Externe communicatie en reputatie management voor het MKB

Veel  organisaties zijn te klein om een communicatieprofessional in dienst te nemen, maar te groot om communicatie ‘er even bij te  doen’. Zij kunnen met een relatief kleine inspanning hun communicatie naar buiten tot en met de klant professionaliseren en concrete resultaten boeken.

Vijf communicatietips:

1. Ontwikkel een herkenbaar gezicht.
   Succesvol communiceren begint met een duidelijke naam, logo en huisstijl. Leg alle uitingen van uw organisatie eens naast elkaar. Ontwikkel een (eenvoudige) huisstijl en maak intern goede afspraken over de toepassing hiervan. Het consequent doorvoeren van de huisstijl zal uw organisatie al beter herkenbaar maken.
2. Investeer in een basis communicatiemix
   Succesvolle communicatie vraagt om een aantal standaard communicatiemiddelen. Het devies daarbij is: houd het simpel, relevant en consistent. De basismix bestaat minimaal uit een correspondentieset (briefpapier en visitekaartjes), een folder en een website, uiteraard conform de huisstijl (zie tip 1). Maak één persoon of werkgroep verantwoordelijk voor het opstellen van beleid, het coördineren en faciliteren van alle producties en het bewaken van de huisstijl.
3. Creëer contactmomenten
   Een maandelijkse nieuwsbrief, een halfjaarlijks evenement of een artikel in de krant. Stel een communicatiekalender op voor het hele jaar. Zet daarin wanneer u welke contactmomenten wilt creëren. Speel daarbij in op nieuws en ontwikkelingen, zoals een jubileum, of de start van een nieuw project. Plan de publiciteit zodanig dat uw organisatie regelmatig in het nieuws komt. De kracht zit immers in de herhaling!
4. Meet uw resultaten
   Meten is weten! Pas als u de resultaten van uw acties meet, weet u welke acties succesvol zijn geweest. Vraag aan nieuwe leden, donateurs of vrijwilligers hoe ze met uw organisatie in contact zijn gekomen. Houd bij hoeveel bezoekers op uw website komen en hoeveel er via de website contact zoeken, iets bestellen of zich aanmelden. Plaatst u een advertentie? Verwijs dan altijd naar uw internetadres.

   Google Analytics
   Met het gratis programma Google Analytics en GetClicky kunt u zélf op elk gewenst moment bekijken hoeveel bezoekers er op uw website zijn geweest, via welke websites ze daar terecht zijn gekomen, welke pagina’s ze hebben bekeken en hoe lang ze gemiddeld op uw website zijn geweest. Dankzij deze - en andere waardevolle informatie - kunt u uw website continu verbeteren.

5. Free publicity? Vertel verhalen!
   Veel organisaties kunnen nog veel meer scoren met free publicity. Maak een professionele objectieve tekst zonder te veel nadruk te leggen naar uw zelf maar meer voor een het onderwerp. Voorzie de tekst tevens van een aantal goede quotes en aansprekende foto's. Dat verhoogt namelijk de kans op plaatsing en aandacht. Veel media moeten met een kleine redactie dagelijks of wekelijks hunpagina’s en/of schermen vullen. De behoefte aan relevante nieuwsberichten is groot. Goed opgestelde persberichten worden vaak één op één overgenomen. Uit recent onderzoek blijkt dat 30% van het nieuws in de Nederlandse kranten niet voortkomt uit eigen verslaggeving, maar geheel of gedeeltelijk is overgenomen uit ingezonden berichten.

De communicatiemanager van de toekomst kenmerkt zich door durf, dwarsheid en creativiteit. Ook zal hij de komende decennia meer en meer uitgroeien tot een reputatiestrateeg die trends vroegtijdig signaleert en deze aangrijpt om de organisatie in een voorhoedepositie te manoeuvreren. Een slimme combinatie van reputatie management en sociale media zal daarbij een noodzaak blijken

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen berichten in andere media. Bij elke bijdrage vermelden wij de oorspronkelijke bron. Bronnen: Statement