Beter presteren in het presenteren

Er is op deze site al veel geschreven over hoe men beter kan presenteren. Veel van de artikelen op dit gebied hadden helaas een ietwat commerciele ondertoon, omdat er meestal gewezen werd op bepaalde curussen. Dit artikel biedt echter enkele gratis handvatten die gebruikt kunnen worden om beter te presenteren.

Hij die gaat presenteren zal eerst zijn angst om voor een (groot) publiek te spreken moeten overwinnen. Het feit dat alle aandacht van de toehoorders gericht is op de presentator leidt tot een bepaalde vorm van schaamte. Een presentator zal constant bezig zijn met vragen als 'praat ik wel duidelijk genoeg?', 'Zit mijn haar goed?' of 'Luisteren de mensen nog wel geinteresseerd naar mij?. Opzich staan dergelijke afvragingen tijdens het presenteren een goede spreekbeurt niet in de weg. Men blijft hierdoor namelijk bij de les. De presentatie van hetgeen gepresenteerd wordt, ofwel het jasje waar het verhaal ingegoten wordt, is minstens zo belangrijk als de inhoud. Anders had men wel een stapeltje stencils uitgedeeld. Kortom, het is dus goed om tijdens een presentatie bewust stil te staan bij de vraag of de boodschap wel overkomt. Het is echter niet goed als dit leidt tot zaken als stotteren, of zich verslikken in een moeilijke zin. Meestal voelt men tijdens het spreken van te voren een vraag als bovengenoemde opkomen. Op zo'n moment kan ben aan de toehoorders bijvoorbeeld vragen 'Is het duidelijk tot nu toe?'. Deze oplossing wordt ookwel genoemd; het stellen van een reflectieve wedervraag. Het geeft u de ruimte om op adem te komen.

Een oplossing voor het overwinnen van schaamte, is om de schaamte die men heeft bij het spreken voor een groot publiek af te leiden. Al is het zo dat een publiek vaak niet bezig is met de vragen die tijdens een presentatie door het hoofd van de spreker schieten, toch heeft een spreker wel eens dat gevoel. Denk maar eens terug aan de spreekbeurt die u op de lagere school gaf. Blozend stond u voor de klas, terwijl alle ogen op u gericht waren. De angst die dit in de hand werkt kan overwonnen worden door de schaamte te trotseren door op een ludieke wijze te presenteren. Een veel gebruikte techniek, is om te beginnen met een leuk grapje of anekdote. Hierdoor heeft u in het publiek de lachers op uw hand en tijdens de rest van de presentatie heeft u het gevoel dat de toehoorders uw vrienden uit uw stamkroeg zijn. Een andere - ietwat onconventionele - oplossing voor het overwinnen van schaamte is door het publiek te confronteren met een beschamende situatie. Zo kunt u bijvoorbeeld naakt voor de ondernemingsraad van uw bedrijf een presentatie geven over een nieuw project. Als dit lukt heeft u in principe alle schaamte overwonnen. Indien de ondernemingsraad in kwestie wellicht geen prijs stelt op een naaktpresentatie, kunt u eventueel naakt oefenen, waarbij directe collega's uw publiek vormen. Hierna is de klus snel geklaard en hoeft u zich niet meer te schamen tijdens de echte presentatie.

Als de schaamte overwonnen is, is het zaak om een goed verhaal te vertellen. Het product MicroSoft PowerPoint kan u hierbij van dienst zijn. Met dit product kunt u uw diagrammen voorzien van mooie animaties. Een veel gebruikte techniek is om de aandacht van het verhaal en het diagram, dat veelal in een half uurtje in elkaar geklikt is en verder niet ten grondslag ligt aan enige intelligente gedachtengang, af te leiden door op het projectiescherm een bonte verzameling van bewegende pijlen en geometrische vormen te presenteren. Hierdoor zullen de toehoorders slechts geboeid kijken en jaloers zijn op uw kennis van PowerPoint. Hierdoor leidt u de aandacht van het verhaal zelf flink af en kunt u in principe raaskallen wat u wilt.

