Best Practices! Valkuil of houvast?

Best practices zijn ideale oplossingen voor ándere bedrijven. Nogal wat bedrijven doen het: naar best practices grijpen als ze tegen een probleem aan lopen. Want waarom zou je het wiel opnieuw uitvinden als concurrenten vergelijkbare problemen effectief hebben getackeld? Toch zijn er goede redenen om voorzichtig te zijn met het invoeren van andermans oplossingen.

United Airlines lanceerde in 2004 met veel trompetgeschal prijsstunter TED, een luchtvaartmaatschappij gemodelleerd naar de best practices van low-cost airlines. Het werd een mislukking; in 2008 ging de stekker eruit. Nog een voorbeeld. Een voedselproducent implementeerde een best practice om zijn distributienetwerk te reorganiseren. Gaandeweg ontdekte het bedrijf dat het noch de benodigde IT, noch het arbeidspotentieel en de infrastructuur had om de best practice tot eenzelfde succes te maken als in het oorspronkelijke bedrijf. Het zou veel te veel geld gaan kosten om die randvoorwaarden te creëren. Gevolg: het team moest terug naar de tekentafel om zijn eigen plan te trekken - alle moeite die al was gaan zitten in het aanpassen van andermans ideale oplossing aan de eigen situatie ten spijt.

Belangrijk bij het inzetten van 'Best Practices' is dat het handelen en de resultaten worden geëvalueerd zodat tijdig bijsturing kan plaatsvinden opdat het gewenste resultaat wordt bereikt. Dit totale proces van Besluit (PLAN) - Handelen (DO) - Evalueren (CHECK) - Bijsturen (ACT) wordt best practice genoemd. Dit principe staat ook centraal in het INK-model, van het INK  (Instituut Nederlandse Kwaliteit). Maar lukt dat?

Best Practices: vier redenen voor terughoudendheid

Er zijn goede redenen om terughoudend te zijn met het implementeren van best practices:

1. Best practices werken zelden. Ze waren effectief in de oorspronkelijke context, met heel specifieke bedrijfsprocessen, een unieke bedrijfscultuur en specifieke systemen en mensen. Maar je eigen situatie is in de regel anders. Dat kan tot verzonken kosten leiden.
2. Wees liever een leider dan een volger. Het overnemen van andermans oplossingen leidt tot middelmaat, wat extra kwalijk is in branches die het moeten hebben van creativiteit en innovatie. Zoek je eigen weg.
3. De handleiding ontbreekt. Al die juichende bestsellers en benchmarkrapporten leggen je nooit in detail uit hoe je een best practice precies moet uitvoeren.
4. Verandering komt van binnenuit. Bijna niemand loopt warm voor andermans oplossingen. Als je medewerkers hun eigen oplossingen laat creëren - op basis van gedegen kennis van de eigen klanten, leveranciers, collega's en processen - worden die oplossingen hun eigendom en is de wil om resultaten te boeken groter.

Best practices ondermijnen de eigen kracht

Wie van meet af aan het vizier richt op een prefaboplossing, ziet gemakkelijk innovatieve ideeën binnen de eigen onderneming over het hoofd. Laat je team liever grondig exploreren wat er moet gebeuren en waarom, voordat je vraagt naar het hoe (want best practices gaan over het hoe). Ontwikkel je eigen best practice - die naadloos aansluit bij jouw unieke bedrijf.

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen berichten in andere media. Bron: Sigma-Online en Express