Functioneringsgesprekken kunnen zomaar op niets uitlopen

Aanval uit onverwachte hoek
De verschillende rollen
De procesbegeleider
En toen ging het toch nog mis
Maar hoe dan wel?

Het komt regelmatig voor dat personeelsmanagers gevraagd wordt een functioneringsgesprek te begeleiden. Die vraag naar ondersteuning is ook vaak terecht.
Vele managers voeren met beperkte kennis van zaken een dergelijk gesprek. Weinigen willen gerichte feedback op het voeren van zon gesprek. De personeelsmanager is vaak de aangewezen persoon om die feedback -na afloop van het functioneringsgesprek- te geven.
Maar welke rol kies je als personeelsmanager? Dat daar verschillend over gedacht wordt, mag blijken uit onderstaand voorbeeld.

Aanval uit onverwachte hoek

Het functioneringsgesprek is bij een pijnlijk punt aangeland. De leidinggevende laat weten dat hij niet zo tevreden is over de samenwerking van de medewerker en zijn collegas.
De leidinggevende zegt: Het is altijd raak als een van jouw collegas een voorstel doet. Vrijwel altijd reageer je negatief of maak je een gedaan voorstel belachelijk. Of je zegt: Dat wordt toch niets.
De personeelsmanager, die bij het gesprek aanwezig is, valt aan met: Je moet je houding maar eens veranderen en anders moeten we nadenken over andere maatregelen, waarbij hij de medewerker dreigend aankijkt.
De medewerker vraagt of de personeelsmanager ook voorbeelden kan geven, waarop de personeelsmanager zegt: Voorbeelden geven doe ik niet, het is gewoon zo en je weet dat ik gelijk heb.

In het voorbeeld is de personeelsmanager niet alleen deelnemer aan het gesprek, maar geeft ook een mening over het functioneren van de medewerker.
Eén ding is zeker; deze personeelsmanager gaat zijn boekje ver te buiten. Van de personeelsmanager wordt niet verwacht dat hij een oordeel geeft tijdens het functioneringsgesprek. Het is zelfs af te raden bij dit soort gesprekken aanwezig te zijn, tenzij op nadrukkelijk verzoek van de medewerker en de leidinggevende. En dan nog alleen om op te treden als procesbegeleider en zeker niet als beoordeler.

De verschillende rollen

Bij het hele proces rondom functioneringsgesprekken zijn voor de personeelsmanager vijf rollen te onderscheiden. Deze rollen zijn kort samengevat:

de professional; het opzetten van een systeem van functioneringsgesprekken
de implementator; het invoeren van functioneringsgesprekken
de vraagbaak; het beantwoorden van vragen rond functioneringsgesprekken
de regelaar; de begeleiding van alle administratieve procedures
de procesbegeleider; het begeleiden van functioneringsgesprekken

De procesbegeleider

De moeilijkste rol!!
Wanneer leidinggevende en medewerker vinden dat begeleiding bij het houden van een functioneringsgesprek nodig is, wordt de personeelsmanager vanuit zijn functie het eerst gevraagd. Procesbegeleiding is echter wel iets anders dan oordelen geven. En daarin zit nu juist de grootste valkuil.
Je geeft als procesbegeleider zo een oordeel of een niet gevraagd advies tijdens het gesprek. En zoals al eerder werd aangegeven is dat nu juist niet de bedoeling.
Daarom maar nog een voorbeeld van hoe het niet moet.

En toen ging het toch mis

De personeelsmanager zit bij een functioneringsgesprek als begeleider. Na een tot dan goed gelopen gesprek, is het de beurt aan de medewerker om bespreekpunten naar voren te brengen.
De medewerker zegt: Wat mij nu zo opvalt is dat er nooit waardering wordt gegeven voor werk dat ik doe. Ik hoor daar nooit iets over. Alleen als het niet goed gaat moet ik komen. Gaat het wel goed dan hoor je niets,
waarop de leidinggevende even denktijd neemt en begint met: Tja, om je eerlijk de waarheid te zeggen...... .Verder komt hij niet. De personeelsmanager komt tussen beiden en zegt op stevige toon: " Ik dacht toch dat we waardering genoeg gaven. Je mag over je salaris niet klagen en ik denk dat we boven gemiddeld betalen. Dus ik snap in feite niets van je verhaal en eigenlijk is het ook ongepast."
De medewerker begrijpt niets van deze opmerking en vervolgt met: Ik had het niet over mijn salaris willen hebben. Ik bedoelde alleen te zeggen dat een schouderklopje ook best wel eens mag. Maar nu U toch zelf begint over het salaris, dat punt wil ik dan ook wel aan de orde brengen..........

Maar hoe dan wel

En zo heeft het functioneringsgesprek plotseling een andere wending genomen en ontstaat na een goede start een slecht vervolg van het gesprek. Jammer, want dat was niet nodig.
De personeelsmanager heeft ook in dit voorbeeld weer de verkeerde rol gekozen.
Een slechtere procesbegeleiding kun je je nauwelijks voorstellen.
Het moet dus anders, maar hoe? Hier drie tips die de kern raken.

Als begeleider heeft U zelf in ieder geval tijdens het functioneringsgesprek geen mening.
U luistert heel goed naar beide partijen. Mocht U nu merken dat beide partijen langs elkaar heen praten of niet luisteren, dan wijst U de partijen daarop. Laat dan samenvattingen maken en vraag of er duidelijkheid is.
Evalueer na afloop van het gesprek. In die evaluatie kunt U natuurlijk Uw mening geven. Niet over de inhoud van het gesprek, maar over het proces.
Zorg ervoor dat U nooit partijdig wordt. De procesbegeleiders-rol kunt U dan niet meer vervullen.

Meer informatie in Funktioneringsgesprekken, zeg jij t of zeg ik t? van Loek Th.R. Wijchers e.a., Kluwer, Deventer 1993

Klik hier voor meer artikelen van Loek Wijchers