunctionaris) als de opkomst van nieuwe, gespecialiseerde rollen. De docent is een ‘blended’ leraar geworden, die digitale middelen en uiteenlopende werkvormen inzet om beter aan te sluiten bij de behoeftes van digitaalvaardige leerlingen. De financieel analist houdt zich tegenwoordig bezig met datagedreven sturing en voorspellende inzichten en toekomstscenario’s, niet alleen meer met terugkijken. Voor de marketingmanager zijn influencestrategieën nu bepalender dan campagnes of advertenties.

Procesbegeleiding verandert mee
Ook in het werk van de procesbegeleider is die verschuiving goed merkbaar. De procesbegeleider staat naast het kernproces en bepaalt vooral het ‘hoe’ van besluitvorming, van participatie of werkzaamheden. Of iemand zich nu kwartiermaker, voorzitter, regisseur, facilitator, samenwerkingsbegeleider, bemiddelaar of gespreksleider noemt, de functie-evolutie geldt voor al deze rollen. Voor mij, als externe voorzitter, wordt het werk er relevanter van omdat het gaat over prangende kwesties voor de maatschappij, organisaties of voor burgers. Maar het is ook spannender.

Begeleiding van werk- en samenwerkingsprocessen was nog niet zo lang geleden het overzichtelijke bijeenbrengen van plannen en zienswijzen om tot een gezamenlijk oplossing te komen. Hier waren allerlei interventies voorhanden die te leren waren en uit te voeren. Er heerste soms zelfs het idee dat je als procesbegeleider geen eigen mening mocht toevoegen want je was slechts een instrument in het proces. Vandaag de dag is die gereserveerde opstelling niet meer houdbaar.

Scenario’s en ideeën zijn tegenwoordig vaak stellige meningen en standpunten waar achter grote en soms heftige emoties schuilgaan. De arena is niet alleen rationeel maar ook veel emotioneler en persoonlijker geworden.

Enkel het proces begeleiden is niet meer voldoende. Er is richting nodig, emotie management en in sommige gevallen conflict beheersing.

Emotie- en conflictmanagement
Een bijeenkomst die ik laatst begeleide had een drietal bewakers rondlopen. Gelukkig bleek inzet helemaal niet nodig, maar men was voorbereid. Een andere keer kon ik de noodknop bedienen onder de tafel ‘mocht het uit de hand lopen’. Dan zou er een stem te horen zijn van de meldkamer en zou tegelijk de verborgen camera de beelden in de ruimte gaan opnemen. Ook dat bleek overbodig. 

Door de veelkleurigheid en emancipatie van meningen en emoties tussen groepen en individuen ontstaat er een verlamming om te bewegen. Er is steeds meer behoefte aan belangenvrije en duidelijke sturing waarin wordt gekomen tot een volgende stap in het proces. Hoe klein soms ook: dat een gesprek hervat wordt, dat er met stakeholders gepraat gaat worden of dat de steen des aanstoots tijdelijk weg is . 

Emoties die doen er steeds meer toe. Meer nog dan de feiten. Ze moeten daarom ook serieus worden genomen en meewegen in het proces maar niet de overhand krijgen. Balans in de emoties, inhoudelijk stappen maken en het gezamenlijk doorlopen van een gedragen proces. Het begeleiden van een proces is een kwetsbaar evenwicht geworden tussen emoties, inhoud en proces. Procesbegeleiders zitten bijna ‘op de bok’. Het worden welhaast procesleiders. 

De echte leiders dat zijn ze zeker niet. Maar ze worden wel ingezet om heikele aspecten te doorbreken en te kanaliseren. Voor mij is dat de aardigheid van deze rol. Daar waar de naald het heetst is, te staan voor de mensen, voor het thema en voor het proces. Het zou mooi zijn als er een nieuwe functienaam voor deze zwaardere rol bestond die de lading beter dekt. Tot op heden heb ik die niet gevonden.  

Onlangs kwam ik een vacature tegen die qua inhoud de procesbegeleider nieuwe stijl goed weergeeft, de ‘decision coach’. Het woord ‘coach’, als duizend dingen-rol, dat hiervoor gebruikt is, vind ik weliswaar jammer. “Als decision coach zet je je beslissingskennis en facilitatie-vaardigheden in om mensen en groepen te ondersteunen bij het nemen van beslissingen. Je faciliteert vergaderingen om input te verzamelen, voorstellen te doen en beslissingen te nemen… je ondersteunt mensen bij het vinden van een gemeenschappelijke basis in moeilijke gesprekken over controversiële onderwerpen”. 

Procesbegeleider oude en nieuwe stijl

Geïnspireerd door de ontwikkelingen in het werkveld, mijn eigen ervaringen en dit voorbeeld, zie ik de functie van procesbegeleider verschuiven van procesbegeleider oude naar nieuwe stijl. Waarbij gezegd moet worden dat de procesbegeleider ‘oude stijl’ bestaansrecht heeft en zeker niet ophoudt te bestaan.

Plaatje procesbegeleider oude stijl en nieuwe stijl (is in JPEG voorhanden).

Samenhang creëren in een verdeeld speelveld is een belangrijke bijdrage van de procesbegeleider. Het grotere ‘plaatje’ schetsen, de urgentie achter de stappen melden, het benadrukken van de overeenkomsten en het zoeken naar de menselijke maat, dit zijn aspecten die de procesbegeleider bewust heeft in te zetten om de boel bij elkaar te houden en het terugtrekken op het eigen gelijk tegen te gaan. 

Nieuwe functies worden geboren en bestaande functies evolueren ten gevolge van externe ontwikkelingen. De procesbegeleider van nu is niet langer een dienende facilitator, veel meer is die een onafhankelijke sturende procesleider geworden. Iemand die richting geeft en samenhang smeedt tussen de ‘elementen’ die lijken te ontbreken in een verbrokkelende arena. Die ruimte biedt aan emoties en het vraagstuk actief meedraagt naar de volgende fase. 

De procesbegeleider functie evolueert, dat is zeker. Maar waar naar toe, da's nog de vraag.

Nathalie Vrancken is onafhankelijk gespreksleider.