Kennismanagement wordt gehinderd door menselijke gewoonten

De mens als belangrijkste component van de lerende organisatie moet er voor zorgen dat nieuwe IT-oplossingen snel worden geadopteerd inclusief de veranderingen in het werkdomein. Een lerende organisatie is een organisatie die doelbewust structuren en strategieën construeert, om leren in de organisatie te verbeteren en te maximaliseren.
Kennismanagement is een belangrijk ondersteunend middel om dit mogelijk te maken. Effectief functionerend kennismanagement draagt bij aan 1) het creëren van een leercultuur 2) het stimuleren van het leerproces en 3) snellere adoptie van nieuwe IT-oplossingen.

Effectief functionerend kennismanagement is een hoog geplaatst ideaal van veel organisaties bij het borgen van bijvoorbeeld nieuwe (innovatieve) IT-oplossingen. Het samenspel tussen kennisproducenten en kennisconsumenten wordt echter gehinderd door puur menselijke gewoonten. Kennisproducenten zijn mensen die (al dan niet binnen een IT-projectverband) de nieuwe IT-oplossing ontwikkelen en bouwen. Kennisconsumenten zijn de mensen die de nieuwe IT-oplossing uiteindelijk gaan gebruiken en beheren. Een opsomming van een aantal ‘slechte’ gewoonten:

Kennis is macht

Een van de belangrijkste valkuilen bij kennismanagement is dat gedrag van mensen wordt genegeerd en gerationaliseerd. Mensen gaan lang niet zo rationeel met kennis om zoals de organisatie dat graag wil. Mensen gebruiken kennis vooral om zelf te ‘overleven’. Mensen besteden 90% van hun tijd (bij het creëren van nieuwe IT-oplossingen) aan het opnieuw uitvinden van het wiel. Ook het vinden van de juiste kennisbronnen gaat gepaard met de nodige zoektijd. Feldman (2004) schat dat de kosten van dit opnieuw bedenken wat al bedacht was en de onmogelijkheid om kennisbronnen te vinden op $5.000 per werknemer per jaar.

Zoekgedrag

Als mensen op zoek zijn naar kennis raadpleegt men het liefst eerst een collega of men zoekt op de eigen laptop. Het document management systeem van de eigen organisatie komt pas aan de beurt als andere bronnen niet tot het gewenste resultaat leiden (Swaak en anderen, 2004). Uit ander onderzoek (Feldman 2004) blijkt dat medewerkers tevreden zijn met hun overzicht van kennis in de organisatie, terwijl vanuit organisatieperspectief de aanwezige kennis onvoldoende wordt gebruikt. Ook geven mensen aan dat hun eigen kennis onvoldoende bekend is in de organisatie. 50% van de mensen in organisaties geeft aan dat significante fouten te wijten zijn aan het niet op tijd op de juiste plaats aanwezig zijn van benodigde kennis.

Vergeetcurve

Een boeiend fenomeen is de vergeetcurve (de Bruyne, 2004). Van wat mensen gelezen hebben, weten ze na één week nog maar ongeveer een derde. Na twee maanden is dit nog maar een zesde. Na twee keer lezen van dezelfde tekst onthouden mensen gemiddeld na twee maanden nog 70%. Het leerrendement verbetert dus met ruim 400% door een tekst twee keer te lezen. Leren verloopt ook succesvoller wanneer de aangeboden leerstof ongeveer 25% nieuwe stof bevat.

Sluimerende behoefte

Niet altijd is de mens actief op zoek naar nieuwe kennis, maar komt op een onbepaald moment iets voorbij via de e-mail of brievenbus thuis of op het werk. Soms activeert dit brengen een sluimerende behoefte aan kennis. Wanneer in een organisatie het beleid is gericht op het halen van kennis in plaats van brengen, wordt de sluimerende kennisbehoefte niet geactiveerd.

Leerstijl

Mensen leren niet allemaal op dezelfde manier. Om de persoonlijke leerstijl inzichtelijk te maken heeft Kolb (1984) een methode ontwikkeld die een aantal leerstijlen onderkend. Kolb onderscheidt hierbij de ‘activist’, de ‘reflector’, de ‘theorist’ en de ‘pragmatist’ als leerstijlen. Kennismanagementoplossingen dienen (beter) aan te sluiten bij de persoonlijke leerstijl van mensen.

Veel organisaties steken veel tijd en geld in processen en technologie om kennismanagement te faciliteren bij onder andere het implementeren van nieuwe (innovatieve) IT-oplossingen. Opvallend genoeg wordt hierbij weinig rekening gehouden met menselijke gewoonten.