IT onvoldoende ingezet bij organisatieverbetering

Nederlandse bedrijven en instellingen zetten informatietechnologie onvoldoende in bij het realiseren van de noodzakelijke innovatie. Naast de gebrekkige inzet van IT-ontwikkelingen, blijken de bedrijven innovatie bij de werknemer in beperkte mate te stimuleren. Dit blijkt uit het jaarlijks IT Trends onderzoek van het Business & IT Trends Institute onder Nederlandse bedrijven en overheidsinstellingen.

Hoewel de organisaties het belang van IT ontwikkelingen onderkennen, maken zij nauwelijks gebruik van specifieke software om organisatieverbetering en innovatie te faciliteren en blijft de rol van de IT-functie tot een minimum beperkt. De IT-afdelingen van de bedrijven worden niet of nauwelijks betrokken bij organisatieverbetering en innovatie, terwijl een flexibele en snel aanpasbare IT-omgeving essentieel is om adequaat te kunnen inspelen op nieuwe ontwikkelingen.

Vertrouwd
De organisaties kiezen in hun bedrijfsvoering in het algemeen voor de vertrouwde procedures waardoor fouten zoveel mogelijk worden vermeden en het benutten van nieuwe ideeën wordt beperkt. Een keuze die een belangrijk obstakel vormt voor verdere verbetering van de concurrentiepositie. Bedrijven en instellingen zouden veel meer aandacht moeten schenken aan en het belonen van innovatieve initiatieven en bijvoorbeeld interne concurrentie tussen afdelingen en medewerkers moeten stimuleren.

Hoewel innovatie vaak vanuit een idee of onderzoek ontstaat, vinden de meeste bedrijven dat innovatie te managen is. Een logisch gevolg hiervan zou zijn dat innovatie deel zou moeten uitmaken van de bedrijfsstrategie. Slechts de helft van de organisaties heeft innovatie echter opgenomen in de strategie. Een teken dat de dagelijkse gang van zaken een hogere prioriteit heeft. Bij niet meer dan één procent van de bedrijven en instellingen staat innovatie op de managementagenda.

Gezond verstand
Uit het onderzoek blijkt overigens dat Nederlandse bedrijven in toenemende mate investeren in IT-ontwikkelingen en zich hierbij vooral leiden door een gezonde dosis verstand. Na een periode van overdreven optimisme en overdreven pessimisme, investeren bedrijven weer op basis van realisme en blijven daarbij met beide benen op de grond staan.

Bedrijven en instellingen zijn steeds minder goed in staat zijn het tempo van nieuwe IT-trends te volgen. Het huidige onderzoek geeft aan dat circa eenderde in staat is het tempo bij te benen. In 2001 en 2002 was dit zo'n zestig procent en vorig jaar 45 procent. Deze bevinding wordt ondersteund door het groot aantal faillissementen de afgelopen jaren en met name de nieuwe internetbedrijven."

Dit betekent volgens hem dat IT-trends door de recente economische omstandigheden steeds meer naar de achtergrond zijn verschoven en niet meer de hoogste aandacht krijgen van het management. Dit is een verontrustende ontwikkeling. Juist nu het economisch beter gaat en investeringen in IT- ontwikkelingen en innovatie van groot belang zijn. Qua omvang van de organisaties blijken met name grote bedrijven en instellingen minder goed in staat de ontwikkelingen op het gebied van IT te volgen. Dit betekent een duidelijke breuk met de periode 1995 tot en met 2003, waarin juist de grote organisaties hiertoe veel beter in staat waren.

De drie voorwaarden voor innovatie
Innovatie is een essentiële motor om groei te creëren. En IT is een van de voornaamste instrumenten om te vernieuwen in onze huidige ondernemingen. Het is via nieuwe ontwikkelingen in de IT dat innoverende ideeën gerealiseerd worden binnen de onderneming, en zo onze manier van werken veranderen.

Een recent onderzoek van Dr. Richard Florida onderstreept het belang van drie sleutelfactoren die innovatie stimuleren. Het zijn de drie t's van innovatie:
Technology,
Talent and
Tolerance.

De eerste factor meet de toegang die een regio aanbiedt tot een betere technologie, de aanwezigheid van bedrijven in sectoren als geavanceerde technologie, onderzoekcentra, universiteiten, enzovoort. De tweede factor meet de beschikbaarheid van creatieve en talentvolle mensen op de arbeidsmarkt.

Opleiding is een belangrijke factor om dat talent te stimuleren. De derde factor is minder voor de hand liggend. Het is de capaciteit om een open milieu te creëren voor ideeën en de remmen op de verscheidenheid te verminderen. Als je de studie bekijkt voor Europa, wordt het duidelijk dat bijvoorbeeld de meerderheid (54%) van de innovatieve producten die in Italië worden geproduceerd, afkomstig is uit 4 van de 103 steden.

De voornaamste vaststelling is dat de creatieve economie de spelregels van de internationale concurrentie aan het veranderen is en dat kleine en opkomende landen kunnen concurreren met de grote, gevestigde landen.

Bovendien blijkt dat de belangrijkste grondstof de aanwezigheid van getalenteerde en creatieve mensen is. En de belangrijkste uitdaging is om een technologisch geavanceerd en cultureel open milieu te creëren.

Hebben wij de tijd genomen om alle talenten van de onderneming te verkennen en gebruiken we al onze kennis van de technologie om werkelijk een systeem te bouwen dat het bedrijf een meerwaarde oplevert? En wat diversiteit en tolerantie betreft, stond u zelf wel voldoende open voor nieuwe ideeën en suggesties?