Wij hebben het nog niet gehad over de inhoud van het verhaal. Indien u geen goed verhaal beschikbaar heeft kunt u altijd nog een ingewikkeld verhaal vertellen. Dit heet ook wel 'diversion by complex'. Hierbij is het zaak om zelf nieuwe termen te bedenken. De Nederlandse taal biedt, in tegenstelling tot veel andere talen, de mogelijkheid tot het maken van samenstellingen die bestaan uit bekende woorden. Achter elk zelfstandignaam woord kunt u bijvoorbeeld het woord 'gericht' plakken. Klantgericht, resultaatgericht, projectgericht, competentiegericht, draagvlakgericht, borgingsgericht... noemt u maar op. Hiermee heeft u het eerste (bijvoegelijke) deel van uw nieuwe term reeds geschapen. Het tweede deel kan bijvoorbeeld bestaan uit een werkwoord als: integreren, plannen, consolideren, borgen. Zo komt u al gauw op termen als 'oplossingsgericht borgen', 'draagvlakgericht integreren' of misschien wel 'integratiegericht plannen'. Uw nieuwe termen zijn de wapens tegen het kritische publiek. Zij zullen nimmer durven te vragen wat deze termen inhouden, omdat zij ervan overtuigd zijn dat zij bekend moeten zijn met deze termen. Als duidelijk wordt dat ze niet weten waar het overgaat zullen de andere toehoorders hen beschouwen als incompetent, teminste, dat denkt men. Deze strategie heeft twee mogelijke uitwerkingen. a) Niemand durft iets te vragen over de door u genoemde termen. b) Een persoon vraagt naar meer uitleg en de rest van de zaal begint ook moeilijke vragen te stellen. Het laatste geval kan problemen opleveren. Indien u hiervoor bang bent, kunt u een handlanger in de zaal laten plaatsnemen die na elke nieuwe term instemmend knikt, of in geval van een moeilijke vraag met het hoofd begint te schudden.

Veel presentaties eindigen met een vragenrondje of discussie. Het vragenrondje is verplicht en aangezien de nieuw bedachte termen reeds vergeten zijn, zullen mensen echte vragen gaan stellen. Voor elke vraag die gesteld wordt kunnen de antwoorden van te voren bedacht zijn. Hierdoor antwoord u altijd adrem en dit komt het vertrouwen ten goede. Standaard antwoorden als 'Dit wordt nog onderzocht', 'Dit komt in fase 2 aan de orde' of 'U kunt zich met deze vraag richten tot Dhr. X' zijn niet altijd passend. Het is daarom van zeer groot belang om een zogenaamde 'hand-out' uit te delen *NA* de presentatie. Aangezien u erg druk bent, vergeet u dit natuurlijk aan het begin. In de handout bevinden zich prints van elke sheet (ook elk frame van elke animatie), maar ook fotocopieen van krantenartikelen, rapporten e.d. Zorg voor een flink dik pak papier. Aangezien u het aan het einde uitdeelt heeft niemand de papieren door kunnen nemen en kunt u met een gerust hart zeggen dat het antwoord op de vraag in de hand-out terug te vinden is.

Indien er een discussie ontstaat, dient men zich afzijdig te houden. Het uiten van sturenende woorden in de richting van een discussie over een ander onderwerp dan de inhoud dan dat van de presentatie is echter wel op z'n plaats. Deze aanpak biedt u de mogelijkheid halverwege de biezen te pakken en te vertrekken met de woorden 'Ik heb nog een belangrijke meeting, ik hoor maandag wel wat er verder nog uit deze discussie gekomen is.' Niemand zal u verder nog missen.

Zo ziet u maar; presenteren is voor iedereen weggelegd. Door het toepassen van enkele huis-tuin-en-keuken middelen is iedereen in staat om een mooie presentatie te houden. Dure cursussen en dergelijke zijn dus helemaal niet nodig.

Succes!