Channels

Een goede planning is het halve werk. Soms is beginnen het moeilijkste deel van de dag. Vooral op maandag! Erger nog, een slechte start kan de hele dag of zelfs de hele week ruïneren. Begin dus goed. Om u op weg te helpen vindt u hier een aantal tips waarmee u snel op gang komt.

1. Schep orde in de chaos
Hoe ziet uw werkplek eruit? Overvol, rommelig, vol stapels werk en familiekiekjes? Onthoud dat alles in uw blikveld u beïnvloedt en uw aandacht afleidt – al is het onbewust. Verwijder alle afleidende elementen en geef alles een vaste plek. Dit kost even tijd, maar bespaart u later in drukke tijden kostbare uren.

2. Begin de avond van tevoren
Wacht niet tot maandag om te beslissen wat u de komende week gaat doen. Neem dus zondagavond al wat tijd om te bepalen wat u de komende week wilt bereiken en uw volgende werkdag in te plannen. Doe dit op een moment waarop u ontspannen bent.

Lees ook:

5 Tips om een geweldige organisatie te worden

3. Stel prioriteiten
Als u een ‘to do’lijst opstelt, bevat die waarschijnlijk veel meer dan u ooit zult kunnen bereiken in de beschikbare tijd. Stel dus prioriteiten. Er is niks mis met een ‘to do’ lijst, het kan zelfs helpen daar dingen op te zetten die weinig prioriteit hebben: u bent ze dan kwijt uit uw hoofd en verspilt geen onnodige energie door er steeds aan te denken. Categoriseer de dingen op uw lijst als ‘zeer belangrijk’, ‘belangrijk’ en ‘niet belangrijk’. Alles wat nog minder belangrijk is, kunt u schrappen!

4. Respecteer uw persoonlijke werkstijl
Wanneer bent u het creatiefst? Wanneer bent u het beste in routineklusjes? Sporten? Studeren? Middagdutjes? Communiceren? Iedereen heeft zijn eigen ritme en stijl. Ontdek de uwe en profiteer ervan.

5. Neem een middagdutje
Dit kan even moeilijk zijn! Maar iedereen krijgt dagelijks te maken met periode van verminderde energie, meestal rond 13.00 uur, afhankelijk van hoe laat u op bent gestaan en hoeveel u heeft geslapen uiteraard. U kunt zichzelf trainen in korte dutjes van vijf, tien of vijftien minuten waarna u heerlijk opgefrist wakker wordt. Uit onderzoek blijkt dat deze korte dutjes veel weldadiger zijn dan normale slaap. En nee, u zult er ’s nachts niet slechter door slapen. Eerder beter, aangezien een middagdutje prima werkt tegen stress.

6. Deel uw tijd in en houd u aan die indeling
Is het u ooit gebeurd dat u zichzelf een uur gaf voor een bepaalde taak die vervolgens twee uur in beslag nam en de rest van uw planning in het honderd schopte? U bent niet de enige. En vaak levert dit veel stress op. Voorkom dit door gewoon een bepaalde hoeveelheid tijd te besteden aan een bepaalde taak en daarna verder te gaan met de volgende. U besteedt zo voldoende tijd aan een bepaalde klus, zonder dat de rest in het gedrang komt.

7. Beslis direct en resoluut
De hele dag door komen er nieuwe dingen op uw pad. Uw taak: meteen beslissen wat u ermee doet. Denk aan de e-mail. Er zitten altijd een paar mailtjes bij die u meteen wilt beantwoorden, een aantal die u binnen een bepaalde tijd wilt beantwoorden, anderen waar u eerst meer informatie over wilt en weer anderen die meteen de prullenbak in kunnen. Bepaal van tevoren de mogelijke categorieën en wees vervolgens resoluut in het verdelen. In het geval van de mail is het handig om voor elke categorie een map aan te maken en van tevoren te bedenken hoe u elke aan gaat pakken. Ditzelfde principe werkt prima met taken die onverwacht in uw schoot geworden worden. Bepaal eerst in welke categorie ze vallen: doen, delegeren, uitstellen of nee zeggen.

8. Handel vervelende karweitjes meteen af
Heeft u ooit iets uitgesteld omdat u er zo tegenop zag? Grote kans dat u minstens zoveel tijd heeft besteed aan het uitstellen en stressen als het karwei uit uiteindelijk kostte. De oplossing? Gewoon doen! Het kan alleen maar meevallen en u hebt weer tijd over voor dingen die u wel leuk vindt.

9. Plan minstens eens per week een tijd voor alles wat is blijven liggen
Hoe goed u ook bent in plannen, zo nu en dan zal uw bureau toch overstromen en zult u toch plotseling omkomen in onverwacht werk. Dan komt een zogenaamde ‘opruimdag’ goed van pas: een vast tijdstip waarop u alles wat is blijven liggen afhandelt en uw prioriteiten opnieuw bijstelt.

10. Leef in het heden
Een van de grote voordelen van uw tijd inplannen is dat u uw aandacht in die ingeplande tijd volledig aan de bijbehorende taak kunt wijden. Geloof het of niet, dit werkt ontspannend. Steeds na moeten denken over wat u allemaal nog moet doen, levert alleen maar stress op. als u volledig opgaat in wat u doet, werkt u beter, sneller en makkelijker en vliegt de tijd voorbij. Met behulp van deze tips moet dat zeker lukken!

Meer in de rubriek Persoonlijke effectifiteit:

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen artikelen in andere media. Bij elke bijdrage vermelden wij de oorspronkelijke bron. (bron: Managers Online)

 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

x
x