Personeelswerving via Internet

• Introductie
• Groeimarkt
• Enkele data
• Shake-out gaat door
• Matchingtechnieken
• Zwart gat
• Informele toonzetting
• Voordelen e-recruitment
• Nadelen e-recruitment
• En-en benadering
• Tips voor de sollicitant
• Tips voor de werkgever
• Impact voor HRM
• Opsporen karaktervolle details
• Stellingen
• Literatuur
• Over de auteur

Introductie

Werving van nieuwe medewerkers geschiedt bij steeds meer bedrijven via het internet. Men plaatst nauwelijks traditionele personeelsadvertenties aangezien de respons minimaal is. Bij werving via de eigen site of externe sites is de respons vaak hoger. Gezien deze nieuwe ontwikkeling worden hier enkele achtergronden van personeelswerving via Internet ofwel e-recruitment belicht. Is het een hype, of is het een nieuwe dimensie in een meeveranderend HRM vakgebied?

Groeimarkt

De werving van personeel is de laatste jaren sterk veranderd. Enerzijds door de tot voor kort krappere arbeidsmarkt, waardoor steeds verfijnder methoden werden gezocht om vacatures te vervullen. Getalenteerde medewerkers zijn zich vaak sterk bewust van hun marktwaarde. Anderzijds biedt internet de mogelijkheid digitaal vraag en aanbod bij elkaar te brengen. De gedrukte media zien met lede-ogen aan hoe het merendeel van hun personeelsadvertenties weglekt naar de banen-sites. Hoe fundamenteel is deze verandering? Gaat het om een hype of zijn werkgevers gedwongen omdat zij anders de geschikte kandidaten niet bereiken? Het staat vast dat e-recruitment een groeimarkt is. Ondanks het zware weer waar veel internet bedrijven in terecht zijn gekomen, glorieert de electronische banenmarkt.

Enkele data

Het online recruitment bedrijf Recruitsoft toont in een studie aan dat in 2000 bijna 80% van swerelds 500 grootste bedrijven hun corporate website gebruikt voor werving. Dat was nog slechts 29% in 1998. In de VS werft al negentig procent van de grote ondernemingen via het web. Volgens 80% van alle multinationals is de vacaturepagina, op de homepage na, het best bezocht. 26 miljoen cvs staan op carriere-sites en job boards (Kwint, 2001). Er zijn al meer dan 12.000 websites gespecialiseerd in e-recruitment (Rosencrantz, 1999) en in de nabije toekomst wordt een behoorlijke shake-out verwacht. De grotere (en sterkere) banensites zijn Monsterboard , Careerpath.com , en Stepstone.nl . Een van de eerste Nederlandse banensites was Jobnews  van uitgeverij Wolters Kluwer, al snel gevolgd door Clickwork.nl van uitgeverij PCM, en Jobtrack.nl van Wegener. Meestal geven deze banensites ook informatie over opleidingsmogelijkheden, werk en gezin, de werkplek en sociale wetgeving. En deze extras vergoten hun overlevingskansen.

Shake-out gaat door

Het leven van een banensite kan zeer begrensd zijn, zie bijvoorbeeld Newmonday.com van Randstad en VNU. Laatstgenoemden hebben besloten om een deel van de activiteiten terug te laten keren naar vacatureblad Intermediair. De site had de grootste banenmarkt moeten worden voor hoogopgeleiden in Europa. Helaas liep het anders. Er zijn er maar weinig succesvolle matches uit voortgekomen tussen werkgevers en HBO's of academici. Ook de samenwerking tussen de Randstad en VNU managers in dit gezamenlijke project verliep stroef. Newmonday.com heeft in achttien maanden bijna 100 miljoen gulden verloren. De concurrenten van Newmonday, Monsterboard en Stepstone gaan wel door met hun electronische banenmarkt formule. De toekomst kan voor deze sites gunstig zijn, nu er een shake-out heeft plaatsgevonden. Immers, in een tijd van economische recessie zullen steeds meer mensen op zoek gaan naar een baan, ook via het internet.

Matchingtechnieken

Soms is de banensite gekoppeld aan andere carriere-adviezen zoals zelf-assessment, vergelijking van bedrijfsdoelstellingen en salarissen, opleidingen en sollicitatietechnieken. De zgn. matchingtools verkorten de `longlist softwarematig tot een `shortlist van meest aangemeten kandidaten, zie bijvoorbeeld Competency Matching Tool Equalopportunity . De nieuwste trend is dat niet alleen een overzicht van vacatures en carriere kansen wordt gegeven. De site wordt gecompleteerd met genuanceerde en gevalideerde matchingstechnieken tussen werkgever en werknemer. Dit stelt uiteraard steeds hogere eisen aan IT-systemen: fuzzy logic, database management, etc.

