Het beschrijven van processen binnen bedrijven heeft de afgelopen 20 jaar een reeks grote veranderingen doorgemaakt. Vroeger werden processen decentraal en meestal op papier vastgelegd. Tegenwoordig hebben organisaties steeds meer keuze uit modelleringstools waarmee de bestaande processen kunnen worden beschreven en de gewenste processen kunnen worden gedefinieerd. Een onderscheid kan worden gemaakt tussen tekenpakketen als Flowcharter en MS-VISIO en case tools als ARIS, Bwise of Protos waarmee complexe informatiesystemen kunnen worden gemodelleerd, gesimuleerd en met behulp van webpublicaties worden gepresenteerd op bijvoorbeeld een aanwezig intranet.
Dit artikel zal globaal een vorm van procesmodellering beschrijven, Corporate Modelling genoemd, die mogelijk is geworden door de beschikbaarheid van case tools. Met behulp van Corporate Modelling worden alle relevante aspecten binnen organisaties beschreven, bijvoorbeeld om veranderingsprocessen of automatiseringsprojecten te ondersteunen. Een keten van bioscopen die het verkoopsysteem van bioscoopkaarten wil vernieuwen zou bijvoorbeeld met behulp van Corporate Modelling op een gestructureerde wijze alle relevante aspecten in kaart kunnen brengen.
Waarom Corporate Modelling
Corporate Modelling zorgt voor betere en toegankelijkere informatie over het functioneren van de organisatie in al haar geledingen. Het management is door deze informatie beter in staat om te zorgen voor optimale afstemming van onderling samenhangende processen. Hierdoor wordt de productiviteit en de efficiëntie van de organisatie vergroot en tevens de ‘span of control’ van haar managers.
Binnen projecten vormen de bedrijfsmodellen een up-to-date beschrijving van de huidige situatie, waardoor Business Process Reengineering direct en met juiste informatie kan starten. De kennisdatabank, die op deze manier ontstaat, kan worden gebruikt bij borging van de kennis en bij het inwerken van projectmedewerkers en nieuwe medewerkers.
Wat doet Corporate Modelling
Corporate Modelling legt als eerste de bedrijfsdoelstellingen en strategie van een organisatie vast. Daarna wordt met de propositie beschreven wat de organisatie haar klanten gaat aanbieden om haar doelstellingen te realiseren. Vervolgens worden bedrijfsprocessen beschreven waarmee de organisatie haar propositie realiseert. Bij de beschrijving van deze bedrijfsprocessen worden alle relevante aspecten van deze processen in kaart gebracht.
Relevante aspecten die kunnen worden beschreven zijn:
· organisatie aspecten;
· kennisbehoefte en –beschikbaarheid;
· informatie uitwisseling;
· applicaties;
· infrastructuren;
· tijd (denk aan doorlooptijd, productietijd of wachttijd);
· kosten.
Met name de aspecten tijd en kosten stellen het management in staat om simulatie respectievelijk Activity Based Costing uit te kunnen laten voeren. Simulatie is in diverse situaties van essentieel belang om complexe, met elkaar samenhangende processen in diverse scenario’s te toetsen. Corporate Modelling houdt tevens in dat de beschreven modellen continu en samenhangend up-to-date worden gehouden door de organisatie.
Hoe gaat Corporate Modelling in zijn werk
Idealiter wordt de organisatie top-down in kaart gebracht, omdat op die manier gegarandeerd wordt dat de gemodelleerde bedrijfsprocessen op de juiste manier aansluiten bij de door het management gedefinieerde bedrijfsdoelstellingen. De onvoorwaardelijke steun en visie van het management is voor Corporate Modelling onmisbaar. Top-down modelleren houdt in dat eerst bedrijfsdoelstellingen en propositie in kaart worden gebracht en daarvan afgeleid de waardeketens van de bedrijfsprocessen.
Validatie door het management van de gemodelleerde bedrijfsdoelstellingen, de propositie en de gedefinieerde waardeketens is noodzakelijk om de processen in de waardeketens zinvol te kunnen modelleren.
Dit kan projectmatig of afdelingsgewijs relatief onafhankelijk van elkaar worden gedaan. Van essentieel belang is echter wel dat tussen de projecten of afdelingen die gaan modelleren duidelijke afspraken worden gemaakt om de gemodelleerde processen samenhangend te laten zijn. De afspraken worden veelal in een conventiehandboek vastgelegd en omvatten de volgende onderwerpen:
· te beschrijven aspecten;
· mate van diepgang;
· te gebruiken modellen.
Tevens is van belang dat centraal de consistentie van de gemodelleerde waardeketens wordt getoetst.
