Revenue Management

Columns

We jagen elke dag weer achter onze servicegraad aan. Worden ook maar even minder dan 99% van klantenorders op tijd en compleet geleverd, dan is er paniek. Maar, die 99% zegt niet alles. Want hoe zeker ben je ervan dat alle orders van de klanten ook daadwerkelijk goed zijn verwerkt, daadwerkelijk zijn geleverd en, nog veel belangrijker, correct zijn gefactureerd? Zeker weten?

Klanten bestellen steeds vaker on-line of via EDI en die klantenorders moeten in verschillende ERP-, e-commerce-, magazijn- en transportmanagementsystemen van, weer vaak verschillende, partners in de keten achtereenvolgens worden verwerkt. Het lijkt soms wel hordelopen en de kans dat orders in die Bermuda-driehoek van ICT-systemen ‘vermist’ raken is aanwezig. Een kans die groter wordt als er sprake is van uitbesteding van logistiek, call centers of facturatie, bij cross-docking en directe leveringen. Weet jij het dan echt nog steeds zo zeker?

Juist in deze tijd van het jaar zitten de kantoren vol met keurige jonge accountants in hun nette blauwe kostuums en mantelpakjes. Ze komen controleren of alles helemaal goed is geregeld. Zij willen hèt wel zeker weten... Hun praktijk leert dat bij bedrijven 1 tot 4% van de omzet weglekt. Vaak is die omzet al verdiend, maar niet gefactureerd, niet geïncasseerd of ten onrechte gecrediteerd. Juist in deze barre economische tijden tellen die kleine bedragen mee.

De accountants van PricewaterhouseCooper stelt dat organisaties met grote transactievolumes, een grote complexiteit in producten, diensten en individuele klantafspraken, een intensieve ICT-ondersteuning en met uitbestede activiteiten een verhoogde kans lopen omzet te laten liggen. Dat zijn bijvoorbeeld ziekenhuizen, transportondernemingen, groothandels, fabrikanten die aan retailers leveren en aanbieders van telecom- en ICT-diensten.

Als oorzaken noemen de accountants: onjuiste levering van producten of diensten of levering tegen een verkeerde prijs, onvolledige, deelleveringen, onjuiste of niet tijdige facturatie, klachten van klanten, disputen over facturen en creditnota’s, problemen met directe leveringen, onjuiste of te hoge kortingen en zelfs verduistering.
Veel van die oorzaken vinden hun oorsprong in de logistieke en administratieve processen, die in verschillende functionele afdelingen plaats vinden. Wat is jouw verhaal als de accountants met lastige vragen voor jouw bureau staan?

Revenue Assurance houdt zich bezig met de vragen waar in de processen de lekken zitten en hoe deze kunnen worden gedicht worden. Uitgangspunt hierbij is dat de orderprocessen van kop-tot-staart, over alle afdelingen en partijen heen, in de greep moeten zijn; procesmanagement over de betrokken functionele afdelingen heen.

Inmiddels zijn er bedrijven die van Revenue Assurance hun ‘core competence’ hebben gemaakt. Zij bieden een financiële bewakingsdienst aan aan organisaties. Door het, op dagelijkse basis, bewaken van de administratieve en logistieke processen worden extra opbrengsten opgespoord. Deze bewaking zorgt voor het alsnog verkrijgen van gemiste inkomsten en voorkomt toekomstige problemen door gerichte maatregelen in de afstemming van processen over afdelingen heen, naadloos aansluitende ICT in de transactieketen en een goede aansluiting van taken en verantwoordelijkheden in de organisatie op basis van concrete doelstellingen. Een van die aanbieders is bijvoorbeeld ValueCare.

Revenue Assurance brengt Logistiek en Controlling dichter bij elkaar. De controller moet zich verdiepen in de kwaliteit van de logistieke processen en de logistiek manager in de administratieve organisatie en interne controle. Samen moeten ze zich verdiepen in de vraag of ze dit zelf gaan regelen of uitbesteden aan een gespecialiseerde partij.

Weet je echt zeker dat elke klantenorder is verwerkt, daadwerkelijk is geleverd en, nog veel belangrijker, correct is gefactureerd? Of laat je euro's liggen?

Walther Ploos van Amstel.

P.S. Deze column is een bewerking van een eerder verschenen column op Logistiek.nl

Kom met uw praktijkervaringen op het terrein van managen en organiseren

Deel uw kennis, schrijf 3 columns of artikelen en ontvang een gratis pro-abonnement (twv €200)

Word een pro!

SCHRIJF MEE >>

Rob Chömpff
Weglekken van bedrijfswaarde door onjuiste levering van producten of diensten of levering tegen een verkeerde prijs, onvolledige, deelleveringen, onjuiste of niet tijdige facturatie, klachten van klanten, disputen over facturen en creditnota’s, problemen met directe leveringen, onjuiste of te hoge kortingen vormen slechts een topje van de ijsberg van waardeverdamping. De genoemde getallen van 1% tot 4% van de omzet vallen in het niet bij de waardeverdamping bij salesdeals, "service" verlening en volledig weggeven van toegevoegde waarde en de conceptwaarde wat de Amerikanen goed typeren als Spill Over. Dat alles is nog maar kinderspel bij wat er bij inkoopgedrag bij aanbestedingen ten toon gesteld wordt. Daarbij worden bedrijven gedwongen tot Spill Over door "qualificatierondes", waarbij men zijn meerwaarde moet bewijzen door de eigen specifieke oplossing gratis prijs te geven en die dan weer in de openbare aanbesteding wordt opgenomen en waarna je tegen je eigen oplossing via emailveilingen mag opbieden. Deze moderne manier van struikroven door zogenaamd gerenommeerde bedrijven als Albert heyn en overheidsinstellingen leidt tot een ware explosie van rechtzaken en alleen al bij de fruit- en groentetelers en groenbedrijven tot een jaarlijkse golf aan faillisementen van 7% van de telers. Alleen in in Nieuw Zeeland verloren 5000 boeren hun bedrijf sinds zeven jaar geleden het professionele inkopen begon.
Dit alles is geen logistiek, ICT of financieel thema, maar een commercieel thema en het gaat - in grote woorden gesproken - over de wereldwijde verkwanseling van de toegevoegde waarde waarbij complete bedrijfswinsten verdwijnen. Het begon ooit met de "Butcher van Wolfsburg" zoals Ignatio Lopez werd genoemd toen hij van general Motors naar Volkswagen kwam, maar het is de grootste bedrijfsziekte van de laatste tien jaar. Het bewaken van de achterdeur van administratieve processen is op zichzelf juist, maar de voordeur staat wagenwijd open. Daar is veel aan te doen en er zijn methoden voor, maar het wordt tijd dat directies het proces herkennen en erkennen dat het een compleet nieuwe manier van denken en werken vraagt.

Meer over Logistiek & Supply chain management