Kerstkaartmanagement

Praten we wel waarover we zouden moeten praten? Of zijn we snel geneigd om over koetjes en kalfjes te spreken terwijl urgente zaken blijven liggen? Dat is de gedachte achter de Trivialiteitswet van Parkinson. Die stelt dat het langst wordt vergaderd over onderwerpen met het minste (financieel) belang en het kortst over onderwerpen met het meeste (financieel) belang.

De wet is in de jaren vijftig van de vorige eeuw opgesteld door auteur Cyril Northcote Parkinson, maar lijkt gezien een debacle als bij het ROC Leiden, waar enorm dure nieuwbouw die men niet kon betalen de ondergang inluidde, nog even relevant als toentertijd. Om over al die uit de hand lopende projecten en investeringen maar te zwijgen. We vergaderen veel, maar spreken we wel waar we het over zouden moeten hebben? Neem het volgende uit het leven gegrepen voorbeeld.

Het kantoor liep goed. Erg goed zelfs. Dat was althans wat alle vennoten mij vertelden tijdens mijn rondje interviews ter voorbereiding op een werkconferentie. Ik moest tijdens die conferentie proberen de nogal traditionele organisatie wat nieuw elan te geven. Het zou moeten gaan over zaken als samenwerking, afspraak is afspraak en eigenaarschap. Prima. Maar waarom eigenlijk? Het ging toch goed?

Nadat de vennoten individueel in geuren en kleuren aan mij hadden verteld hoe goed het wel niet ging met de maatschap, merkte ik op dat mijn inzet dus eigenlijk helemaal niet nodig was. Dat raakte een gevoelige snaar, want dat was nu ook weer niet de bedoeling. Plotseling stortten alle vennoten een enorme hoeveelheid ellende over mij uit. Grootste zorgpunt: de vergaderingen gaan nergens over. Het woord ‘klant’ valt nooit. Samenwerking komt niet van de grond, want iedereen zegt ‘ja’ in de vergadering maar doet ‘nee’ in de praktijk. Als iemand een voorstel doet om hieraan iets te veranderen, gaan de hakken in het zand. Over het nieuwe briefpapier en de verandering van leverancier van de mobiele telefoons wordt het langst vergaderd. Vorige week liep de vergadering uit omdat het over de kerstkaart ging. Eerst een uur of het nog wel van deze tijd was er een te versturen en of dit niet voortaan digitaal moest, toen een uur over de inhoud van de kaart en vervolgens een uur over het al dan niet aanleveren van de adressen door de vennoten. Belangrijke agendapunten over de wat tegenvallende kwartaalresultaten en de zwakke uitkomsten van de externe kwaliteitscontrole van de dossiers werden doorgeschoven naar een volgende vergadering. Waar de vergaderingen wel over gingen? Over de plaatsen op het parkeerterrein, de bordjes op de deuren. Vennoten die iets willen veranderen, haken binnen de kortste keren af omdat hun verhaal niet wordt gehoord: ‘De markt vraagt om multidisciplinaire teams? Prachtig onderwerp, Marieke, moeten we het zeker eens over hebben.’ Over echt belangrijke zaken zoals klanttevredenheid, acquisitie van nieuwe klanten of opdrachten, interne samenwerking, vertrek van ontevreden vennoten – daarover wordt niet gesproken. Het moet wel gezellig blijven.

Kortom, de trivialiteitswet van Parkinson is nog even actueel als toen deze werd opgesteld.

Bekendste voorbeeld uit de geschiedenis? Een Raad van Toezicht van een kerncentrale sprak het kortst over de bouwkosten en de technologie en het langst over…de bouw van het tuinhuis. Verklaring? De leden van de RvT hadden elk afzonderlijk te weinig inzicht in de complexiteit van de bouw van de centrale, maar wisten natuurlijk allemaal wel veel af van tuinhuizen.

Het moet wel gezellig blijven. Voor de kerstdagen is dat het beste thema. Laten we het vooral gezellig houden en maken met elkaar, maak tijd voor elkaar en luister naar elkaar. De kerstdagen zijn daartoe uitermate geëigend. Ik wens u een fijne kerst met betekenisvolle gesprekken.

Lees meer over gedragsverandering, van zonnekoningen tot klokkenluiders en van jaloezie tot incompetentie, in Het dodo-effect, over gedragsverandering in organisaties. U kunt het boek bestellen bij uitgever Boom/Nelissen.