Zwart gat

Ondanks geavanceerde matchingtools blijkt het voor werkgevers niet eenvoudig de meest serieuze kandidaten te selecteren. Uit een onderzoek (Cappelli, P. en M. Hamori, 2001, p.14) blijkt dat 46% van degenen die aan een sollicitatie op internet begonnen, die niet afmaakten. Uit een onderzoek van Yankelovich Partners (CPA Journal, 2000) blijkt dat 40% van de kandidaten die een cv online plaatsen dit ervaren als een zwart gat. Men verkeert in het ongewisse of er ooit enige vorm van feedback zal komen van het bedrijf waar men solliciteert. Meer dan de helft van de respondenten vindt zelden of nooit een baan die bij hen past via het web.

Informele toonzetting

Het gemak waarmee een kandidaat zijn CV aan een potentiele werkgever e-mailt, betekent ook dat er fouten in de communicatie kunnen insluipen. De toonzetting van het mailtje is vaak te informeel. Enkele opmerkingen van kandidaten uit de IT-praktijk van e-recruitment: reden sollicitatie: `toetsen van mijn marktwaarde, werkervaring: 'duizendpoot', gewenste werktijden: voor 10 uur sochtends ben ik niet aanspreekbaar, en `na het schrijven van deze brief bent u aan zet, hobby: mijn vrouw.

Voordelen e-recruitment

Het grootste voordeel is dat het adverteren voor een bedrijf kostenbesparend is. Een vacature plaatsen in een landelijke krant kost duizenden guldens. Volgens Kwint (2001) besparen werkgevers achtduizend euro per internetwerving. Tweeduizend euro voor de directe besparing van advertentiekosten en zesduizend euro vanwege tijdsbesparing. Een vacature op het internet is goedkoper en er kan meer informatie over de vacante functie worden gegeven. De advertentietekst kan tussentijds worden gewijzigd, wordt wereldwijd verspreid, en heeft een langere `houdbaarheid`. Bovendien kan de advertentie sneller worden geplaatst dan in een krant. Vaak kan de kandidaat via een hyperlink meer informatie over het betreffende bedrijf vergaren. Dankzij deze ontwikkeling komt een sollicitant tegenwoordig goed geinformeerd op een solicitatiegesprek. Ook een bedrijf kan op zoek gaan naar kandidaten op het web. Een bedrijf krijgt via e-recruitment meer inzicht in hoeveel mensen belangstelling hebben getoond voor de vacature op de site. Kortom dit alles bespaart met name in deze eerste fase veel tijd en geld voor zowel het bedrijf als de sollicitant.

Nadelen e-recruitment

Door het enorme aanbod is het zowel voor de werkgever als de kandidaat geen eenvoudige opgave om te zorgen dat een advertentie of cv opvalt. Soms worden werkgevers overladen met mailtjes. Door het gebruik van matching tools kan deze grote hoeveelheid informatie worden geselecteerd. Of de kandidaat krijgt geen reactie, te laat of te vaag. Voor bemiddeling van vacatures op hoger management niveau lijkt het internet minder geeigend. Maar ook hier wint electronisch solliciteren terrein, zie bijvoorbeeld futurestep.com, een joint venture van headhunter Korn Ferry en The Wall Street Journal. Bij hogere functies zou een bedrijf kunnen worden verlokt door de vermeende kostenbesparing voor de `normale` headhunter, kosten die al gauw rond f 25.000,- liggen. Een ander probleem is dat de kwaliteit van de kandidaten soms te wensen overlaat. Werknemers die plezier hebben in hun werk solliciteren niet. Wel degenen die problemen hebben in hun huidige baan of zijn ontslagen. Voorts functioneren de meeste banensites nog niet echt klantvriendelijk. Noch naar de zijde van de sollicitant, noch naar de zijde van de werkgever. Gevolg hiervan is dat onder andere Zoomnet van De Telegraaf zeer moeizaam van start is gegaan.

En-en benadering

Belangrijkste conclusie is dat er in Nederland een toename in virtuele transacties op de arbeidsmarkt is. De papieren advertentie heeft nog steeds de overhand. Dat geldt niet voor de traditionele open sollicitatie die bijna volledig is vervangen door de virtuele aftasting. Bij de meer formele sollicitatieprocedure is vrijwel nergens de papieren werving volledig vervangen. Er is eerder sprake van minimaal twee wervingstrajecten tegelijkertijd.

