Channels

Een recent onderzoek door Microsoft bracht het volgende aan het licht:

Respondenten geven aan weliswaar langer te werken, maar minder productief te zijn en koppelen productiviteit aan technologie

Schiphol-Rijk, 15 maart 2005 – Onduidelijke doelstellingen, gebrek aan communicatie binnen teams en niet-effectieve vergaderingen zijn de belangrijkste tijdverspillers, zo blijkt uit een wereldwijd Microsoft Office online onderzoek waarvan de resultaten vandaag bekend zijn gemaakt. Werknemers zeggen dat deze tijdverspillers ervoor zorgen dat zij zich – gemiddeld – eenderde van hun werkwerk niet productief voelen. Nu zij worstelen met langere werkweken en de behoefte hebben aan een betere werk/privé-balans, geven zij aan zwaar te leunen op technologie om de individuele en teamproductiviteit te optimaliseren.

Lees ook:

Big Data is noodzakelijk voor een Rapid Response organisatie

Deze uitkomsten zijn het resultaat van de Microsoft Office Personal Productivity Challenge (PPC), een online onderzoek naar productiviteit waaraan 38.000 werknemers uit 200 landen hebben meegedaan. Het onderzoek bracht de productiviteit van elke respondent in kaart aan de hand van 18 statements over diverse werkgerelateerde zaken.
Resultaat wereldwijd
• Mensen werken gemiddeld 45 uur per week, waarvan zij 17 uur als niet productief beschouwen.
• 55 procent van de mensen relateert hun productiviteit rechtstreeks aan hun software.
• Mensen spenderen per week 5,6 uur aan vergaderingen; 69 procent geeft aan dat vergaderingen niet productief zijn.
• Slechts 34 procent geeft aan dat zij gebruik maken van agendahulpmiddelen en -technieken die zich in de praktijk bewezen hebben om hen te helpen werk en vrije tijd in balans te krijgen. 60 procent vindt dat werk/privé niet in balans is en dat het niet productief zijn daaraan bijdraagt.
• Vrouwen hebben een gemiddelde productiviteitsscore van 72 procent, mannen 71 procent.
• Werknemers zeggen gemiddeld 42 e-mails per dag te krijgen.
• De meest genoemde factoren die productiviteit in de weg staan zijn onduidelijke doelstellingen, gebrek aan communicatie binnen teams en vergaderingen die niet effectief zijn (32 procent), gevolgd door onduidelijke prioriteiten (31 procent) en uitstel (29 procent).

De conclusies uit bovenstaande zijn veelvuldig, maar spitsen zich toe tot persoonlijke productiviteit. Zoals eerder werd geconcludeerd in de redactionele bijdrage: “Contra-productie door e-mail”, ontbreekt het nog bij veel bedrijven en instellingen aan training en opleiding in tijdsbeheer en organisatie. Terwijl we dagelijks 1600 keer meer informatie te verwerken krijgen dan de gemiddelde werker in 1990!
De productiviteitstraining dient zich bezig te houden met de drie voornaamste elementen: de Verzamelfase, de Verwerkings- en Organisatiefase en de Prioriteits- en Planningsfase.

Methodieken moeten kunnen worden toegepast op de meest moderne (productiviteits-) software als Outlook, met in de nieuwe versie de mogelijkheden tot gemeenschappelijke bronnen (SharePoint). Continuiteitsfactoren moeten zorgen voor regelmaat en automatismen. In combinatie met moderne middelen als PDA’s e.d., beschikt men dan voortdurend over de meest actuele gegevens en richtlijnen voor opvolging en afhandeling. Door hierin geen onderscheid te maken met zakelijke of privé doelstellingen, wordt de balans gevonden die men klaarblijkelijk nastreeft.

In de Verwerkings- en Organisatiefase is aandacht voor: duidelijke doelstellingen, projecten en de te ondernemen acties, organiseren van de takenlijst, opzet van een Referentiesysteem en verwerking en organisatie van e-mail (inclusief verstandig e-mail gebruik).

De Prioriteits- en Planningsfase dient aandacht te besteden aan het benutten van de kalender als planningsinstrument, omgaan met vergaderverzoeken, kleurgebruik als extra dimensie en het plannings ‘dashboard’ ofwel het ControlPanel, waar in één overzicht alle doelstellingen, projecten, acties, afspraken, e-mail folders (met aanduiding van aantal ongelezen e-mails) en Referentiesysteem zichtbaar of opvraagbaar zijn.
(99% van de Outlook gebruikers heeft zijn Inbox overzicht als hoofdscherm, terwijl het weekoverzicht van de Agenda alle genoemde aspecten in één keer toont!).

Samenvatting
Wanneer de werkplek wordt genomen als uitgangspunt en niet de techniek als ‘zaligmakend’ naar voren wordt geschoven, kan na investering in de belangrijkste asset van ondernemingen en instellingen, werkelijk gesproken worden van kenniswerkers, omdat dan de doelstellingen bekend zijn, hoe deze te relateren aan projecten en individuele acties binnen deze projecten, plannen van tijd en resources en omgang met een meervoud aan communicatiemiddelen en informatiedragers, terwijl zijn zich meer bewust zijn van een betere werk/privé balans en gevoel van controle over de dagelijkse stroom aan activiteiten met een aanzienlijke vermindering van de afhankelijkheid van het eigen geheugen, waardoor meer tijd vrij komt voor planning, creativiteit en visieontwikkeling.

De vermelde onderzoeksresultaten zullen snel ten gunste keren, mede door de positieve gevolgen zoals die bij duizenden kenniswerkers al zijn geconstateerd, met als concrete resultaten:

• 32% minder tijd besteed aan e-mail (productivi-tijdwinst)
• 81% minder e-mails in de Inbox
• 70% verbetering van kwaliteit en veiligheid
• pro-actieve afhandeling versus reactieve onderbrekingen
• Outlook benutting van <9% naar >40%

Robert H.P. Venstra

De auteur is directeur/eigenaar van eCom-On, [email protected] in [email protected] en verzorgt o.a. workshops in e-mail zelfbeheer, Persoonlijke Productiviteit en Timemanagement, Teammanagement en producten die leiden tot productiviteitsverbeteringen en verlichting van werkdruk en stress. Zie www.eCom-On.nl

Kennisbank onderwerpen:

Kennisbank onderwerpen:

 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

x
x