Werken aan een een betere informatievoorziening

Ben afgelopen week met zo’n 50 collega’s (!) op pad geweest uit alle onderdelen van de organisatie (en ketenpartners) waar ik nu voor aan de slag ben om met elkaar te werken aan een nieuwe visie voor onze informatievoorziening.

Best wel een risico. Want zo’n dag kan ook uitmonden in een Babylonische spraakverwarring. Of in een Poolse landdag. Of een dagje uit. Volgens het tragische motto ‘we dronken een glas, we deden een plas en alles bleef zoals het was’. Gelukkig was dat allemaal niet het geval. En hebben we met elkaar hard gewerkt aan een goed bruikbare oogst. Redenerend vanuit één gemeenschappelijk doel.

Want zeker voor een uitvoeringsorganisatie is informatie immers cruciaal. Dat is dé lifeline. Waarbij we niet alleen eisen stellen aan toegankelijkheid, gebruikersvriendelijkheid, betrouwbaarheid en veiligheid, maar vooral ook aan beheersbaarheid en efficiency. Waarbij de klant meer en meer gezien wordt als de supplier van informatie. Met eenmalige registratie uiteraard. Maar waarbij ook de collega’s van de primaire processen zelf hun informatievoorziening moeten kunnen customizen. Binnen kaders natuurlijk. En dat stelt dan weer eisen aan de gelaagdheid van het systeem. Van spaghetti naar lasagne. Beetje volgens het trein/bus/auto/scooter model. Waarbij de trein en bus het fundament vormen, rijden volgens een vaste dienstregeling maar de auto en scooter in staat moeten zijn om die maximale wendbaarheid te kunnen leveren. En waarbij we ook meer en meer integraal kijken naar de kostenkant. Volgens de total costs of ownership filosofie waarbij je kijkt naar de totale levenscyclus van die systemen.

Maar op zo’n dag komt wel een fors dilemma aan de orde. Want enerzijds wil je met elkaar werken aan een concrete stip op de horizon. Aan dat beloofde land. Waar we over een paar jaar moeten staan. Waarbij je uiteraard buiten de bestaande kaders moet denken. Het dus eerder hebben over ‘andere dingen doen’ dan ‘dingen beter of anders doen’. Waarbij je ook in de termen van goeroe Covey kunt werken volgens het principe ‘begin met het einde voor ogen’. Om zo ook straks onze maximale toegevoegde waarde te kunnen leveren als taakorganisatie.

Maar de vraag is of je vandaag de dag die toekomst wel zo exact kunt voorspellen. Met al die onzekerheden. Want zeg nou zelf: wie wist in 2007 met welke vraagstukken we vandaag de dag worden geconfronteerd. En hoe we daar dan toen al op in hadden moeten spelen. Wat dat dan had betekend voor het inrichten van onze organisaties en informatievoorziening.

Betekent dus niet dat je tot 3 cijfers achter de komma inzichtelijk kunt maken waar we in 2016 en verdere jaren dan staan. Maar wel kun je op basis van trends een aantal toekomstvaste kaders met elkaar uitdenken. En uitwerken. Ontwikkelingen die je nu al ziet en die je kunt doortrekken. Waarbij het tempo waarin dat dan werkelijkheid zou worden nog wel vaag is.

En juist dat doet een appèl op andere competenties van de participanten van zo’n dag. Om met elkaar conceptueler te denken. Meer in de sfeer van ‘the journey is the destination’. Om zo een paar werkbare uitgangspunten met elkaar uit te werken. Gedachtes van hoe je eigenlijk stuurt, wat je van je collega’s verwacht en hoeveel vrijheid je ze geeft of hoe écht komt tot cocreatie en integratie met ketenpartners. Waarmee je de Mastenbroek-theorie (gezonde balans tussen sturing én zelforganisatie) ook handen en voeten geeft. Want zo kun je binnen die corporate kaders al je schaarse talent ook maximaal gebruiken. Domweg omdat je ze verleidt om actief mee te denken en werken aan verbeteringen en vernieuwingen. En het mooie is: het is ook nog leuk! Na afloop van die dag dronken we inderdaad mét elkaar nog een borrel. Maar dan wel met een mooie vangst op zak!