De coach als geheim wapen in de strijd

Volgens schipper Bouwe Bekking fungeert zij als geheim wapen achter het succes in de Volvo Ocean Race: Anje-Marijcke van Boxtel. Ik sprak met haar over de toegevoegde waarde die zij als mental coach kan bieden en over de vraag wat managers en bedrijven kunnen leren van haar ervaringen. Zie ook deel 1 van dit interview.

Hoe met onzekerheden omgaan

‘Meedoen aan de Volvo Ocean Race is een riskante onderneming’, zegt Anje-Marijcke van Boxtel. ‘Er zijn sterke parallellen met de omgeving waarin bedrijven momenteel opereren. Net als oceaanzeilers hebben bedrijven te maken met een uiterste dynamische ‘VOCA-wereld’(Vluchtig, Onzeker, Complex en Ambigu). Veranderingen of onverwachte risico’s kunnen niet alleen tot stress, maar ook tot flinke averij leiden’.

Hoe kun je je hiertegen wapenen? Moet je maar vertrouwen op je intuïtie en improvisatiekracht? Of is het tot op zekere hoogte mogelijk om je op onzekerheden en veranderingen voor te bereiden. Van Boxtel meent het laatste. ‘Als je weet wat je einddoel is, kun je de toekomstige reis tot op zekere hoogte visualiseren. Waar dat mogelijk was, hebben we het gedaan. Voor situaties die we zeker zouden tegenkomen, hebben we plannen en protocollen ontwikkeld. Zo hebben we een protocol opgesteld over de te regelen zaken tijdens onze rustdagen tussen de verschillende etappes (‘stop-over’). Dat protocol ging niet alleen over technische en medische zaken, maar ook over de te nemen rust en het ruimte geven aan autonomie van de bemanningsleden. Als je wekenlang non-stop actief bent geweest, is ontspanning een must. Maar ook moet je mensen die lang op elkaar gepakt zaten de ruimte bieden om eigen dingen te doen. Als je dit niet voorbereidt, bestaat de kans dat anderen jouw tijd gaan invullen. Je wordt dan in no time in beslag genomen door de media, sponsors, reparatieklussen of andere belangrijke activiteiten. Het gevolg is dat je geen nieuwe energie genereert en minder effectief wordt’.

En ‘worst-case’ scenario’s?

‘Stel dat er thuis iets ernstigs gebeurt, terwijl je midden op de oceaan race't en niet naar huis kunt. Wil je het slechte nieuws dan zo snel mogelijk horen of wil je liever wachten tot je in een haven bent aangekomen? En hoe zouden dingen in die situatie geregeld moeten zijn op de kade? We hebben de tijd genomen om over dergelijke ‘worst-case’ scenario’s te praten en er beslissingen over te nemen. Ook al had niemand erover nagedacht, het was indrukwekkend om te zien hoe gedecideerd iedereen een standpunt innam over wat er zou moeten gebeuren’.

Maar wat doe je met onzekerheden waarvan de kans dat ze gebeuren uiterst klein is?

‘Voortdurend alert zijn, zodat je snel naar een oplossing kunt zoeken’, zegt Van Boxtel resoluut. ‘Iedereen is zich ervan bewust dat de zee op sommige punten bezaaid ligt met rotzooi variërend van auto’s tot containers. Ook wemelt het soms van de houten vissersboten die niet met de radar te zien zijn, zodat een aanvaring altijd mogelijk is. Er kunnen walvissen voor je neus opduiken of je kunt een bezoek krijgen van piraten die van plan zijn om je helemaal leeg te roven. Je kunt je hiertegen niet wapenen, maar je kunt wel nadenken over mogelijke acties en hun gevolgen. Maar er kunnen ook dingen gebeuren waardoor je al je plannen overboord moet zetten en dingen moet loslaten’. Als voorbeeld verwijst zij naar het ongeluk, waarbij het Deense team op een koraalrif voer en zo zwaar werd gehavend dat de bemanning ijlings het schip moest verlaten.

