Het Nieuwe Werken: Traditioneel Implementeren

Het lijkt tegenwoordig wel of we HNW alleen kunnen omarmen als we de weg er naar toe ook op een nieuwe en innovatieve wijze aan onze medewerkers voorschotelen: organisch, bottom-up of in co-creatie. Hoewel aansprekend zijn er juist in de veranderaanpak een aantal overdraagbare en traditionele principes voor veranderen essentieel om HNW succesvol te implementeren, juist bij gemeenten. Maakbaar veranderen is de toverspreuk.

We zien rond HNW vaak zoektochten naar verfrissende en nieuwe aanpakken voor veranderen. Om HNW als ‘anders’ op de kaart te zetten, om te pionieren of om te laten zien wat een organisatie met HNW bedoelt. En dat stimuleren wij. Het is waardevol om in een veranderaanpak elementen van het uiteindelijke doel terug te laten komen. Zo kan een projectteam het goede voorbeeld geven en oefenen met nieuwe werkwijzen.

Deze zoektochtaanpak wringt echter nogal eens. Het moet immers ook passen bij de aard van de organisatie. In een omgeving van blauwdrukdenken en beheersing is het bijvoorbeeld lastig om met evolutie en zelforganisatie te veranderen. Dit levert spanning op voor gemeenten die met HNW aan de slag willen. Hun primaire processen (met veel beheersmatige taken) vereisen namelijk per definitie een zekere voorspelbaarheid en regie op het veranderproces rond HNW. Daarom komen een vijftal lessen en vuistregels vanuit de maakbaarheid van veranderingen goed van pas:

1. Start met heldere ambities en uitgangspunten: Sluit met het nieuwe werkconcept aan bij de organisatiestrategie en bijbehorende doelen. Bepaal vervolgens aan de hand van een gestructureerde diagnose welke veranderingen binnen betrokken disciplines als ICT, HR en FB nodig zijn om HNW te implementeren.
2. Verander projectmatig: Natuurlijk is niet alles op voorhand in detail te bepalen, maar stel een gefaseerde aanpak op van waaruit HNW stap voor stap ontwikkeld en geïmplementeerd kan worden. Richt het veranderproces projectmatig in. Van idee naar visie, via een plan naar verandering en uiteindelijk naar de nieuwe organisatie.
3. Verander integraal: HNW is bij uitstek een domeinoverstijgend onderwerp waarin de disciplines HR, ICT, Facilitair Bedrijf, en vaak ook het domein Beveiliging/Privacy nauw zullen moeten samenwerken om effectief te zijn. Nieuwe IT-middelen moet men bijvoorbeeld ook leren gebruiken (ICT en HR) en door enkel anders huisvesten wordt niet meer samengewerkt (FB en HR, én ICT).
4. Positioneer management bewust: De rollen, verantwoordelijkheden en posities die managers en medewerkers in het veranderproces krijgen, zijn cruciaal. Wat zij doen c.q. nalaten vormt een krachtiger vorm van communicatie dan welke woorden ook. Laat hen daarom vertellen/tonen wat HNW voor uw gemeente is en help ze de verandering naar HNW in hun eigen team vorm te geven. Houd oog voor hun bijzondere dubbelrol als veranderaar én onderwerp van verandering.
5. Verander door te leren: Leren is nieuwe ervaringen en inzichten opdoen en deze vervolgens ook toepassen in denken en doen. Zonder leren verandert er niets. Laat medewerkers dus (gecontroleerd) leren, oefenen en experimenteren met nieuwe middelen, werkwijzen en vormen van samenwerken, bijvoorbeeld in een IT-Lab of in HNW-proeftuinen.

Deze principes vanuit traditioneel en maakbaar veranderen zijn natuurlijk slechts handreikingen, maar we hopen dat ze u ertoe aanzetten de implementatie van HNW effectief en verantwoord aan te pakken.

Maarten Spekschate, Tim Krechting, beiden adviseur bij Berenschot.