Hoe lang nog saaie congressen?

In een te grote zaal zitten verspreid de deelnemers aan het congres. De organisatie had duidelijk op een grotere opkomst gerekend. Dus achterin de zaal met touwen de achterste rijen afgezet. Maar daar laten doorgewinterde bezoekers zich niet door tegenhouden. Op de laatste rij zaten meer mensen dan op de eerste drie rijen bij elkaar!

Nou ja, kan gebeuren. De ontvangst was plezierig, de koffie vers dus het kan nog alle kanten op. De dagvoorzitter neemt het woord en iets in zijn slepende manier van praten doet mij vermoeden dat het een zware dag gaat worden.

Tegen beter weten in blijf ik hopen op verbetering. Maar die hoop is ijdel. Dat had ik al kunnen weten toen ik de congresmap bij de ontvangsttafel overhandigd kreeg. Die was dikker dan een syllabus over Internationaal Recht! De sprekers deden vervolgens precies wat ze meestal doen: achter een katheder gaan staan en een voorgekookt verhaal opdreunen.

Het CBS heeft ooit cijfers gepubliceerd waaruit bleek dat 95% van de sprekers moeite heeft om zichzelf te zijn voor een groep. Deze sprekers hoorden duidelijk niet bij die resterende 5%! De dagvoorzitter hielp ook al niet echt. Na elke spreker las hij van een briefje voor wat de volgende spreker zou gaan zeggen....en die deed dat dan ook. Na drie tergend saaie PowerPoint verhalen was de zaal dringend aan een pauze toe. Met moeite kreeg de dagvoorzitter het publiek weer terug in de zaal.

Niemand keek uit naar nóg zo'n sessie. Maar wegblijven staat ook zo onbeleefd. Na de laatste spreker stond nog een forum en een extra presentatie vermeld in het programma. Een gedeelte van het toch al magere publiek maakte dat echter niet meer mee. Want toen de vijfde spreker ruim een kwartier langer sprak dan de afgesproken twintig minuten met de woorden:"zo, dat ging nog best snel" wisten velen niet hoe snel ze de uitgang moesten bereiken.

Dit soort congressen vinden er veel te veel plaats in Nederland. En dat heeft te maken met de fundamentele denkfout dat een congres bedoeld is om informatie van het podium de zaal in te brengen. Dat is niet zo. Dan zou je net zo goed een congresmap met uitgeschreven teksten naar de deelnemers op kunnen sturen. Een stuk goedkoper ook.

Een congres is bedoeld om door de samenkomst van de deelnemers meerwaarde te creëren. En als je het grootste gedeelte degradeert tot luisteraar maak je geen gebruik van de inzichten en ervaringen van het publiek. Het verplichte vragenrondje en een kunstmatig aandoend forum helpen dan ook niet echt.

Het allerbelangrijkste aan een congres is dat het 'live' is.

En dat realiseer je door interactie met de zaal te creëren. De keuze van de sprekers helpt, maar zeker ook de dagvoorzitter. Die kan het publiek prikkelen om vragen te stellen of opmerkingen te maken. Als de energie van de zaal laag is na een spreker kan hij daar iets aan doen door een luchtig intermezzo. Mogelijkheden te over.

En dan de sprekers.
Waarom geven we sprekers niet gewoon vijf minuten om hun punt te maken en daarna een kwartier of langer om vragen uit de zaal te beantwoorden? Elk publiek stelt dat op prijs en hetzelfde geldt voor de sprekers.

We leven in een tijd waarin ondernemerschap een totaal nieuwe inhoud heeft gekregen maar de congresmarkt is vaak nog net zo traditioneel als honderd jaar geleden! We hebben het over beleveniseconomie maar tijdens zakelijke meetings valt er vaak weinig te beleven. En dat, terwijl Nederland vergaderland nummer één in de wereld is. Natuurlijk zijn er organisaties die het anders doen. En hun aantal is groeiende. Maar de sprekers die PowerPoint op een andere manier gebruiken of gewoon weglaten zijn nog steeds beperkt.

Een mooi voorbeeld hoe het ook kan:
Ik was dagvoorzitter en kondigde een man van IBM aan. Op zijn eerste sheet stond:"vragen?" Het publiek begon te lachen en hij reageerde met:"Ik snap dat u denkt dat de presentatie verkeerd om is gestart, en dat voor iemand van IBM. Maar dat is niet zo. Wij zijn reuze trots op onze producten maar we zijn er achtergekomen dat het veel interessanter is om te praten over datgene wat onze klanten bezig houdt. Dus ik stel voor dat u uw vragen stelt en ik beloof u, als er tijd over is zal ik ook iets over IBM vertellen." Aan dat laatste kwam hij niet meer toe, ik moest op een gegven moment de vragen afkappen. Het applaus dat deze man kreeg was oprecht (en in mijn ogen ook zeer terecht).

Mijn dagelijks werk is het ondersteunen van mensen en organisaties in hun communicatie. Als dagvoorzitter, gastspreker, presentatietrainer en -coach, columnist en schrijver. Mijn basisovertuiging is dat we allemaal geboren sprekers zijn en dat veel te weinig mensen dat laten zien.

Neem dat risico eens, zeg eens wat je wérkelijk denkt, laat PowerPoint en katheder weg, vergeet een voorgebakken tekst en kom in contact met je publiek. Want mensen die authentiek spreken worden onthouden en doen betere zaken.

Geniet van het Leven!

Rob Janssen
Bureau Spraakmaker
info@spraakmaker.nl