Begraaf de dode letters in contracten

Inkopers hebben het even heel erg druk. Ze moet de jaarafspraken maken met leveranciers. En die afspraken gaan steeds vaker over meer dan alleen de inkoopprijs; dropshipping, crossdocking, selfbilling, product data management, vendor managed inventories, promotievergoedingen, collaborative planning, performance based logistics, groeibonussen, paperless processen en shop-in-shop.

Mooie buzzwords voor de ultieme samenwerking met leveranciers. En allemaal prima initiatieven om samen te werken aan betere inkoopprocessen, om consumenten nog beter van dienst te zijn, om minder werkkapitaal in de logistieke keten te krijgen en om samen nog meer te verdienen. En de resultaten daarvan moet je bij Supplier Relationship Management nauwkeurig monitoren om; haal je de geplande doelen?

Om dat allemaal goed te regelen leggen inkopers die afspraken ook vast in hun inkoopcontracten en service level agreements. Naast de vanzelfsprekende afspraken over prijzen, betalingstermijnen en Incoterms staan die contracten tegenwoordig bomvol met tientallen bonus/malus afspraken. De leverancier krijgt een boete voor elke te late levering, elke back order die daaruit resulteert, elke niet automatisch te verwerken factuur, vergoeding voor plaatsing van een foto op de website, retouren door foute leveringen, niet vooraf aangemelde zendingen, omverpakactiviteiten en ga zo maar door. Een schier oneindige lijst... wat zullen ze die inkopers en verkopers daar uren over hebben gebakkeleid bij de onderhandelingen.

Vorige week was ik op bezoek bij een bedrijf dat slim zijn hele assortiment mobiele telefoon accessoires had ‘uitbesteed’ aan een dropship-leverancier; van order-to-cash. En in dat contract stonden 26 van dergelijke niet-prijs afspraken. Ze stonden geduldig in het inkoopcontract. Na mijn vraag hoe ze dat elk maand monitoren bleef het stil aan de andere kant van de tafel. De supply chain manager, de controller en de inkoper wisten het gewoon niet. Na even rekenen had het bedrijf vorige jaar meer dan 250.000 euro bij deze ene leverancier laten liggen. Een stevige stukje cashflow!

Ze hadden het wel eens geprobeerd en de discussies met de leveranciers waren vruchteloos. Bovendien leverde de Supplier Relationship Management software van die bekende ERP-leverancier de informatie niet, dus stond alles in losse Excell-sheets, en kostte het onevenredig veel tijd van iedereen in de logistieke keten om het vast te leggen.

De afspraken waren noch Specifiek, noch Meetbaar. Dus helemaal niet SMART. En elk incidentje bleek een bron van eindeloos gesoebat met de leverancier. Dode letters dus... en het ultieme doel, een betere service en lagere ketenkosten- en voorraden, werd uiteindelijk niet gehaald. Jammer van die kostbare tijd van de inkoper.

Die dode letters in inkoopcontracten? Begraaf of ontwaak ze. Maar zorg vooral dat ze Specifiek en voor alle ketenpartners Meetbaar zijn, dat die afspraken ook echt bijdragen aan de strategische doelen die je in de supply chain hebt gesteld en regel een proces om die afspraken op tijd te monitoren met de ketenpartners.

Walther Ploos van Amstel.