De verantwoordelijkheid voor de inrichting van de afzonderlijke waardeketens moet eenduidig belegd zijn. Het modelleren van een waardeketen vindt meestal in een project plaats, waarvan veelal de verantwoordelijke manager opdrachtgever is. Het is belangrijk dat de modellen, na afloop van het project, worden onderhouden door de staande organisatie, ook dit onder verantwoordelijkheid van de manager van de betreffende waardeketen.
Welke hulpmiddelen zijn nodig voor Corporate Modelling
Voorheen vond het modelleren van bedrijfsprocessen plaats met behulp van tools als SDW en flowcharter voornamelijk om processen in kaart te brengen en te archiveren ten behoeve van bijvoorbeeld ISO-certificering en handboeken voor medewerkers.
Door de steeds krachtiger wordende modelleringstools als bijvoorbeeld ARIS (www.ids-scheer.com), worden organisaties in staat gesteld om de beschreven processen met relatief weinig moeite, continu en samenhangend up-to-date te houden. De ervaring wijst uit dat voor Corporate Modelling een goede case tool noodzakelijk is.
Wat zijn de voor- en nadelen van Corporate Modelling
Het nadeel van Corporate Modelling is de hoeveelheid tijd en geld die het kost om initieel de organisatie in kaart te brengen. Echter in veel projecten, bijvoorbeeld bij de implementatie van een nieuw informatiesysteem, bestaat de behoefte om de huidige en toekomstige werkwijze in kaart te brengen. Als hier volgens de principes van Corporate Modelling wordt gemodelleerd, wordt - zonder aanvullende investeringen in tijd en geld - een basis gelegd voor consistente, goed te onderhouden bedrijfsmodellen.
Corporate Modelling met een goede case tool biedt geïntegreerd en up-to-date inzicht in de aspecten van de processen binnen de totale organisatie. Voordelen hiervan zijn dat:
· de manager een duidelijker en completer inzicht in de opbouw van alle aspecten krijgt (o.a. de kosten die gemaakt moeten worden om de propositie te realiseren);
· het management in staat is om op willekeurige momenten met behulp van bijvoorbeeld simulaties Business Process Reengineering plaats te laten vinden;
· de Human Resource manager een goed inzicht krijgt in de benodigde en beschikbare kennis van de medewerkers uit de organisatie;
· een koppeling van de procesmodellen aan een transactiedatabase zelfs kan zorgen voor betrouwbare actuele informatie over gerealiseerde aantallen en over doorloop-, productie- en wachttijden;
· informatie zowel digitaal als op papier, desgewenst afhankelijk van functie gefilterd, op een willekeurige plaats kan worden opgevraagd, waardoor medewerkers beter kunnen worden betrokken bij het behalen van de bedrijfsdoelstellingen;
· de beheerders van applicaties een compleet overzicht krijgen, waar met welke reden, welke hulpmiddelen worden gebruikt;
· de modellen gemakkelijk onderhoudbaar zijn.
Geconcludeerd kan worden dat een organisatie die met behulp van Corporate Modelling in kaart is gebracht krachtiger en effectiever kan worden bestuurd. Tevens is zo’n organisatie beter in staat om haar doelstellingen te bereiken en kan zich, onder andere door een grotere betrokkenheid van de medewerkers, gemakkelijker aanpassen aan de steeds (sneller) veranderende omgeving.
---------
Auteurs
Rogier Trampe is bedrijfskundig ingenieur en oprichter/directeur van Accent Organisatie Advies (www.adviseren.nu)
Herold Peijs is bedrijfseconometrist en als proces architect werkzaam bij NS Commercie.
Kom met uw praktijkervaringen op het terrein van managen en organiseren
Deel uw kennis, schrijf 3 columns of artikelen en ontvang een gratis pro-abonnement (twv €200)
Word een pro!
SCHRIJF MEE >>
vermoed namelijk dat het onzekerheidsprincipe
van Heisenberg op de hierboven beschreven
werkwijze van toepassing is dier voege dat het
'meten' dat onderdeel is van corporate modelling
hetgeen gemeten wordt beinvloed. Is hier al onderzoek naar verricht?
Voorts ben ik van mening dat processen
in een organisatie van een dusdanige complexiteit
zijn, dat zij nauwelijks te modelleren zijn. Als
dit wel het geval zou zijn zou een perfecte
simulatie van een bedrijf de werkelijke processen
- en daarmee wellicht het gehele bedrijf -
overbodig maken.
