Channels

Best practices zijn ideale oplossingen voor ándere bedrijven. Nogal wat bedrijven doen het: naar best practices grijpen als ze tegen een probleem aan lopen. Want waarom zou je het wiel opnieuw uitvinden als concurrenten vergelijkbare problemen effectief hebben getackeld? Toch zijn er goede redenen om voorzichtig te zijn met het invoeren van andermans oplossingen.

United Airlines lanceerde in 2004 met veel trompetgeschal prijsstunter TED, een luchtvaartmaatschappij gemodelleerd naar de best practices van low-cost airlines. Het werd een mislukking; in 2008 ging de stekker eruit. Nog een voorbeeld. Een voedselproducent implementeerde een best practice om zijn distributienetwerk te reorganiseren. Gaandeweg ontdekte het bedrijf dat het noch de benodigde IT, noch het arbeidspotentieel en de infrastructuur had om de best practice tot eenzelfde succes te maken als in het oorspronkelijke bedrijf. Het zou veel te veel geld gaan kosten om die randvoorwaarden te creëren. Gevolg: het team moest terug naar de tekentafel om zijn eigen plan te trekken – alle moeite die al was gaan zitten in het aanpassen van andermans ideale oplossing aan de eigen situatie ten spijt.

Belangrijk bij het inzetten van ‘Best Practices’ is dat het handelen en de resultaten worden geëvalueerd zodat tijdig bijsturing kan plaatsvinden opdat het gewenste resultaat wordt bereikt. Dit totale proces van Besluit (PLAN) – Handelen (DO) – Evalueren (CHECK) – Bijsturen (ACT) wordt best practice genoemd. Dit principe staat ook centraal in het INK-model, van het INK  (Instituut Nederlandse Kwaliteit). Maar lukt dat?

Best Practices: vier redenen voor terughoudendheid

Er zijn goede redenen om terughoudend te zijn met het implementeren van best practices:

  1. Best practices werken zelden. Ze waren effectief in de oorspronkelijke context, met heel specifieke bedrijfsprocessen, een unieke bedrijfscultuur en specifieke systemen en mensen. Maar je eigen situatie is in de regel anders. Dat kan tot verzonken kosten leiden.
  2. Wees liever een leider dan een volger. Het overnemen van andermans oplossingen leidt tot middelmaat, wat extra kwalijk is in branches die het moeten hebben van creativiteit en innovatie. Zoek je eigen weg.
  3. De handleiding ontbreekt. Al die juichende bestsellers en benchmarkrapporten leggen je nooit in detail uit hoe je een best practice precies moet uitvoeren.
  4. Verandering komt van binnenuit. Bijna niemand loopt warm voor andermans oplossingen. Als je medewerkers hun eigen oplossingen laat creëren – op basis van gedegen kennis van de eigen klanten, leveranciers, collega’s en processen – worden die oplossingen hun eigendom en is de wil om resultaten te boeken groter.

Best practices ondermijnen de eigen kracht

Wie van meet af aan het vizier richt op een prefaboplossing, ziet gemakkelijk innovatieve ideeën binnen de eigen onderneming over het hoofd. Laat je team liever grondig exploreren wat er moet gebeuren en waarom, voordat je vraagt naar het hoe (want best practices gaan over het hoe). Ontwikkel je eigen best practice – die naadloos aansluit bij jouw unieke bedrijf.

