Competentiemanagement is altijd maatwerk.

Competentiemanagement is altijd maatwerk
Voor managers is het nog wel eens moeilijk om medewerkers goede ondersteuning te bieden voor hun ontwikkelings- en opleidingplannen.

Ook voor medewerkers is het vaak moeilijk om aan te geven wat ze nu precies nodig hebben om beter te kunnen functioneren.

Iedere medewerker is anders, heeft eigen sterktes en zwaktes en is meer of minder competent voor een functie. Aan de ene kant zie je dat de functie bepaalde eisen stelt, aan de andere kant zie je dat een medewerker bepaalde kwaliteiten wel of minder heeft.

Whiskas, Kittekat of biefstuk
De bloeiperiode voor open trainingen was in het vorige milennium.
Je kunt tegenwoordig niet meer tegen een medewerker zeggen: Ga die training maar volgen dan ben je een succesvol ……(vul zelf maar in). Een goede training staat niet garant voor een goed resultaat, het gaat er veel meer om of het aansluit op de specifieke situatie van de medewerker.Daar past tegenwoordig geen standaard oplossing meer voor. Een medewerker is eigenlijk het meest gebaat bij een op maat gesneden individueel ontwikkelingstraject. Met andere woorden: Geef de medewerker precies het juiste hapklare brokje waarom gevraagd wordt. Competentiemanagement speelt hier op in.

Meten is weten
Een belangrijke trend in Opleiding & Ontwikkeling is competentiemanagement als methode om meer grip te krijgen op dit maatwerktraject. Je kunt competenties koppelen aan een individu en aan de functie. Zo krijg je gelijk zicht op de discrepanties.
Competenties worden wel vaker gedefinieerd als waarneembare gedragsaspecten.
Uitgangspunt hierbij is dat competenties meetbaar zijn en dus te testen.
In de praktijk worden zo’n 40 competenties onderscheiden, bijvoorbeeld: Individugericht leiderschap, samenwerken, delegeren, aanpassingsvermogen, besluitvaardigheid,stressbestendigheid.

360º feedback testprogramma
Voor het testen van competenties wordt steeds vaker de 360º feedbacktest ingezet.
Zo’n test vult de medewerker zelf in, maar ook een aantal personen uit de directe werkomgeving van de medewerker. Via vragen over het functioneren van de medewerker in allerlei werksituaties wordt gemeten hoe competent de medewerker is in zijn/haar functie.

U zult begrijpen dat hier wel vertrouwen in elkaar voor nodig is omdat eerlijkheid en objectiviteit bij het invullen van de test de uitslag kunnen beïnvloeden. Je moet er ook niet gelijk een beoordelingsgesprek aan gaan koppelen, maar dat is ook niet de bedoeling dus. Bij voorkeur is de feedbackontvanger de enige die inzage in het feedbackverslag heeft, eventueel samen met een begeleider.

Nadat alle respondenten de test hebben ingevuld worden de antwoorden geanalyseerd en een rapport gegenereerd. Dat gaat in op de sterktes en zwaktes van de medewerker, gekoppeld aan redelijk nauwkeurig omschreven competenties.

Persoonlijk ontwikkelplan
Zo’n rapport geeft in de praktijk veel aanknopingspunten om actie op te ondernemen.

Een medewerker kan zich, bijvoorbeeld, eens wat verder verdiepen in samenwerken en delegeren als het rapport hier aanleiding voor geeft.
Daarvoor kan hij dan gesprekken aangaan met collega’s die hier veel mee te maken hebben. Nadere afspraken maken over samenwerken en delegeren kunnen al snel resulteren in effectieve verbeteringstrajecten en daar gaat het dus om.

Typisch aan dit soort verbeteringstrajecten is dat ze meestal klein zijn: hapklare brokken, overzichtelijk en duidelijk. Afspraken die gaan over één of twee competenties, specifiek omschreven met duidelijke mijlpalen onderweg.

Aanvullende modulaire training of individuele coaching
Follow-up is van cruciaal belang voor het resultaat. In de praktijk wordt zo’n test vaak opgevolgd door een training met deelnemers die allemaal een competentietest hebben gehad. Omdat iedereen in hetzelfde bootje zit ontstaat er vaak snel een intensieve samenwerking met veel onderlinge steun.

De deelnemers kiezen samen de onderwerpen die hen binden, maar ook de onderwerpen die zij niet gelijk hebben. Dit wordt in sterke mate bepaald door de vragen en problemen die de deelnemers aandragen.

Een voorbeeld van onderwerpen die in zo’n training aan de orde kunnen zijn.

Het actief deelnemen aan communicatieprocessen
Het gebruik van verschillende communicatiestijlen
Het voorkomen en opheffen van storingen in de communicatie
Omgaan met conflicten en spanningen
Onderhandelen over meningsverschillen en strijdige belangen en doelen
Het beter opkomen voor jezelf
Het sturen van gesprekken
Het overbrengen van vervelende boodschappen

Aan de orde komen dan vraagstukken als:

Hoe spreek ik iemand aan, wanneer hij of zij zich niet aan afspraken houdt ?
Hoe kun je mensen waarover je niet de baas bent, bijsturen ?
Hoe kom je bij meningsverschillen tot afspraken die mensen ook willen nakomen ?
Hoe kun je de samenwerking in je groep of ploeg verbeteren ?
Hoe kan ik het conflict dat ik heb met mijn opdrachtgever oplossen ?
Hoe bespreek je een klacht van een klant of opdrachtgever ?

Individuele coaching kan ook een uitstekend traject zijn, het gaat er om dat aansluitende activiteiten georganiseerd worden.

Tipje van de sluier
Transparantie, duidelijkheid en houvast zijn een aantal belangrijke kwaliteiten die gekoppeld kunnen worden aan opleiding en ontwikkeling via competentiemanagement. Dat competentiemanagement veel meer aspecten en mogelijkheden heeft dan hier besproken moge u echter ook duidelijk zijn.

Over de auteur:
Herman Marissen is sinds 15 jaar trainer in bedrijfscommunicatie en geeft o.a. advies en training op het gebied van coaching, competentiemanagement en verzuimbeheersing in de regio Limburg en Brabant.