Het risico van de warme deken

Als je succes hebt en de leden zich met elkaar verbonden voelen, lijkt de klus voor de coach geklaard. 'Niets is minder waar,' aldus Van Boxtel. ‘Succes en goede onderlinge banden zijn prima, maar je moet wel beducht zijn op zelfgenoegzaamheid. Ik noem dit het risico van de warme deken. Als mensen, om de lieve vrede te bewaren, vermijden om elkaar aan te spreken en moeilijke onderwerpen niet benoemen, dan heeft dit invloed op de prestaties. Je loopt het risico minder strijdlustig te zeilen. Het team moet te allen tijde gefocust blijven op zichzelf en elkaar verbeteren om de resultaten te krijgen die ze willen hebben, om te blijven strijden en concurrerend te blijven’.

Om iedereen scherp te houden, vinden er daags na de aankomst in de haven korte individuele gesprekken met de bemanningsleden plaats. ‘Ik weet dan ongeveer wat zich hun hoofden afspeelt´, zegt Van Boxtel. ´De dagen erna doe ik de individuele gesprekken, die meestal een uur duren. Dan komen de echte verhalen los. Eerst gaat het vooral om positieve dingen, maar als je doorvraagt komen er ook heel wat verbeterpunten boven water. Het gaat dan over onduidelijkheden of irritaties aan boord, omdat er soms te weinig gecommuniceerd wordt. Maar ook over het feit dat sommige jongens nogal slordig zijn. Voor de een is dit prima en de ander irriteert zich aan dit soort kleine dingen´.
De kern van de gesprekken is dat opgekropte emoties worden gedeeld, de teamsamenwerking wordt geanalyseerd en dat eventuele wrijvingen in het team worden uitgesproken en opgelost.´Tijdens de race is daar geen ruimte voor en dan kan het gebeuren dat bepaalde zaken met de mantel der liefde worden bedekt. Op den duur kan dat echter frustraties veroorzaken. Het is dan ook belangrijk dat dit tijdens een tussenstop wordt benoemd. Het voordeel van deze aanpak is dat er van spanningen binnen het team weinig te merken is. Dit is een ijzersterk team, dat werkt als een organisme. Niet alleen de onderlinge relaties aan boord, maar ook de relaties met gezinnen en partners aan wal zijn uitstekend. Het belang van dit laatste moet je niet onderschatten: problemen aan wal vertalen zich maar al te snel naar problemen aan boord’.

Vind de balans tussen leren en presteren

Wat is het belangrijkste leerpunt van de mental coach? De lijn valt even stil, maar dan komt Van Boxtel met het antwoord: ‘mijn belangrijkste les is dat je nooit klaar bent’. Ze licht dit toe: ‘‘tijdens de eerste etappe lag de nadruk op het samen leren en groeien om ervoor te zorgen dat iedereen overal inzetbaar was. In de tweede etappe kwam het accent vooral te liggen op het presteren. Vooral in de spannende eindstrijd werd gekozen om de beste mensen op hun strength in te zetten. Daar kleeft natuurlijk een risico aan: je legt immers enorm veel druk op de schouders van bepaalde personen om topprestaties te leveren. Bovendien kunnen er hierdoor patronen ontstaan waardoor sommigen zich buiten gesloten voelen en geen nieuwe initiatieven meer nemen. Daar houd je het geen negen maanden mee vol. In een onzekere omgeving waarin alles continu verandert, moet je het juist hebben van de dynamiek binnen je team om je te blijven ontwikkelen en telkens nieuwe oplossingen te bedenken. Het is een issue dat altijd speelt binnen teams, in de sport en in het bedrijfsleven: hoe vind je de balans tussen ultiem gebruik maken van ieders sterktes, én het bevorderen van het leren en groeien van het team. Met die interessante discussie zijn we nu bezig’.

Anje-Marijcke van Boxtel is in werkzaam bij Schouten Global. Hans van der Loo is auteur van het boek Vaart maken – Energiek veranderen in 90 dagen.