Sommige werkgevers kiezen voor volledige e-recruitment in plaats van de gewone werving en selectiemethoden. Bijvoorbeeld IBMs Research Division in New York koos er 6 jaar geleden voor al zijn vacatures op de eigen website te zetten en op een aantal grote banen-sites (La Vine, 2000). Ook Hewlett-Packard verzorgt haar personeelswerving grotendeels via haar site. Er zijn zelfs al vacaturesites zoals CMG.nl waar geexperimenteerd wordt met het afhandelen van het gehele werving- en selectieproces via het internet. De meeste werkgevers geven echter nog steeds de voorkeur aan een meer complementair model, waarbij e-recruitment als aanvulling dient op de reguliere werving.

Tips voor de sollicitant

1. Gebruik een persoonlijk e-mailadres in plaats van het werkadres. Hiervoor kan men gratis terecht bij o.a. HotMail en Yahoo. Het nadeel van de gratis providers is dat deze qua privacy zo lek als een mandje zijn.
2. Zorg dat het cv van zeer goede kwaliteit is; houd het format aan dat de potentiele werkgever voorschrijft, de spelling en de zinsbouw moeten goed zijn en de toonzetting niet te informeel.
3. Stuur geen attachments mee; vaak willen bedrijven deze vanwege virusgevaar niet ontvangen.
4. Gebruik de juiste keywords, omdat daar vaak op gezocht wordt door recruiters, en vooral ook door matching tools.
5. Kijk op websites van recruiters; daar staan vaak tips over het opstellen van een cv en het voeren van een sollicitatiegesprek
6. Neem een abonnement op een mailing list van een recruiter voor een wekelijks overzicht van de vacatures op het eigen vakgebied, in de eigen regio en in de gewenste salaris-range.
7. Laat de bedrijven waar u gesolliciteerd heeft weten dat u een baan gevonden heeft. Vraag om verwijdering van uw cv uit het bestand.

Tips voor de werkgever

1. Kies het juiste medium om kandidaten te bereiken via de corporate website, banen sites of database zoekmachines. Zorg voor een juiste afstemming van de site met de gewenste doelgroep. J.P. Morgan bijvoorbeeld heeft een interactief spel ontwikkeld waarmee pas afgestudeerden kunnen solliciteren. Caterer.com  is een banen-site voor horecapersoneel. Omdat er veel nieuwtjes en wetenswaardigheden in opgenomen zijn wordt de site goed bezocht.
2. Zorg voor een positieve uitstraling op de corporate site waarin visie, doelstellingen en corporate waarden duidelijk naar voren komen. Sommige bedrijven plaatsen hun vacatures naast produktadvertenties. Dat blijkt heel goed te werken. Zo gaat werving hand in hand met verkoopcampagnes van produkten. 'Passieve sollicitanten' worden op een ongedwongen manier naar de site gelokt. Bedrijven die in staat zijn de communicatie op gang te brengen met deze groep vinden zo de beste kandidaten (Zall, 2000).
3. Besteed zorg aan het opstellen van de vacaturetekst. Veel bedrijven bieden hun vacatures aan in een generiek formaat zonder dat de unieke kwaliteiten van het bedrijf zichtbaar worden. Naast tekstuele informatie kan men web-based videos gebruiken en muziek waardoor de surfer een stimulerende ervaring wordt geboden. Dit wordt bijvoorbeeld in praktijk gebracht door Atos Origin (zie Atos-group.nl ), en is ook te zien op de recruitment site het de Amerikaanse leger ( Navy.mil ) met een interactief radar scherm en een life accelerator.
4. Houd regelmatig contact met recruitment-centra bijvoorbeeld op universiteiten en hogescholen, en tijdens congressen en banenmarkten. Het persoonlijk contact met kandidaten bevordert het bindingsproces.
5. Maak de corporate site persoonlijker door eigen werknemers met foto aan het woord te laten.
6. Stel geen discriminerende vragen aan de kandidaat. Vooral Amerikanen zijn erg gevoelig voor in hun ogen ongepaste vragen in een vragenformulier zoals het laatst verdiende salaris, leeftijd, en rijbewijs. Deze data zijn erg privacy gevoelig (Wallace, Tyne en Vodanovich, 2000).

