Hoe zorgt de structuur voor continu verbeteren (kaizen)?

Tot het operationele regelen hoort ook het continu verbeteren. Er zijn bij regelen normen nodig om de situatie mee te beoordelen. Dat zijn bijvoorbeeld werkvoorschriften, producttekeningen en procesrichtlijnen. Die zijn echter niet voor de eeuwigheid vast en onveranderlijk, maar onderhevig aan voortschrijdend inzicht. Kwaliteitsborging volgens ISO9000 vereist het verwerken van preventieve maatregelen op grond van analyse van afwijkingsregistraties. Ook lean propageert het voortdurend streven naar perfectie en maakt de teams op de vloer zelf verantwoordelijk voor het kritisch bekijken en aanpassen van de standard operating procedures. Dergelijke benaderingen stellen dat iedere medewerker van hoog tot laag voortdurend het eigen werk en dat van het team waar men deel van uitmaakt, kritisch moet blijven bekijken en alert zijn op mogelijkheden voor verbetering. Dat geldt ook voor de verslaglegger die slimmer notuleert of het managementteam dat de wekelijkse vergadergewoonten aanpast.