Welke administratieve aanpassingen zijn nodig voor de toepassing van de werkkostenregeling?
Dit zijn de zaken waar de werkgever rekening mee moet houden:
- Er moet in de financiële (salaris)administratie een aparte registratie worden bijhouden van de kosten die vallen onder het forfait van de werkkostenregeling, inclusief de BTW. (In de oude situatie werden in de grootboekrekeningen de bedragen exclusief BTW, zowel hoog 21% BTW als laag 6% tarief door elkaar genoteerd, onder het regime van de werkkostenregeling mag dat niet meer.)
- De aparte administratie van de wkr is nodig om te kunnen beoordelen of de organisatie binnen de vrije ruimte van een percentage van het fiscale loon* blijft. Staat in de financiële administratie geen BTW bij de boekingen voor de vergoedingen en verstrekkingen, dan moet de BTW er alsnog aan worden toegevoegd, tenzij daar met de fiscus andere afspraken over zijn gemaakt.
- De werkgever moet het totaalbedrag van de vergoedingen en verstrekkingen die deze als eindheffingsloon hebt aangewezen, min het totaalbedrag van de gerichte vrijstellingen die als eindheffingsloon zijn aangewezen, berekenen om te kunnen beoordelen of het bedrag binnen de vrije ruimte blijft. Dit bedrag moet uit de administratie kunnen worden gehaald. Daarom is het handig om grootboekrekeningen te maken voor de verschillende soorten vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking gestelde voorzieningen.
- Het totaalbedrag in de financiële administratie moet worden getoetst aan het fiscale loon in de loonadministratie om te beoordelen of er binnen de vrije ruimte wordt gebleven. Dit kan per aangiftetijdvak of eens per jaar.
- Kijk naar de procedures voor het toekennen van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen. Omdat deze onder de werkkostenregeling andere fiscale gevolgen kunnen hebben, kan het nodig zijn de procedures aan te passen.
De werkgever moet in elk geval in de administratie bijhouden: alle loonbestanddelen die hij aanwijst als eindheffingsloon, de gerichte vrijstellingen en de berekening van de eindheffing als deze boven de vrije ruimte uitkomt.
*) Voor de berekening van de vrije ruimte is een tweeschijvenstelsel ingevoerd. Tot en met een loonsom van € 400.000 bedraagt de vrije ruimte 3%. Over het restant van die loonsom bedraagt de vrije ruimte 1,18% (2022).
*) Voor de berekening van de vrije ruimte is een tweeschijvenstelsel ingevoerd. Tot en met een loonsom van € 400.000 bedraagt de vrije ruimte 3%. Over het restant van die loonsom bedraagt de vrije ruimte 1,18% (2022).
Pro-abonnees downloaden gratis het Ebook met 98 vragen en antwoorden over Special Werkkostenregeling.