Competing by design

Vrijwel elke manager kent de trits van ‘richten – inrichten – verrichten’, weet dat de organisatiestrategie vraagt om een toegesneden organisatie-inrichting. Reorganisaties zijn dan ook aan de orde van de dag. Toch presteren veel bedrijven en instellingen ondermaats, weten hun strategie niet waar te maken of kampen met hoog verloop, lage kwaliteit, hoge kosten of andere knelpunten.

Kijkend naar de (re)organisatieprocessen, dan zie je bijvoorbeeld:

• De nieuwe gemeentesecretaris die de stafafdelingen in de dienst middelen positioneert en een kleine concernstaf opricht door het tekenen van een nieuw organigram;
• Een verzekeringsmaatschappij die haar werkprocessen nauwkeurig beschrijft en voorziet van KPI’s;
• Een zakelijk dienstverlener die verschillende afdelingen op heisessies bijeenbrengt om te werken aan het teamgevoel en verbeelden van de nieuwe strategie.

Je ziet heel verschillende aanpakken, die zelden het beoogde/ mogelijke resultaat verzilveren.

Betere resultaten haal je in een ontwerpproces waarin de verschillende dimensies vanuit de bovenstaande voorbeelden tegelijk worden meegenomen. De dimensies die niet bewust worden meegenomen worden namelijk toch ook ingevuld – alleen dan zonder het beoogde strategie in het achterhoofd. Dat wat je niet ontwerpt – organiseert zichzelf!

Om bewust meervoudig te ontwerpen moet je de onderliggende logica en ontwerpregels van de verschillende dimensies kunnen herkennen en inzetten. Een korte verkenning:

• Het ontwerpen via organogrammen komt voort uit het perspectief van de eigenaar.
  De eigenaar wil rendement op zijn investering. Hij stelt middelen ter beschikking, geeft een kader mee en vraagt verantwoording over de inzet van middelen en het behaalde rendement. Hij loopt het risico dat werknemers hun eigen belang nastreven. Om dit risico te verkleinen belegt hij de verantwoordelijkheden eenduidig, stuurt hij gedrag dmv beloning en promotie en wil hij inzicht in het werk. Vanuit dit perspectief worden veelal organogrammen, beloningssystemen en verantwoordingssystemen ontworpen. Gebruikte ontwerpregels zijn het principal agent principe, ‘economy of scale’ en ‘span of control’.

• Het ontwerpen van werkprocessen komt voort uit het perspectief van de klant.
  De klant ziet de organisatie als producent van producten e/o diensten die zijn behoefte vervult. De productie vindt plaats in uitvoerende werkprocessen. Om tegemoet te komen aan variatie in de klantvraag moeten de uitvoerende processen veel regelruimte hebben, zowel in middelen als in procesinrichting. Overzicht en klantcontact zorgen voor intrinsieke motivatie van medewerkers om klanten tevreden te stellen. Vanuit dit perspectief worden procesarchitecturen, flowcharts, regelkringen en procedure beschrijvingen ontworpen. Gebruikte ontwerpregels zijn de 'law of requisite variety', ‘economy of scope’, regelkringen en coördinatiemechanismen.

• Het “ontwerpen” van de cultuur komt voort uit het perspectief van de werknemers.
  Werknemers kiezen voor de (werk)gemeenschap van de organisatie. Werknemers zijn sociale wezens die relaties aangaan, de ambigue wereld betekenis willen geven en zich mede identificeren met de organisatie waar zij werken. Werknemers streven naar persoonlijke groei en ontwikkeling middels hun werk. Charisma, leiderschap, groepsdruk en gedeelde betekenissen geven richting aan individueel gedrag. Vanuit dit perspectief worden strategie(sessies), leiderschapsprogramma’s en fysieke uitingen als een logo of gebouw ontworpen. Gebruikte ontwerpregels zijn de ‘span of relations’, leiderschap en lessen uit de groepsdynamica. Deze dimensie is nauw verbonden met de veranderkundige kant van het (her)inrichtingsproces.

Managers (en adviesbureaus) met een eenzijdige aanpak lijken sneller, maar maken de strategische belofte vaak niet waar. Een meervoudig ontwerp en veranderproces biedt meer garantie op succes, en is daarmee de extra tijd en complexiteit zeker waard. Managers die hun inrichtingstaak echt serieus nemen, de organisatiebouwmeesters, vormen een duurzaam concurrentievoordeel voor de organisatie!