Impact voor HRM

Voor HRM E-recruitment vereist specifieke vaardigheden die meestal niet op een personeelsafdeling aanwezig zijn. Het bedrijf dient te investeren in een goede opleiding van de e-recruiter. De e-recruiter moet het contact kunnen opbouwen met de kandidaten via het web, soms al binnen een dag. Hij moet de flexibiliteit bezitten om kandidaat-profielen snel te scannen en bij de juiste afdeling te introduceren. Hij moet een accurate database kunnen maken van de in en uitgaande informatiestromen om het begeleidingstraject beheersbaar te houden. De baneninformatie ten behoeve van de kandidaat moet eenvoudig worden weergegeven met salarisniveau, arbeidsvoorwaarden en extra voorzieningen. De navigatie structuur moet functioneel zijn en snel (zie ook de e-tools in Bos, M. van den, en R. Versteeg, 2001). De e-recruiter is in staat online een assessment af te nemen om te zien of de kandidaat bij de betreffende bedrijfscultuur past. Heeft de kandidaat andere verwachtingen, dan wordt dat al in dit vroege stadium duidelijk.

Ook op het terrein van arbeidscontracten wordt de impact van e-recruitment zichtbaar. Het web biedt de mogelijkheid een directe koppeling te maken naar het toekomstige arbeidscontract van de sollicitant. Hierdoor kan in de toekomst ook de onderhandeling over arbeidsvoorwaarden grotendeels virtueel worden afgehandeld. Uit een staalkaart van mogelijkheden kan een kandidaat mogelijkheden kiezen voor de verdere uitbouw van de carriere, scholingsmogelijkheden en harde arbeidsvoorwaarden. Als gevolg van deze ontwikkelingen ziet men enerzijds een toenemende uitholling van de collectieve CAO. Anderzijds een toename van PAOs, d.w.z. persoonlijke arbeidsovereenkomsten.

Opsporen karaktervolle details

Op basis van de ervaringen tot nu toe is nog niet vast te stellen of de huidige matching tools voor selectie van sollicitanten wel fijnmazig genoeg zijn. Heeft de computer bijvoorbeeld oog voor die ene kandidaat temidden van vele anderen die wellicht een matige opleiding heeft, maar wel in zijn cv in een persoonlijke noot heeft opgenomen dat hij de Himalaya heeft beklommen. Dergelijke karaktervolle details vertellen veel over het mogelijk talent van de kandidaat. Het is de kunst om deze details via fijnmazige analyse op te sporen.

Stellingen

1. Een goede synergie tussen het persoonlijke en professionele netwerk blijft de beste basis om een baan te vinden.
2. Netwerken is nog steeds een belangrijke factor bij het verwerven van een geschikte kandidaat via het web.
3. Competitieve bedrijven richten zich teveel op e-recruitment van jong talent en verliezen daarbij de senior professionals uit het oog.
4. Bedrijven die in staat zijn op hun site de communicatie op gang te brengen met 'passieve sollicitanten' zijn het meest succesvol in e-recruitment.

Literatuur

• Bos, M. van den, en R. Versteeg, E-HRM: enabling HRM! E-tools voor competentiemanagement, In: M@n@gement , 25 july 2001, 7 pag.
• Cappelli, P. en M. Hamori, Werving in het digitale tijdperk, In: Het Financieele Dagblad, Bijlage Management, 9 july 2001, pp. 14-15.
• Kwint, J. P&O per PC, In: Management Scope, September 2001, pp. 40-41
• La Vine, J.M. How to land a job using the Web, In: Research & Development, Barrington, Volume 42, Issue 4, April 2000, pp. E25-E26.
• Wallace, J.C., M.G. Tye en S.J. Vodanovich, Applying for jobs online: Examining the legality of Internet-based application form, In: Public Personnel Management, Washington, Volume 29, Issue 4, 2000, pp. 497-504.
• Rosencrantz, M. The online job hunt, In: The CPA Journal, New York, November 1999, pp. 14-18.
• Zall, M. Internet recruiting. In: Strategic Finance, Montvale, Volume 81, Issue 12, June 2000, pp. 66-72.

Over de auteur

Dr. Sylvia van de Bunt-Kokhuis (1955) is consultant bij VDBCONSULTING.COM te Bloemendaal.

E-HRM is in volle ontwikkeling. In m@n@gement vindt u diverse bijdragen:

E-HRM: 'enabling' HRM!
e-tools voor competentiemanagement
Matthijs van den Bos en Robert Versteeg

The virtual workplace and the company culture
Employee oriented tools to build a corporate web culture
Sylvia van de Bunt-Kokhuis

The Strategic Constraint of HR in the Digital Age
How to mobilize Human Resource Managenent in e-business?
Burt Rost van Tonningen