Voor wat betreft het door u genoemde
voorbeeld voor het in kaart brengen van
de 'huidige en toekomstige werkwijze' van
het implementeren van informatiesystemen,
verwacht ik weerstand van de softwareontwikkelaars.
Justus de Broeckenaere
boezemt is natuurlijk met een 't'.
Het is natuurlijk alijd zo dat een gemeten eenheid of entiteit een afwijkend gedrag vertoond wanneer deze wordt gemeten. Echter met behulp van diverse methoden die al jaren in de traditionele arbeidskunde worden toegepast kan het zogenoemde meeteffect worden gereduceerd tot nagenoeg nul (en ja hier is erg veel onderzoek naar gedaan). Daarnaast is het zo dat de infomatie over de te modelleren processen voornamelijk wordt vergaard door middel van het interviewen van de betrokkenen. Bovenal kan het natuurlijk niet zo zijn dat niet meten beter zou zijn dan meten met een vooraf te definieren foutkans. Hoe is het anders mogelijk om processen te beheersen en additioneel te optimaliseren.
Omtrent u opmerking inzake de onmogelijkheden van het in kaart brengen, en dus het beheersen, van complexe processen kan ik kort zijn. Deze methodiek geeft als vrijwel alle andere methodieken een vereenvoudigd beeld van de werkelijkheid. Voornamelijk wordt een keuze gemaakt uit juist die processen die kritisch zijn voor het behalen van bedrijfsdoelstellingen met als doel deze processen dermate te beheersen dat op basis van rationele overwegingen de uitkomsten van deze processen kunnen worden gereguleerd.
Uw opmerking inzake de weerstand van software-ontwikkelaars vind ik dubieus. Als de weerstand van software-ontwikkelaars een bedrijf ervan weerhoudt om het inzicht in de eigen organisatie in eigen hand te nemen dan stelt dat bedrijf zich erg onderdanig op. De te ontwikkelen software is namelijk primair ondersteunend aan de – als het goed is door de organisatie – gedefinieerde processen. Het is tevens ook nog altijd zo dat een te grote vrijheid van software-ontwikkelaars leidt tot een kloof tussen het gewenste resultaat en de opgeleverde software.
Aangezien u met corporate modelling modellen maakt van 'processen die kritisch zijn voor het behalen van bedrijfsdoelstellingen met als doel deze processen dermate te beheersen dat op basis van rationele overwegingen de uitkomsten van deze processen kunnen worden gereguleerd', zullen de regels waar deze modelleringsmethode op gebaseerd zeer strikt moeten zijn en een - zij het vereenvoudigde - correcte weergave van de werkelijkheid moeten zijn. U pleit er immers voor te sturen op basis van een model en dit is slechts acceptabel als het model goed inelkaar zit.
Om hieraan te voldoen moet de taal van het model goed gedefinieerd zijn. Immers, als twee verschillende personenen een en hetzelfde proces gaan modelleren, dan zouden er twee exact dezelfde modellen uit moeten komen, ofwel; de sturinginsacties op basis van beide modellen zouden tot gelijke resultaten moeten leiden.
Ik zit vraagtekens bij de mate waarin de regels voor corportate modelling wel goed zijn beschreven. U spreekt namelijk over 'relevante aspecten van processen', maar hoe wordt bepaald wat relevant is en op basis van welke regels?
U stelt: 'Corporate Modelling met een goede case tool biedt geïntegreerd en up-to- date inzicht in de aspecten van de processen binnen de totale organisatie.' Waarin wordt corporate modelling geintegreerd? Het lijkt mij niet goed om een modellering te integreren in wat dan ook. Een model is immers een beschrijving van het een of ander en een beschrijving dient geen onderdeel te zijn van datgene wat het beschrijft. Of wordt het in iets anders geintegreerd zien?
Voor wat betreft de weerstand van de software-ontwikkelaars kan u het volgende zeggen. Software-ontwikkelaars zijn opgeleide modelleerders. Zij dienen de werkelijkeheid om te zetten in door machines uit te voeren instructies (op basis van een model). Als er iets aan het model niet klopt, werkt de software niet. Zo simpel is het. Zij worden dus gedwongen gebruik te maken van modelleringsmethoden en talen die strenge regels kennen. Elke afwijking van de regels leidt tot bugs in de opgeleverde software.
"Corporate Models zullen leiden tot bugs in de organisatie", zullen de software-ontwikkelaars terecht zeggen, want zij hebben nooit specificaties van de modelleringsmethode gezien. Zonder die specificaties zal het gebruik van de methode worden afgedaan als zinloos.
Of zijn die specificaties wel beschikbaar?
Justus de Broeckenaere
marcheert deze discussie thans nog of wat?