Het jaargetijde van de jaarplannen

Het is voor directies en managementteams weer het jaargetijde van de jaarplannen. Tijd om vooruit te kijken naar het nieuwe jaar. De inzet is hoog, maar wat gebeurt er vervolgens gedurende het jaar? Zal het plan voor volgen jaar straks bijna gelijk zijn aan het plan voor het afgelopen jaar?

Het jaarplan in de praktijk

Het bepalen van de targets is al lastig genoeg en de bijbehorende plannen zijn soms in het voorjaar pas klaar. De kans bestaat dat de uitvoering ook nog eens ondersneeuwt in de hectiek van elke dag. De langere termijn kan immers wel even wachten tot morgen, nog tijd genoeg dit jaar, vandaag nog even “first things first”. De praktijk blijkt weerbarstig en voor je het weet is het al weer tijd voor het volgende jaarplan. Wat is er dan van de vorige mooie plannen daadwerkelijk uitgevoerd? Het oude jaarplan kan worden afgestoft en opgepoetst.

Hoe kan het mislopen?
Een lange lijst met plannen wordt in het voorjaar in één golf over de organisatie uitgestort. Na aanvankelijk enthousiasme lijdt dit tot overbelasting van de organisatie en deze activiteiten worden even uitgesteld voor de dagelijkse prioriteiten. De plannen worden gedeeltelijk vergeten tot het eind van het jaar in zicht komt. Dan is het helaas te laat om ze nog uit te voeren, want dat leidt opnieuw tot overbelasting. Wat kunnen we doen om dit te doorbreken?

Het jaarplan proces

Als we het beschouwen als een proces is het gemakkelijker de gang van zaken in te zien en te verbeteren en de verbetering vast te houden. Organisaties zijn meestal kostenefficiënt ingericht voor hun normale bedrijfsprocessen, zodat er maar een kleine overcapaciteit is. Het extra jaarplanwerk in het voorjaar overbelast de organisatie, omdat dit werk boven op het normale dagelijkse werk komt. Om de kleine beschikbare overcapaciteit voor projecten optimaal te benutten is het dus belangrijk het jaarplanwerk zo veel mogelijk over het jaar te verspreiden. Hier komen de inzichten van Lean goed van pas.

Wat is lean?
Lean komt van Lean Manufacturing. Het is bij Lean de kunst om met een zo slank mogelijke organisatie zo veel mogelijk klaar te spelen. Dit houdt in dat het werk tijdens in een bedrijfsproces zo gelijkmatig mogelijk wordt uitgespreid in de tijd, dus met zo min mogelijk werkpieken. In productie-omgevingen verhoogt dit de efficiëntie, omdat de capaciteit dan niet hoeft te worden ingesteld op piekbelasting. De Lean manier van werken kunnen we goed gebruiken voor het uitvoeren van jaarplannen.

Jaarplan uitvoeren met Lean

Wil men de jaarplannen Lean uitvoeren dan vraagt dat wel gedurende het hele jaar managementaandacht en sturing. Er moet natuurlijk ruimte blijven voor verandering en dynamiek, maar zaken die wel structureel gedaan kunnen het best beheerst en gecontroleerd worden uitgevoerd. Dat kan worden georganiseerd in verschillende programma- of projectvormen. Volgens de Lean principes wordt de start van de verschillende projecten zo veel mogelijk over het jaar verdeeld.
De directie vergadert op frequente basis (bijvoorbeeld wekelijks) over de voortgang van de projecten en stuurt bij. Men blijft zelf de controle houden. Men kan bijvoorbeeld gedoseerd iedere maand een klein aantal projecten van start laten gaan. Het is daarnaast ook belangrijk er op aan te sturen elke maand een aantal projecten af te sluiten. In een omgeving die de dagelijkse bedrijfsprocessen als prioriteit heeft, blijft het risico namelijk groot dat projecten uitlopen.

Voordelen
Door een gelijkmatige spreiding van de uitvoering over het jaar heeft de organisatie de minste kans overbelast te raken en kan zo stelselmatig werken aan het behalen van zijn doelen. Voor de directie wordt het werk rustiger omdat de managementaandacht over het jaar kan worden verspreid. Aan het eind van 2014 kan zo meer worden afgevinkt dan normaal en is er ruimte voor een echt ander jaarplan voor 2015.

Jan van Diepen
Zelfstandig consultant procesverbetering en projectmanagement
www.vandiepenconsultancy.nl