Vaart maken in organisaties

Snelheid, reactievermogen en wendbaarheid is voor een organisatie in de 21ste eeuw cruciaal. Je producten of diensten aanpassen aan de wensen van je klant, inspelen op innovatie en ondernemerschap zijn hierin belangrijke bekwaamheden. Maar hoe ontwikkel je snelheid in een organisatie? Hoe zorg je ervoor dat je niet te lang blijft praten, maar je snel van je stoel afkomt en aan de slag gaat? Hierover gaat deze uiterst optimistische, toepasbare en vlotte Tjipcast met niemand minder dan Hans van der Loo!

Vijf principes om vleugels aan verandering te geven

Digitalisering en de komst van wereldwijde netwerken hebben de omgeving niet alleen complexer en onzekerder, maar ook dynamischer gemaakt. De tijd van vijfjaren plannen – een van ons ooit heeft zich jarenlang bij een telecombedrijf beziggehouden met het formuleren ervan – is allang voorbij. 10x beter, 10x keer goedkoper (of liefst helemaal gratis) en 10x keer sneller is het huidige mantra.

Toch wil het vaak niet vlotten om snelheid te maken. Dat geldt niet alleen voor taaie gedrags- en cultuurveranderingen. Ook betrekkelijk overzichtelijke infrastructurele trajecten, zoals het laten rijden van en tram of trein over een apart daarvoor speciaal aangelegd spoor, kampen met bizarre vertragingen. Goed bedoelde intenties lopen stuk op de rauwe realiteit. Hoge verwachtingen blijken nergens op te zijn gebaseerd. Veranderingen vertragen of komen zelfs helemaal niet van de grond.

De praktijkvoorbeelden hiervan kunnen we moeiteloos uit de mouw schudden. Wat te denken van een provinciale overheid die erin is geslaagd om in tien jaar even zoveel visies en strategische plannen te lanceren, zonder dat ook maar iemand zicht heeft op het bestaansrecht en de richting van de organisatie? Of van een uitvoeringsorganisatie waar een flink fortuin is gestoken in ‘agile’ werken, maar waar vrijwel alles tot stilstand is gekomen? Om maar te zwijgen van de logistiek reus die in haar jaarverslagen jubelend van allerlei behaalde ‘prestatiedoorbraken’ spreekt, maar die feitelijk links en rechts door de concurrentie voorbij wordt gelopen.

Allemaal voorbeelden van organisaties die te weinig vaart maken. Is dit een typisch Nederlands euvel? Welnee, in Duitsland kampt men met dezelfde problemen. Blijkens een recent uitgebrachte studie van de Duitse hoogleraar Heike Bruch slaagt maar 5% van alle bedrijven erin om voldoende vaart te maken en zodoende haar concurrentiepositie te versterken.

Je snel en soepel aanpassen aan veranderende omstandigheden. Ondanks gure tegenwind en felle concurrentie de meute mijlen ver vooruit blijven. Is dat dan een utopie. Welnee, het kan best, maar je moet dan wel makkelijke en bewezen methoden hanteren om vaart te kunnen maken.

Hoe het zeker niet moet: mensen de stuipen op het lijf jagen door te dreigen met allerlei fictieve horrorscenario’s. Of eindeloos plannen maken en – wat zo mogelijk nóg erger is – alleen maar praten en vergaderen over voorgenomen veranderingen. Ook niet raadzaam: gewoon lukraak in je eentje aan de slag gaan. Bijvoorbeeld door achter de zoveelste nieuwe hype aan te lopen.
Dit zijn stuk voor stuk valkuilen die voor vertraging zorgen.

Zijn er ook bewezen manieren om die valkuilen te voorkomen, zodat er wél vaart gemaakt kan worden? Ja, die zijn er in overvloed. Hoewel ze qua terminologie nogal eens verschillen, komen energieke en versnellende verander-aanpakken meestal neer op de volgende vijf principes:

• Maak de verandering emotioneel aantrekkelijk: emoties – en niet rationele feiten of plannen – brengen mensen in beweging. Zorg dat de voorgestelde veranderingen in een positief daglicht komen te staan. Probeer niet jan en alleman er bij de start bij te betrekken, maar concentreer je op een beperkte groep van enthousiaste ‘positieve uitzonderingen’.
• Maak de voorgenomen verandering zichtbaar: niet door abstracte plannen, maar door levendige visualisaties. Maak een (denkbeeldige) film van je voorgenomen verandering. Betrek daarbij ook mogelijke belemmeringen, want alleen dan ontstaat een inspirerend en tegelijkertijd realistisch veranderverhaal.
• Maak de verandering zo makkelijk mogelijk: richt je omgeving optimaal in om ‘momenten van impact’ te creëren. Verdeel het proces in zo klein mogelijke stappen. Daarmee verminder je mogelijke wrijving en vermeerder je de kans op vroegtijdige successen die mogelijkerwijs een besmettelijke uitwerking op anderen hebben. Zie de uitvoering van je veranderideeën niet alleen als een manier om dingen te realiseren, maar ook als een gelegenheid om te experimenteren en te leren.
• Maak verandering tot een beweging: als de eerste successen bevredigend zijn, zul je zien dat mensen spontaan op je verandertraject afkomen. Zelfs als dat niet gebeurt, kun je er veel aan doen om mensen te mobiliseren. Samen kun je namelijk veel sneller veranderen dan alleen. Bovendien doen veranderingen per definitie pijn. Wie niet in bereid en in staat is pijn te lijden zal nooit (snel) veranderen. Samenwerking helpt hierbij: gedeelde smart is immers halve smart.
• Maak er nieuwe gewoontes van: als de beweging eenmaal op gang is gekomen, is het tijd om structuur aan te brengen en de bereikte veranderingen ‘vast te zetten’, c.q. tot gewoonte te maken. Dus niet: eerst de structuur veranderen en dan maar hopen dat de verandering vanzelf op gang komen. Maar structuur aanbrengen als laatste stap in een energiek proces.