(bronnen : Sales online en ZDnet)

Deel uw  ervaringen op ManagementSite

Wij zijn altijd op zoek naar ervaringen uit de praktijk, wat werkt wel, wat niet.

SCHRIJF MEE  >>

Als u 3 of meer artikelen per jaar schrijft, ontvangt u een gratis pro-abonnement twv €200,--

Jos Steynebrugh
Dit is het zoveeelste spookbericht als zou innovatie beginnen in ICT-county. Zeker is dat ICT een zeer belangrijk instrument is bij innovatie, immers, ICT is in wezen NIETS anders dan een afspiegeling van wat we doen (bedrijfsprocessen) in een virtuele ruimte.

In de bijna 20 jaar bij een ICT-multinational heb ik alle belangrijke stromingen in ICT-land gezien, meegemaakt en gemarket. Daartussen zat één stroming die maar niet van de grond wilde komen: datamining. En dat, terwijl deze nobele kunst toch zeer verrassende doorkijkjes in onze bedrijfsprocessen kan opleveren. Waarom komt dit jonge veelbelovende renpaardveulen zo moeilijk op vier poten?

Eerste voorbeeld.
De jaarlijks (of bij US GAAP 3 maandelijkse horror): budgetronde.
Van elke Technologie-Produkt-Markt combinatie (50% van de bedrijven zijn hier al weg) onze verrichtingen in aantallen en geld (rest nog 25%) maar ook die van Concurrent 1,2 en 3 (nog 10% over) en de rest samengeveegd in één groep (5% over). En dat voor twee jaar geleden, lopend jaar en schatting voor over twee jaar. (1% over). De percentages zijn schattingen uit opmerkingen en constateringen)

Conclusie 1: vitale data zijn gewoon niet beschikbaar

Tweede voorbeeld
Nog niet zo lang geleden hebben wij bij vier grote bedrijven hebben wij een 360 graden feedbackscan opgetuigd. Daarvoor zijn een aantal basisgegevens noodzakelijk: personeelsnummer (unifier), achternaam, initialen, emailadres, telefoon, geboortedatum, datum in dienst, en optioneel datum in huidige functie, opleiding. Dezelfde gegevens van boven- en ondergeschikte en drie collegae. “Eitje”, zult u zeggen. Mis !!!

Bij geen van de vier bedrijven kwam dit met een druk op de knop voor elkaar. Sterker nog: de gegevens moesten uit verschillende bestanden worden gehaal. Verbindend element “personeelsnummer” was niet overal consistent aanwezig. Gevolg: handmatige samenstelling. Een drama. Hopen trammelant, fouten en vervuilde data: medewerkers die er al lang niet meer waren tot nieuwe die “onzichtbaar” bleken. De eerste actie van een datamining excercitie is daardoor het cleanen van de data. Mooi, dan is dat maar gebeurd. Mooi, dan zetten we die nieuwe data toch lekker terug? Mispoes. Zijtakken in de spelonken van de datavoorziening spugen dan plotsloos onzin uit.

Conclusie 2: éérst je gegevens cleanen.

Tot zover de zichtbare kant van datamining. Nu de onzichtbare kant.
Het kennen van de theorie en het veelvuldig werken met datamining doet dramatische dingen met je begripsvermogen. Anders dan bij relationele databases, waarbij je ongeveer alles aan elkaar kan knopen wat een gemeenschappelijk item bevat, word je bij datamining gedwongen eerst je spullenboel dimensioneel op orde te brengen. Er moet een model gemaakt worden.
Dat is in het begin een lastig werkje. Maar oefening baart kunst. Als je daar handig in wordt komt de ECHTE winst van datamining: ordening in je kop. Het beheersen van deze (best wel eenvoudige) technieken geeft als voordeel dat je makkelijker om gaat springen met zeer complexe problemen. Dit is mijns inziens een nog groter voordeel dan de snelheid en flexibiliteit de de methodiek biedt bij het concreet maken van “buikgevoel” en “intuitie”. Juist bij hele grote dataverzamelingen gaat dat niet zo makkelijk met “gewoon” gereedschap als een database.

Derde voorbeeld
In bijna alle gevallen troffen wij (soms grote) delen van informatie aan die gewoon met het verkeerde gereedschap worden beheerd. De meest misbruikte tool is MS Word.
Dat levert data met:
• Verschillende schrijfwijze (niet aggregeerbaar)
• Tabs en spaties door elkaar om spullenboel “op een rijtje” te krijgen (dodelijke misser)
• Opmaak geschikt voor printer (is ongelijk aan die voor een database)
• Letterlijk tientallen varianten
De “goedwillende boosdoeners” hebben vaak in eigen tijd de spullen ingeklopt. Uit een soort intuïtief begrip van het belang. Commentaar, feedback, kritiek of suggesties worden dan snel persoonlijk genomen.

Zeker als we met innovatie ad-hoc data in een of andere vorm willen hebben, wordtden de genoemde punten supercritisch.

Conslusie 3: gestructureerde data hoort in de juiste tools, zoals een database, Excel (pas op) of een of andere applicatie waarbij de output “op maat” kan worden gesneden. (is vaak niet zo).

Samenvattend kom ik tot de vierde “T”. Die van “Tidiness”.
Een over-all conclusie is dat de rol van ICT welliswaar belangrijk is, maar begint bij goed gebruik van wat er al in huis is. Scheelt soms de plaats van de komma aan de kostenkant en kan dramatische effecten sorteren in de realisatiefase (Feasibility Study, Time to Market, etc).

Groet,
Jos Steynebrugh
Change Enhancement, Zoetermeer