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen berichten in andere media. Bron: Sigma-Online en Express

Kennisbank onderwerpen:

Kennisbank onderwerpen:

 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

Reacties

Nuttig artikel! Een paar jaar geleden deden we onderzoek naar het nut van best practices. Onze conclusie was en is dat dit nut ernstig overschat wordt. Zie artikel
Nut en gevaar van best practices
http://www.kultifa.nl/artikel%20best%20practices.pdf

Steven de Groot
KULTIFA | http://www.kultifa.nl

Ik mis eerlijk gezegd een goede definitie van een best practise in het artikel. Om nu een kwaliteitscirkel een best practise te noemen lijkt me niet correct. De andere voorbeelden zou ik liever betitelen als business modellen. Best practises situeer ik meer op proces niveau. Hoe doen we bepaalde zaken als het uitbrengen van een offerte, het aannemen van een nieuwe medewerker, de introductie van een nieuw product etc. Een practise wordt pas een best practise mijns inziens wanneer hij zich bewezen heeft in verschillende situaties. De uniciteit van bedrijven en klantengroepen speelt daarbij een rol maar heel vaak blijken er standaard wetten te gelden die overal opgaan. Het managen van de best practise middels een kwaliteitscirkel is aan te raden al blijft eigen initiatief en alertheid van belang.

Goed artikel! Het heeft mij aan het denken gezet.
Ik heb vanaf beginjaren ’70 in de ICT gewerkt. Programmeren was toen creatief denkwerk. Elk programma was uniek. Bij het bedrijf waar ik destijds heb gewerkt waren al gauw honderden programma’s.
Maar programma’s moesten ook regelmatig aangepast worden. Door het unieke karakter van elk programma was dit soort onderhoud een crime geworden. Kortom er zat geen uniforme structuur in de programma’s en een kleine wijziging duurde al gauw veel te lang. Structured programming was toen het eerste antwoord hierop. Vanaf dat moment werd het onderhoud op programma’s efficiënter.

Hetzelfde geld ook voor processen in de organisatie. Elk bedrijf begint klein en groeit al dan niet door fusies en overnames uit tot een groot bedrijf. Structuur in de processen is daarbij van groot belang.

Het toepassen van best practices kan hierbij behulpzaam zijn.
De voordelen hiervan zijn:
– Het creëert structuur in een chaotische uitgangssituatie.
– Het geeft eenduidige terminologie en daardoor betere communicatie.
– Het is door de praktijk getoetst en structureel vastgelegd.
– Het is overdraagbaar naar anderen, door cursussen en boeken.
– Het bespaart kosten bij het realiseren van structuur.
De nadelen hiervan zijn:
– Het toepassen ervan kan een doel op zich worden in plaats van een hulpmiddel.
– Het schakelt de creativiteit uit.
– Het is een momentopname.
– Het vertelt wel hoe het uiteindelijk moet worden maar niet hoe je het kunt bereiken.
– Het bespaart geen kosten bij het niet realiseren van structuur.

Het realiseren van structuur wordt meestal niet gehaald, doordat bij elk bedrijf de uitgangssituatie weer anders is. Het gaat hierbij om organisatorische omvang, cultuur en doelstelling. Tevens vinden regelmatig reorganisaties plaats als gevolg van fusies, overnames en splitsingen.

Een best practice is volgens mij een in de praktijk toegepaste theoretische aanpak. Ondanks de praktische toepassing heeft het hierdoor dezelfde kenmerken van een theorie. Namelijk dat een gewenste eindsituatie wordt weergegeven. Er wordt verteld hoe het uiteindelijk zou moeten zijn als je het goed doet. Hoe deze eindsituatie wordt bereikt wordt niet verteld en kan alleen door ervaring in de praktijk worden opgedaan.
Bovendien is een best practice evenals de theorie een momentopname. Na publicatie duurt het jaren voordat er een nieuwe versie uitkomt. In deze verbeterde versie zijn dan de ervaringen verwerkt.

Conclusie:
Wat we nodig hebben is een “virtuele” plek waar we snel en eenvoudig persoonlijke ervaringen met elkaar kunnen uitwisselen. Hierdoor houden wij elkaar direct op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.
Tevens kunnen wij vragen aan elkaar stellen, waarop anderen antwoord geven. Dit proces van het uitwisselen van ervaringen, vragen en antwoorden houd ons scherp en stimuleert de creativiteit.

x
x